KPI คืออะไร? บทเรียนความสำเร็จยอดขายที่คุณต้องรู้

KPI คืออะไร ?

KPI ย่อมาจาก Key Performance Indicator คือ ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพซึ่งใช้ในการวัดผล วัดคุณภาพ หรือเป็นตัวชี้วัดคุณภาพงานในแต่ละประเภท ตัวชี้วัดนี้จะมีวิธีการที่แตกต่างกันออกไปตามรูปแบบของธุรกิจ หรือความต้องการของผู้วัดผล โดยสามารถวัดผ่านการประมวลผลออกมาเป็นตัวเลขที่ชัดเจน ผ่าน 3 หลักการที่เป็นหัวใจหลัก ดังนี้

K = Key หมายถึง เป้าหมายหลัก ซึ่งเป็นกุญแจสำคัญของความสำเร็จ
P = Performance หมายถึง  ประสิทธิภาพ หรือ ประสิทธิผล ซึ่งเป็นความสามารถในการทำงานขององค์กรนั้นๆ
I = Indicator หมายถึง ตัวชีวัดหรือดัชนีชี้วัด วัดผลงานและความสำเร็จของงาน

ความสำคัญของ KPI ในงานขาย

เคยสงสัยไหมว่าทำไมเราถึงต้องมี KPI หรือตัวชี้วัดผลการทำงานหลักในงานขาย? คำตอบง่ายๆ ก็คือ KPI เหมือนเป็นตัวช่วยที่ทำให้เราเห็นภาพชัดเจนว่าทีมของเราทำงานกันอย่างไร และเราควรปรับปรุงหรือเปลี่ยนแปลงสิ่งไหนบ้างเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้น ไม่ว่าจะเป็นยอดขายที่เพิ่มขึ้น, การเข้าถึงลูกค้าใหม่ๆ, หรือแม้แต่การบริหารเวลาที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น

ประเภท และการทำงานของ KPI

การทำงานของ KPI แบ่งออกเป็น 2 ประเภท ได้แก่ ประเภทที่วัดผลชัดเจน และ ประเภทที่ใช้วัดผลทางอ้อม โดยทั้ง 2 ประเภท เป็นตัวชี้วัดที่มีแนวทางการทำงานแตกต่างกัน ดังนี้

1. KPI ประเภทวัดผลชัดเจน เป็นแนวทางการวัดผลทางตรง ผ่านสถิติมีตัวเลขแสดงค่าตามหลักสถิติ สามารถตรวจสอบที่มาของตัวเลขได้ เช่น จำนวนการขาด-ลา ของพนักงาน หรือจำนวนการผลิตสินค้า
2. KPI ประเภทที่ใช้วัดผลทางอ้อม เป็นแนวทางการวัดผลผ่านภาพรวม ซึ่งไม่มีตัวเลขชัดเจนไม่สามารถตรวจสอบเป็นตัวเลขได้ แต่จะวัดผลผ่านการประเมินจากความพึงพอใจ เช่น  พฤติกรรมการทำงาน ความรู้ความสามารถในการทำงาน หรือความนิยมในตัวผลิตภัณฑ์และสินค้านั้นๆ

การเลือก KPI ที่เหมาะสมสำหรับฝ่ายขาย

การเลือก KPI สำหรับทีมขายของเรานั้นไม่ใช่เรื่องที่จะตัดสินใจได้เลยง่ายๆ ครับ ต้องคิดและวิเคราะห์กันหน่อยว่าเราต้องการมองเห็นอะไรบ้างจากการทำงานของทีม ไม่ว่าจะเป็นการขยายยอดขาย, ความไวในการตอบกลับลูกค้า, หรือการหาโอกาสใหม่ๆ ในการขาย การตั้ง KPI ที่เหมาะสมก็เลยเป็นสิ่งสำคัญมากๆ เพราะมันช่วยให้ทีมของเรามีเป้าหมายชัดเจน และทำให้เราติดตามผลการทำงานได้จริงๆ และจับต้องได้

ตัวอย่าง KPI สำหรับทีมขายและวิธีการใช้งาน

เมื่อพูดถึงการวาง KPI สำหรับทีมขาย ต้องเข้าใจว่ามีหลายตัวชี้วัดที่สามารถช่วยให้เราเห็นภาพชัดเจนของการทำงานและผลลัพธ์ที่ตามมา ตัวอย่างเช่น

• ยอดขายรวม ซึ่งเป็นตัวชี้วัดพื้นฐานที่แสดงถึงรายได้ทั้งหมดที่ทีมสามารถสร้างได้ในช่วงเวลาหนึ่ง
• อัตราการแปลงลูกค้า (conversion rate) ซึ่งวัดจากจำนวนลูกค้าที่เริ่มต้นแสดงความสนใจกับผลิตภัณฑ์ของเราและจบลงด้วยการซื้อสินค้า ตัวชี้วัดนี้ช่วยให้เราเห็นว่าทีมขายมีประสิทธิภาพในการปิดการขายมากน้อยแค่ไหน
• จำนวนการติดต่อใหม่ ที่ได้มาเป็นอีกหนึ่งตัวชี้วัดที่สำคัญ เพราะมันบอกเราว่าทีมขายของเราสามารถดึงดูดลูกค้าใหม่ๆ เข้ามาได้มากเท่าไร และเป็นตัวชี้วัดที่ดีต่อการเติบโตของธุรกิจในอนาคต
• เวลาที่ใช้ในการปิดการขาย ซึ่งบ่งบอกถึงความเร่งด่วนและประสิทธิภาพในการจัดการลูกค้าของทีมขาย ตัวชี้วัดนี้ช่วยให้เราปรับแนวทางการขายให้เหมาะสมกับลูกค้าแต่ละกลุ่มได้

