Sales Pipeline คืออะไร? : วิธีใช้ Sales Pipeline เพิ่มยอดขายแบบ Step by Step

ก่อนจะเริ่มอ่านบทความนี้เราอยากวอร์มอัพด้วยคำถามต่อไปนี้… 

“เดือนถัดไปยอดขายของคุณจะถึงเป้าที่ตั้งไว้หรือไม่?”

• หากคุณตอบว่า “ไม่ ไม่น่าถึงเป้านะ” 
  >>> ทราบหรือไม่ว่าปัญหาอยู่ที่ขั้นตอนไหน วางแผนแก้เกมอย่างตรงจุดได้หรือไม่
• หากคุณตอบว่า “ใช่ ทะลุเป้าแน่นอน!”
  >>> ทราบได้อย่างไร ใช้วิธีการไหนในการวัดผล 

เก็บคำตอบเหล่านี้เอาไว้ก่อนในใจ และหลังจากอ่านบทความนี้จบแล้วเราอยากให้คุณลองตอบคำถามเหล่านี้อีกครั้ง ด้วยเครื่องมือคู่ใจฝ่ายขายที่เราจะแนะนำให้คุณรู้จักในวันนี้ กับ Sales Pipeline ระบบจัดการงานขาย ที่ช่วยให้คุณพิชิตยอดขายได้อย่างมีประสิทธิภาพ

Sales Pipeline คืออะไร

Sales Pipeline คือ วิธีการจัดการงานขายรูปแบบหนึ่งที่จะช่วยให้คุณเห็นภาพการทำงานอย่างเป็นระบบ ด้วยการแบ่งการขายออกเป็นขั้นตอนเพื่อให้เห็นภาพรวมงานขาย ทราบสถานะลูกค้าที่อยู่ในมือทั้งหมดตั้งแต่ขั้นตอนแรกของการขายเมื่อเริ่มมีการติดต่อกับลูกค้าจนปิดการขายได้

หากเปรียบ Sales Pipeline เสมือนท่อน้ำ ลูกค้าก็คือน้ำที่ไหลไปตามท่อหรือขั้นตอนต่างๆ เริ่มต้นจากทีมการตลาดเป็นผู้เติมน้ำเข้ามาใน Sales Pipeline ด้วยการโฆษณาทำให้ลูกค้าสนใจในผลิตภัณฑ์ของเรา จากนั้นทีมเซลก็รับช่วงต่อดูแลลีดไปตามขั้นตอน แต่ละขั้นตอนก็มีน้ำไหลรั่วออกไปบ้าง (ลูกค้าไม่สนใจซื้อ) จนกระทั่งปิดการขายได้ท่อน้ำ Sales Pipeline ก็ให้ผลเป็นยอดขายนั่นเอง

หน้าที่ของฝ่ายขายก็คือการบริหารและดูแลท่อน้ำ Sales Pipeline ให้ดีที่สุด ยิ่งทำให้น้ำไหลไปได้เยอะ หรือปิดรอยรั่วได้มากเท่าไหร่ ก็หมายถึงยอดขายที่เพิ่มขึ้น นอกจากนี้ยังต้องคอยควบคุมไม่ให้น้ำไหลช้าเกินไป ปรับกลยุทธ์เพื่อให้ลูกค้าตัดสินใจซื้อให้เร็วที่สุด 

ขั้นตอนการขายของธุรกิจ B2B 7 ขั้นตอนที่มักใช้โดยทั่วไป
1. Lead in ลูกค้ามุ่งหวัง/เริ่มต้นเปิดดีล
2. Contact Made เซลติดต่อลูกค้ากลับ
3. Meeting Arranged ทำนัดประชุมกับลูกค้า
4. Meeting นัดประชุมกับลูกค้า
5. Proposal Presented เสนอราคา
6. In Negotiation ต่อรองรายละเอียด
7. Won and Payment Tracking ปิดการขายและติดตามการชำระเงิน

