Cycle Time คืออะไร สำคัญไฉน ทำไมเจ้าของธุรกิจต้องรู้?

หลายท่านคงจะเคยได้ยินคำว่า “Cycle time” อยู่บ่อยครั้ง ซึ่งมันคือหนึ่งใน metric ที่จะช่วยวัดประสิทธิภาพและความเร็วในการทำงานของธุรกิจคุณ แต่ metric ตัวนี้ สามารถแปลได้หลายความหมายในบริบทที่ต่างกันตามความเหาะสมของแต่ประเภทธุรกิจ หรือ องค์กร

Cycle time คืออะไร?

Cycle time ในบริบททางธุรกิจหมายถึง เวลาที่ใช้ในการดำเนินกระบวนการ เพื่อผลิตสินค้าหรือให้บริการตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงสิ้นสุดกระบวนการ มีความสำคัญในการวัดประสิทธิภาพและความเร็วในการทำงานของธุรกิจ ซึ่งใช้ในบริบทที่ต่างกันในแต่ละประเภทของธุรกิจ เช่น

Retail (การค้าปลีก) : ใช้เพื่อวัดระยะเวลาที่ใช้ในการผลิตสินค้าแต่ละชิ้นในสต็อกสินค้า

Restaurant (ร้านอาหาร) : ธุรกิจร้านอาหารสามารถใช้ในการติดตามการให้บริการไม่ว่าจะเป็น การเสิร์ฟอาหาร,การเตรียมอาหาร, การชำระเงิน, หรือการเตรียมโต๊ะอาหาร ซึ่งเป็นส่วนสำคัญในการให้บริการที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพในร้านอาหาร

Real Estate (อสังหาริมทรัพย์) : ใช้เพื่อวัดระยะเวลาที่ใช้ในกระบวนการการขาย เริ่มตั้งแต่การประกาศขาย จนถึงการปิดการขาย หรือ การโอนกรรมสิทธิ์

Chemical Industry (เคมีภัณฑ์) : ธุรกิจเคมีภัณฑ์สามารถใช้ Cycle time ได้ในหลายหลากกระบวนการ เพื่อวัดและปรับปรุงกระบวนการผลิตและการจัดส่งสินค้า เนื่องจากธุรกิจเคมีภัณฑ์มักมีกระบวนการทางการผลิตที่ซับซ้อน เช่น การผลิต หรือ การบรรจุและจัดส่ง

Cycle Time คำนวนยังไง?

ธุรกิจแต่ละประเภทใช้การคำนวน Cycle time ต่างกัน ขึ้นอยู่กับว่าอยากจะวัดประสิทธิภาพของอะไร

เช่นธุรกิจประเภท Manufacturing and Distribution (การผลิดและการจัดจำหน่าย) สูตรที่ใช้คำนวนหา Manufacturing Cycle Time หรือ ระยะเวลาวงจรการผลิต คือ

Cycle time = ระยะเวลาการผลิตทั้งหมด/จำนวนสินค้า

สมมุติว่าผลิตเครื่องสำอาง บริษัทของคุณมีกระบวนการผลิตเป็นเวลา 8 ชั่วโมงต่อวัน และในช่วงเวลานั้นคุณผลิตวิดเจต์เครื่องสำอางจำนวน 1,000 ชิ้น

ระยะเวลาการผลิตทั้งหมด: 8 ชั่วโมงต่อวัน
จำนวนสินค้า: 1,000 ชิ้น

CycleTime = 8 ชั่วโมง / 1,000 ชิ้น
CycleTime = 0.008 ชั่วโมงต่อ 1 ชิ้น

ดังนั้น ระยะเวลาวงจรในการผลิตแต่ละชิ้นในกระบวนการการผลิตและการกระจายสินค้าในที่นี้คือ 0.008 ชั่วโมง หรือประมาณ 0.48 นาทีต่อชิ้น

