Quotation คืออะไร? ทำไมต้องทำในระบบ CRM
Riki Kimura
Digital Marketing Executive at Wisible
การคุยเรื่องราคากับลูกค้าใหม่ๆนั้นจะว่ายากก็ยาก จะว่าง่ายก็ง่าย เพราะเรื่องของราคาเป็นเรื่องที่ละเอียดอ่อนในแง่ของการนำเสนอมากๆ เช่น หากเราคุยเรื่องราคาเร็วไป ลูกค้าก็อาจจะตกใจและรู้สึกว่าเรา Agressive หรือกดดันลูกค้ามากเกินไป ทำให้ลูกค้าอาจจะหายไปเลยก็ได้ ในทางตรงข้ามหากเราคุยเรื่องราคาตอนท้ายๆ โดยที่ลงทุนลงแรง และใช้เวลามายาวนาน แต่ปรากฏว่าลูกค้าไม่ได้มีงบประมาณในการซื้อสินค้าของเราตั้งแต่ต้น อันนี้ก็ลำบากไม่น้อย เพราะจะเสียเวลาไปเปล่าๆไปเลยในการทำงาน ดังนั้นบริษัทจึงจำเป็นต้องมีเอกสารที่สรุปราคารายละเอียดสินค้าและบริการ หรือที่เราเรียกกันว่า Quotation หรือ ใบเสนอราคานั่นเอง
Quotation คืออะไร?
Quotation คือ เอกสารที่ใช้เสนอราคาสำหรับสินค้าหรือบริการให้กับลูกค้า ประกอบด้วยรายละเอียดของสินค้าหรือบริการ ราคา เงื่อนไขการชำระเงิน และเงื่อนไขอื่นๆ หรือที่เราเรียกกันว่าใบเสนอราคานั่นเอง ซึ่งสำหรับการขายกับลูกค้าองค์กร บริษัทจำเป็นต้องทำเอกสารที่เป็นทางการ ที่มีรายละเอียดตามตารางนี้
| Item | Example |
| ชื่อสินค้า | Cisco Router ISR 921 Model |
| รายละเอียดสินค้า | 4 LAN ports Dual GE WAN, Category 4 LTE 1 GB DRAM and 2 GB flash GET VPN, DMVPN, FlexVPN, firewall Group Encrypted Transport VPN, DMVPN, FlexVPN, firewall Internal power supply |
| รหัสสินค้า | CIR0001A |
| จำนวน | 5 |
| ราคาต่อหน่วย | 20,000 |
| ราคาทั้งหมด | 100,000 |
| ส่วนลด | 10% |
| อัตราภาษีมูลค่าเพิ่ม | 7% |
| ราคาหลังหักส่วนลด | 90,000 |
| เงื่อนไขในการชำระเงิน | 50% หลังได้รับใบสั่งซื้อ 50% หลังส่งของ |
| เครดิตเทอม | 30 วัน หลังส่งใบแจ้งหนี้ |
| ชื่อผู้ทำใบเสนอราคา | บริษัท เทสล่า มอเตอร์ (ประเทศไทย) จำกัด |
| บริษัทผู้เสนอราคา | อีลอน มัส |
| ที่อยู่บริษัทผู้เสนอราคา | 123 ถนนพระรามเก้า ห้วยขวาง |
| เบอร์ติดต่อ | 099-999-9999 |
| อีเมล | elon@tesla.com |
| ชื่อลูกค้า | บิล เกต |
| บริษัทลูกค้า | บริษัท ไมโครซอฟต์ จำกัด |
| ที่อยู่บริษัทลูกค้า | 567 พระรามสี่ คลองเตย |
| วันที่จัดทำใบเสนอราคา | 15 ธันวาคม 2566 |
| กำหนดยืนราคา | 14 วัน |
| หน่วยค่าเงิน | บาท |
ตัวอย่างใบราคาจริง
โดยมากใช้โปรแกรมอะไรทำ Quotation
โดยมาก 90% เราพบก็จะใช้โปรแกรม Excel Spreadsheet นี่แหล่ะเป็นเครื่องมือในการสร้างใบเสนอราคา ซึ่งดูเผิน ๆ ก็ไม่น่ามีปัญหาอะไร แต่หารู้ไม่ว่าการสร้าง Quotation นอกระบบ CRM นั้น คือบ่อเกิดของความหายนะ จะสร้างปัญหาตามมาเป็นพรวน
ปัญหาของการสร้าง Quotation นอกระบบ CRM คืออะไร
ไม่รู้ว่าเซลกำลังเสนอสินค้าอะไร ราคาเท่าไหร่ ให้ส่วนลดกี่เปอร์เซ็น