ถ้าจะให้เห็นภาพและเข้าใจมากยิ่งขึ้นวันนี้จะขอยกตัวอย่างเป็นธุรกิจตัวแทนจำหน่ายรถยนต์

จากรูปใน Sales Pipeline ของธุรกิจตัวแทนจำหน่ายรถยนต์จะคล้ายกับขั้นตอนการขายโดยทั่วไปแต่อาจจะมีขั้นตอนเพิ่มขึ้นจากเดิม เช่น มาดูรถ/Test Drive, จองรถ, ยื่นกู้ และจะเห็นได้ว่าแต่ละขั้นตอนมักจะมีรอยรั่ว (Leak) เสมอ นั่นหมายความว่าธุรกิจของคุณกำลังเสียงลูกค้าไปแบบไม่รู้ตัว ดังนั้นธุรกิจจึงจำเป็นอย่างมากที่ต้องติดตามผลและปรับปรุงอยู่เสมอในทุกขั้นตอนการขาย

แน่นอนว่าแต่ละธุรกิจก็มีขั้นตอนที่แตกต่างกันตามลักษณะการทำงานของตน ทั้งนี้เมื่อแบ่งการขายออกเป็นแต่ละขั้นตอนแล้วก็ควรทราบว่าดีลที่เรามีทั้งหมดเท่าไหร่ มีคอขวดอยู่ที่ขั้นตอนไหนเป็นพิเศษหรือไม่ เมื่อเห็นภาพรวมงานขายทั้งหมดแล้วก็จะทำให้วางแผนได้อย่างตรงจุดและคาดการณ์อนาคตได้อย่างแม่นยำมากยิ่งขึ้น

สิ่งสำคัญคือในการใช้ Sales Pipeline คือ ต้องเก็บข้อมูลทั้งหมดในทุกๆ ดีลตั้งแต่ต้นน้ำยันปลายน้ำ ทั้งลูกค้าที่เรามั่นใจว่าซื้อแน่นอนและลูกค้าที่ยังไม่แน่ใจว่าจะซื้อมั้ย ทราบข้อมูลล่วงหน้าเพื่อให้คาดการณ์การปิดดีลได้อย่างต่อเนื่อง หากเซลลาออกไปข้อมูลดีลที่คุยกับลูกค้าก็จะยังอยู่ 

Sales Pipeline จึงเป็นเครื่องมือคู่ใจทีมขายที่ช่วยให้เห็นภาพสถานะงานขายของเรา นำไปวิเคราะห์และปรับแผนเพื่อให้มีโอกาสพิชิตเป้าได้มากยิ่งขึ้น แก้ปัญหาได้อย่างตรงจุด รวมถึงทำนายยอดขายในอนาคตได้อย่างแม่นยำ

วิธีใช้ Sales Pipeline เพิ่มยอดขายใน 5 ขั้นตอน

หลังจากทำความรู้จักความหมายของ Sales Pipeline กันเรียบร้อยก็พร้อมแล้วสู่ช่วงลงมือปฏิบัติ วันนี้เราขอแนะนำวิธีการใช้ Sales Pipeline เพิ่มยอดขายอย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าคุณจะมี Sales Pipeline อยู่แล้วหรือเริ่มต้นจาก 0 ก็รับรองว่าทำตามได้แน่นอน

กาง Sales Pipeline ของคุณให้พร้อมและลงมือทีละขั้นตอนได้เลย!