ตัวอย่าง metrics เรื่องเวลา Cycle Time ยอดนิยม

Average Sales Cycle

เราใช้เวลากี่วันกว่าจะปิดการขายได้ ตั้งแต่รู้จักลูกค้าวันแรกจนถึงวันที่ปิดการขาย ตัวเลข (จำนวนวัน) ยิ่งน้อยยิ่งดี Avg Sales Cycle น้อย แปลว่าปิดการขายได้ไว บ่งบอกถึงสินค้าดีมีคุณภาพ แบรนด์เป็นน่าเชื่อถือ หรือเซลอาจจะเก่ง

ถ้าเยอะ (เกินค่าเฉลี่ยไปไกล) แปลว่า อาจมีอะไรผิดปกติใน Sales Process ของเรา ซึ่งอาจเกิดที่ฝั่งเราหรือฝั่งลูกค้าก็ได้ เช่น

ฝั่งเรา ทีมเซลติดต่อกลับลูกค้าช้า ดอง proposal ไว้ไม่ทำส่งซะที รอส่งสินค้าไป POC (Proof of Concept) ซึ่งยิ่งช้ายิ่งไม่ดี

ฝั่งลูกค้า ลูกค้านัดยาก สนใจแต่ยุ่งเหลือเกิน หรือเข้าไม่ถึงคนชง คนตัดสินใจ หรือด้วยความมีโครงการมูลค่าสูง จำเป็นต้องมีกระบวนการตัดสินใจที่ซับซ้อน ผ่านหลายคณะกรรมการ (เคยเจอสูงสุด 30 คน และเป็นราชการที่มาจากหลายหน่วยงาน และทุกคนเสียงดังหมดด้วย)​

ทดลองคำนวน Average Sales Cycle

Calculate Sales Cycle

Average Cash Cycle (aka Order-to-Cash Cycle)

เราใช้เวลากี่วันกว่าจะเก็บลูกค้าได้ นับตั้งแต่วันที่ลูกค้าตกลงซื้อจนถึงวันที่เก็บเงินได้ครบ 100%

Avg Cash Cycle คนทำธุรกิจ B2B คงรู้ซึ้งดีว่า ปิดการขายได้ PO (Purchase Order) มันแค่ครึ่งทางเท่านั้น คุณยังต้องส่งมอบสินค้าบริการให้ได้ตามที่ตกลงกับลูกค้าเอาไว้ด้วย จากนั้นถึงจะเริ่มกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ วางบิล รับเช็ค เก็บตังค์ ได้

บริษัทในตลาดหลักทรัพย์หลายแห่ง ที่ตัวเลขรายใน Income Statement ดูดี แต่ตัวเลข Cash Cycle สูงเอาสูงเอา แบบนี้ก็ส่อสัญญานอันตราย คือปิดการขายได้ แต่เก็บเงินไม่ได้ ซึ่งก็ออกได้หลายหน้า

ลูกค้าซื้อจริง แต่จ่ายเงินยากเหลือเกิน อาจเป็นเพราะค้าขายกับบริษัทใหญ่อำนาจต่อรองสูง เขาขอ credit term 60-90 วันก็ต้องให้

หรือลูกค้าอาจมีปัญหากระแสเงินสด จน CFO (Chief Financial Officer) แอบออกคำสั่งลับให้ฝ่ายบัญชีการเงิน ดึงเงิน vendor ไว้ให้นานที่สุด ถ้าจ่ายเช็คก็ลงวันที่ล่วงหน้าไปไกลๆ ออกเช็ควันศุกร์ มันจะได้ขึ้นเงินไม่ได้ ติดเสาร์อาทิตย์ รอ clearing วันจันทร์ ถ้าต่างธนาคาร กว่าจะเงินจะเข้าอาจต้องรอวันอังคาร ทำได้ตามนี้ เดี๋ยวประเมิน Grade A ให้เลย ช่วยเพิ่ม cashflow ให้บริษัท ประหยัดดอกเบี้ย ลดต้นทุนทางการเงินได้มากโข