เมื่อเรามี KPI ที่ตั้งไว้แล้ว ก็ควรจะนำมาใช้งานผ่านระบบ CRM ที่บริษัทเรามี มันจะช่วยให้เราติดตามผลได้ชัดเจนและเห็นความเคลื่อนไหวของตัวเลขที่อัปเดตตลอดเวลา ทุกคนในทีมก็จะเข้าถึงข้อมูลได้ง่ายขึ้น และใช้มันในการปรับปรุงวิธีทำงานของตัวเอง ทำให้ตรงกับเป้าหมายที่บริษัทต้องการ และตอบโจทย์ลูกค้าได้ดียิ่งขึ้น เรื่องดีๆ แบบนี้มันช่วยให้ทีมขายของเราทำงานได้ดีขึ้นไม่ใช่แค่นั้น แต่ยังทำให้เราเข้าใจกันและกันมากขึ้น ร่วมมือกันได้ดีขึ้นอีกด้วยครับ

เทคนิคการใช้ KPI เพื่อพัฒนายอดขาย

การใช้ KPI ให้ช่วยเพิ่มยอดขายนั้นไม่ใช่แค่เก็บแค่เก็บข้อมูลเฉยๆ แต่เราต้องใช้มันเป็นเครื่องมือในการวางแผนและปรับปรุงวิธีการทำงานของเราด้วย ลองนึกภาพว่าเรามีตัวเลขที่บอกว่าอะไรคือสิ่งที่เราทำได้ดีและไม่ดี จากนั้นเราก็สามารถนำข้อมูลนั้นไปใช้ในการเปลี่ยนแปลงหรือปรับปรุงการทำงาน ตัวอย่างเช่น ถ้าเราเห็นว่าอัตราการแปลงลูกค้าเป็นการขายยังไม่ดีเท่าที่ควร เราก็อาจจะต้องหาวิธีใหม่ๆ ในการนำเสนอผลิตภัณฑ์หรือปรับปรุงการบริการหลังการขาย

นอกจากนี้เรายังสามารถใช้ KPI เพื่อตั้งเป้าหมายสำหรับทีมขายได้ด้วย การมีเป้าหมายที่ชัดเจนจะช่วยให้ทุกคนในทีมมีทิศทางที่ตรงกัน และเมื่อเราตั้งเป้าหมายที่ตรงกับข้อมูลจาก KPI แล้ว เราก็สามารถติดตามความก้าวหน้าและเห็นได้ชัดเจนว่าทีมของเรากำลังทำงานไปในทิศทางที่ถูกต้องหรือไม่ และหากไม่เป็นไปตามที่คาดไว้ เราก็มีข้อมูลที่ชัดเจนในการปรับปรุง

การวิเคราะห์และปรับปรุง KPI อย่างต่อเนื่อง

ใช้ KPI ในการขายเหมือนกับการใช้เข็มทิศในการเดินทางครับ มันไม่ใช่แค่ตั้งค่าแล้วลืมไป แต่เราต้องเช็กบ่อยๆ ว่าเรายังอยู่บนเส้นทางที่ต้องการไหม และต้องมีการปรับเปลี่ยนกลยุทธ์หรือไม่ ถ้าเห็นว่าทีมขายเราทำได้ดีตามที่คาดหวัง ก็ดีไป แต่ถ้ามีอะไรที่ผิดพลาด หรือมีอะไรที่เราคิดว่าสามารถทำได้ดีกว่านี้ เราก็ต้องนำข้อมูลที่ได้มาคิดว่าจะปรับอย่างไร เพื่อให้ทุกอย่างทำงานได้ดีขึ้น

เมื่อเราปรับปรุง KPI ก็เหมือนกับการเรียนรู้จากการทำงานของเราเอง บางทีเราอาจต้องเปลี่ยนวิธีการวัดผล เปลี่ยนเป้าหมายที่เราตั้งไว้ หรือแม้แต่เปลี่ยนแปลงวิธีทำงานเล็กๆ น้อยๆ ที่ส่งผลต่อผลลัพธ์ใหญ่ๆ ทุกการเปลี่ยนแปลงมีความสำคัญและช่วยให้เราพัฒนาไปสู่เป้าหมายที่ต้องการ ไม่ว่าตลาดหรือสถานการณ์จะเปลี่ยนไปอย่างไร เราก็พร้อมที่จะปรับตัวเพื่อให้เข้ากับมัน

สรุป

การใช้ KPI ให้เป็นมันก็เหมือนเครื่องมือมหัศจรรย์ที่ช่วยให้เราทำยอดขายได้ดีขึ้น และยังช่วยให้เราสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้าได้ด้วยครับ มันทำให้ทุกคนในทีมมีเป้าหมายเดียวกัน และช่วยกันทำงานเพื่อบรรลุเป้าหมายนั้นๆ มันไม่ใช่แค่ตัวเลขที่เราจดจำไว้ดูเล่นๆ แต่เป็นเสมือนแผนที่ที่บอกเราว่าทีมขายควรจะไปทางไหน และต้องปรับปรุงอะไรบ้างเพื่อให้ถึงเป้าหมายนั้นๆ

ใช้ KPI อย่างฉลาดมันจะช่วยให้ทุกคนในทีมขายเห็นภาพรวมว่าเราต้องการอะไร และทำงานกันอย่างไรเพื่อให้ถึงที่หมาย อีกทั้งยังช่วยให้เราเข้าใจว่าจะต้องปรับอะไรในกระบวนการขาย ทำให้เราไม่แค่ทำยอดขายได้ดีขึ้น แต่ยังทำให้เราเข้าใจลูกค้าและตลาดของเรามากยิ่งขึ้น นี่ล่ะครับที่ทำให้ KPI สำคัญมากๆ ในการทำการตลาดและขายของเรา