ขั้นตอนที่ 1 ถามตัวเองก่อนตั้งเป้า

ในการวางแผนสร้าง Sales Pipeline ที่ดีนั้น เราต้องมาตั้งเป้ายอดขายที่ต้องการกันก่อนโดยการใช้ข้อมูลสถิติที่ผ่านมาเป็นตัวช่วยอ้างอิงว่าจะต้องวางแผนอย่างไรเพื่อไปสู่เป้าที่ต้องการได้

เริ่มต้นจากการถามตัวเองด้วยคำถามต่อไปนี้
1. จากดีลทั้งหมดที่เข้ามา ดีลที่ปิดการขายได้คิดเป็นกี่เปอร์เซ็นต์ (Conversion Rate)
2. เฉลี่ยแล้วใช้เวลานานเท่าไหร่ในการปิดดีล (Average Sales Cycle)
3. ดีลที่ขายได้เฉลี่ยแล้ว 1 ดีลมีมูลค่าเท่าไหร่ (Average Deal Value)

ยกตัวอย่างเช่น ปกติขายได้ดีลละ 10,000 บาท (Average Deal Value) ปิดดีลได้ภายใน 1 เดือน (Average Sales Cycle) หากเดือนนี้ตั้งเป้ายอดขายไว้ที่ 300,000 บาท

‏‏‎หมายความว่าเราต้องปิดดีลได้อย่างน้อย 30 ดีล เพื่อให้ยอดขายถึงเป้าที่ต้องการ และหากเฉลี่ยแล้วจากดีลทั้งหมดสามารถปิดดีลได้ 50% (Conversion Rate) ก็ต้องหาดีลให้ได้อย่างน้อย 60 ดีล เพื่อให้ปิดดีลได้ถึง 30 ดีล

เมื่อเป้าหมายของเรามีที่มาที่ไปอย่างชัดเจนแล้วก็จะสามารถวางแผนได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ตัวอย่างเช่น ดีลที่มีอยู่ในมือนั้นมากพอที่จะทำให้ปิดการขายได้ถึงยอดที่ตั้งไว้หรือไม่ หรือหากจำนวนดีลมากพอแล้วแต่มักจะปิดการขายไม่ได้ ก็อาจต้องกลับไปตรวจสอบที่ต้นน้ำว่าลีดที่เข้ามานั้นมีคุณภาพหรือเปล่า

ขั้นตอนที่ 2 ติดตามการทำงานและวัดผล

เมื่อกำหนดเป้าได้แล้วต่อไปก็ได้เวลาโชว์ฝีมือของทีมขาย บันทึกความคืบหน้าของงานลงในระบบ CRM เพื่อให้เห็นภาพรวมการทำงานได้อย่างเรียลไทม์ ข้อมูลอัพเดทอัตโนมัติ รู้ว่าแต่ละขั้นตอนมีดีลอยู่เท่าไหร่โดยไม่ต้องรอประชุมเพื่ออัพเดท

จากภาพตัวอย่าง Sales Pipeline ดีลที่คุยกับลูกค้า = การ์ด 1 ใบ เดินทางจากซ้ายไปขวาตามขั้นตอนการขายในคอลัมน์แนวตั้งทั้ง 6 ขั้นตอน พร้อมทั้งสรุปจำนวนดีลที่มีอยู่ในขั้นตอนและมูลค่าดีลทั้งหมดในหัวคอลัมน์ ทำให้เห็นภาพรวมงานขายทั้งหมดในที่เดียว

ในการติดตามการทำงานของเซลนั้นมีสิ่งที่ต้องคำนึงถึง ดังนี้
1. ตรวจเช็คสถานะการทำงานว่าเซลได้ติดตามลูกค้าอย่างสม่ำเสมอ
2. ควบคุมระยะเวลาในการปิดดีลและระยะเวลาโดยเฉลี่ยในแต่ละขั้นตอนการขาย เพื่อไม่ให้การขายยืดเยื้อ
3. ทดลองสุ่มตรวจ วิธีนี้จะช่วยทำให้เราตรวจพบรอยรั่วหรือปัญหาในการทำงานเพิ่มมากขึ้น
4. ในขั้นตอนการยื่นใบเสนอราคานั้น เซลควรเป็นฝ่ายยื่นใบเสนอราคาก่อนที่ลูกค้าจะเป็นคนยื่นคำขาดมาหาเรา