ผู้บริหารเหมือนคนตาบอด ปล่อยเซลวิ่งหาลูกค้าแต่ไม่รู้เลยว่าตอนนี้มีสินค้าอะไรถูกเสนอขายบ้าง ขายจำนวนเท่าไหร่ ราคาเป็นไง ให้ส่วนลดไปเยอะไหม กว่าจะรู้ก็ต้องรอประชุมทีมขายนั่งไล่ Sales Pipeline กันใน Excel Spreadsheet ซึ่งอาจสายเกินไป แถมไม่รู้ด้วยว่าข้อมูลเชื่อถือได้ไหม
ราคาที่เสนอสูงหรือต่ำเกินไปไหม เป็นไปตามนโยบายที่กำหนดหรือเปล่า
หลายที่ใช้วิธีให้ผู้บริหารตรวจและเซ็นอนุมัติใบเสนอราคาทุกใบ ก่อนที่เซลจะเสนอราคาให้ลูกค้า ซึ่งก็ทำได้แต่สิ้นเปลืองพลังงานและเสียเวลามาก นอกจากผู้บริหารเหนื่อยตรวจแล้ว เซลก็ต้องเหนื่อยทำเอกสาร พริ้นกระดาษออกมา แล้วเดินไปวางไว้บนแฟ้มบนโต๊ะผู้บริหาร อาจทำให้ลูกค้าหงุดหงิดรอนานกว่าจะได้ใบเสนอราคาแต่ละใบ ยิ่งถ้าคู่แข่งเราทำได้เร็วกว่า อาจถึงขั้นหลุดดีลนี้ไปได้เลย
สร้างใบเสนอราคาในระบบ CRM ดีกว่าอย่างไร
สร้างง่ายในไม่กี่คลิก เพราะรายละเอียดสินค้าทั้งหมดอยู่ในระบบกลางอยู่แล้ว
ขอยกตัวอย่างการสร้างใบเสนอราคาในระบบ Wisible CRM ซึ่งเราสามารถพิมพ์แค่ตัวอักษรแรกของชื่อสินค้าหรือรหัสสินค้าที่พอจำได้ และระบบจะแนะนำชื่อสินค้าที่เกี่ยวข้องขึ้นมาให้เลือกเลย ทำให้ประหยัดเวลาเซลไปได้เยอะ แถมรายละเอียด ราคา ถูกต้อง 100% ด้วย เพราะดึงจากฐานข้อมูลสินค้าหรือที่เรียกว่า Product Master
ถ้าลูกค้าขอใบเสนอราคาคล้ายของเดิม ก็นำของเดิมมาใช้ซ้ำได้เลย
จินตนาการว่ามีสินค้าสัก 30 ตัวต่อหนึ่งใบเสนอราคา ถ้าต้องพิมพ์เองหรือต่อให้ copy paste ก็ต้องใช้เวลาอยู่ดี แต่ถ้าทำจากระบบก็สามารถใช้ฟีเจอร์ Reuse Quotation ได้เลย กดคลิ๊กเดียวก็โคลนใบเสนอราคาเดิมมาใช้ซ้ำได้ทันที แก้ไขแค่ชื่อลูกค้าก็เป็นอันเสร็จ
ควบคุมราคา ส่วนลด ที่เสนอได้แบบเบ็ดเสร็จ ทุกที่ ทุกเวลา
สมมติบริษัทมีนโยบายการให้ส่วนลดว่า ถ้าไม่เกิน 5% เซลอนุมัติเองได้เลย แต่ถ้าเกิน 5% แต่ไม่ถึง 10% ก็ต้องให้ผู้จัดการฝ่ายขายอนุมัติก่อน และถ้าลึกเกิน 10% ก็ต้องไปถึงผู้อำนวยการฝ่ายขายเป็นคนอนุมัติ ลองนึกว่าถ้าเป็นใบเสนอราคาแบบกระดาษ จะต้องวิ่งไปกี่โต๊ะกว่าจะได้ลายเซ็นครบทุกคน อาจใช้เวลาเกินวัน
แต่ถ้าเป็นระบบ CRM เซลสามารถสร้างจากระบบได้เลย โดยระบบจะส่งเอกสารไปให้ผู้บริหารตามสายงานอนุมัติผ่านมือถือได้เลย
ตรวจสอบย้อนกลับได้ ทำตามมาตรฐานสากล
ใบเสนอราคาที่สร้างจากระบบ CRM มีการเก็บ Activity Log เอาไว้ทั้งหมดเพื่อตรวจสอบย้อนกลับได้ง่าย เพื่อกรณีมีปัญหาเกิดขึ้น ก็สามารถมาย้อนดูตรวจสอบ Audit Trail ได้เสมอ สร้างระบบตรวจสอบที่เข้มแข็งตามหลัก Good Governance
หลังจากที่เราได้ใบเสนอราคาแล้วยังมีขั้นตอนหลังจากนี้ที่ควรจะคำนึงเพราะใช่ว่ามีใบเสนอราคาแล้วลูกค้าจะตกลงซื้อทันที ใบเสนอราคาเป็นเพียงจุดเริ่มต้นของกระบวนการขายเท่านั้น การนำเสนอราคาอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อให้ลูกค้าตัดสินใจซื้อก็เป็นอีกขั้นตอนที่สำคัญเช่นกัน อ่านต่อได้ที่นี่
ติดตามข่าวสารและสาระดีๆเกี่ยวกับระบบ CRM Platform ได้ที่นี่