กลับกัน ฝ่ายการเงิน SME/Startup เหงื่อตก เก็บเงินไม่ได้ซะที จนเงินสดเริ่มร่อยหรอ ยิ่งขายดียิ่งเสี่ยงจะเจ๊ง ต้องวิ่งหาเงินกู้ เอาบ้านเอาคอนโดไปค้ำ เอา term loan / overdraft / factoring เอาเงินสดมาหมุนจ่ายเงินเดือน จ่ายค่าวัตถุดิบ ระหว่างรอลูกค้าที่เคารพชำระเงิน

Case Study

ร้านค้าปีก หรือ ค้าส่ง เจ้าใหญ่ๆในไทย น่าจะเป็น The Best Case ของเรื่องนี้ คือ ขารับเป็นเงินสด ได้เงินทันที แต่ขาจ่าย จ่ายเป็นเครดิต แถม purchase volume สูง อำนาจต่อรองทะลุหลอด รวมพลังจัดซื้อ จับ suppliers เข้าห้องเย็น ต่อรองทีหน้าซีด ถ้าลดต้นทุนให้บริษัทได้ ปีหน้าปรับตำแหน่ง ผลงานเยี่ยม!

ส่วน The Worst Case Scenario ขอยกให้ธุรกิจเคมีภัณฑ์ ที่ขายของเป็นเครดิต สุดโหด 60-180 วัน (ขายวันนี้ รออีก 6 เดือน ถึงได้เงิน ) ขายซื้อ (จาก supplier ที่ดันเป็นเจ้าใหญ่อีก ) ก็ต้องจ่ายเร็วภายใน 30 วัน ต่อรองอะไรก็ลำบาก โดนแซนวิสอยู่ตรงกลาง แถม Gross Margin บางเฉียบ เป็น Industry ที่มี Barrier to Entry คือความโหดร้ายของทั้งฝั่งลูกค้าและ Supplier คนนอกวงการ เห็นตัวเลขแล้ว ไม่เข้าดีกว่า

แล้ว Cycle Time สามารถ Track ลึกกว่านี้ได้ไหม?

Cycle Time ยังสามารถ track แยกเป็นส่วนเพื่อวัดประสิทธิภาพการทำงานได้ด้วย เช่น ธุรกิจขายบ้าน ก็อยากจะรู้ Lead-to-Walk Cycle คือ เราใช้เวลากี่วัน กว่าจะชวนลูกค้ามาเดินดูบ้านได้

Walk-to-Book Cycle คือ เราใช้เวลากี่วัน นับตั้งแต่วันที่ลูกค้ามาดูบ้าน และตัดสินใจจอง (+ จ่ายค่ามัดจำ)

หรือจะดูละเอียดยิบกว่านั้น คือดูทุก step เลย เช่น lead response time ใช้เวลากี่ ชม กี่ วัน ในการติดต่อกลับลูกค้าใหม่ ที่ติดต่อเข้าทางทาง social (ทัก LINE, facebook) กรอก webform หรือ ฝากข้อความไว้ , etc.

สำหรับสาย Data Analytics ที่เคยใช้ tool อย่าง GA4, Mixpanel, Amplitude, etc อาจคุ้นเคยกับ session time ของพฤติกรรมการเข้าชม website / app ซึ่ง ก็อาจต้องปรับหัวพอสมควร เพราะบริบทต่างกัน

Session time บน web มันจะถูก cut-off เมื่อเวลาผ่านไป 15-30 นาที (และแต่ tool) คือ เมื่อไม่มี action (ไม่มี click, ไม่มี scroll) ระบบจะตัดจบ แล้วคำนวนเป็น 1 session เช่น อยู่ในหน้า landing page 60 วินาที, user 1 คน อยู่ 3 session (มาหน้า landing ไปหน้า product จบด้วยหน้า pricing) เบ็ดเสร็จอาจใช้เวลารวม 180 วินาที

แต่ถ้าเป็น Sales Pipeline ของธุรกิจ B2B นี่ เราอาจจะมี session time นานเป็นชั่วโมงในแต่ละ session (ประชุม หรือ โทรคุย) และรวมเวลาทั้งหมด (sale cycle) จนถึงวันที่ปิดการขาย อาจใช้เวลาเป็นเดือน ก็ได้