อ่านเรื่อง CRM เพิ่มเติม: Customer Relationship Management (CRM) คืออะไร และทำไมเจ้าของกิจการควรสนใจ

หรือหากคุณยังไม่มีระบบ CRM ก็สามารถใช้เครื่องมือง่ายๆ อย่าง Excel Spreadsheet โดยใช้คีย์เวิร์ดเสิร์ชในกูเกิ้ลว่า “Sales Pipeline Excel Template” ก็สามารถใช้งานได้เช่นกัน  

อย่างไรก็ดี การใช้ Excel จัดการงานขายนั้นเหมาะกับธุรกิจขนาดเล็กที่สามารถดูแลทุกดีลได้อย่างทั่วถึง หากข้อมูลหล่นหายไปกลางทางก็สามารถจัดการได้ เพราะเซลจำลูกค้าได้ทุกคนอยู่แล้วหรือมูลค่าต่อดีลไม่สูง เมื่อดีลไหนถูกลบหายไปก็ไม่กระทบกับธุรกิจมาก 

ในธุรกิจที่มีดีลจำนวนมากหรือดีลมีมูลค่าสูง การใช้ Excel จัดการงานขายนั้นอาจไม่เหมาะสม เพราะทำให้เกิดปัญหาตามมาได้ เช่น ไม่ทราบว่าดีลไหนหายไป ตรวจสอบเรื่องการเปลี่ยนแปลงและแก้ไขข้อมูลได้ยาก ต้นเดือนกรอกยอดมา5แสน ปลายเดือนเหลือ5พันบาท ก็ไม่สามารถตรวจสอบได้

อ่านข้อควรระวังในการใช้ Excel จัดการงานขายเพิ่มเติมได้ที่:
12 เหตุผลที่ไม่ควรใช้ Excel Spreadsheet ในการจัดการงานขาย

ขั้นตอนที่ 3 ผนึกกำลังเพิ่มความแข็งแกร่ง

หลังจากที่ติดตามงานและวัดผลกันแล้วก็ควรจะประชุมทีมเซลกันอย่างน้อยสัปดาห์ละ 1 ครั้ง โดยใช้ Sales Pipelines ประกอบการประชุมเพื่อมานั่งถกปัญหาและแบ่งปันวิธีการทำงาน ดูว่าติดปัญหาอะไร ขั้นตอนไหนที่ยังเป็นคอขวดและต้องเข้าไปจัดการ หรือมีอะไรที่ยังพัฒนาได้อีกบ้าง

‏‏‎ตัวอย่างเช่น

• หากใช้เวลาเฉลี่ยในการปิดดีลมากเกินไปก็ควรเจาะไปที่รายละเอียดว่าในการคุยกับลูกค้านั้นติดขัดที่ขั้นตอนไหน ได้ Follow-up สม่ำเสมอหรือไม่ 
• หากคอขวดอยู่ที่ขั้นตอนเสนอราคา หลังจากออกใบเสนอราคาแล้วลูกค้ามักจะเงียบหายไปทำให้มีดีลค้างอยู่ในขั้นตอนนี้เยอะเป็นพิเศษก็อาจออกโปรโมชั่นใหม่ๆ เพื่อให้ลูกค้าตัดสินใจซื้อได้ง่ายขึ้น 
• หากทีมเซลปิดดีลได้ดีแล้วแต่ยังไม่ถึงเป้า ก็อาจต้องเพิ่มไปที่ต้นน้ำโดยให้ทีม Marketing ให้เติมลีดเข้ามามากขึ้น

เมื่อมองเห็นภาพรวมบวกกับการทำงานร่วมกันของคนในทีมแล้วก็จะสามารถพิจารณาความเสี่ยงและแนวทางการแก้ปัญหาเพื่อนำมาปรับปรุงการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

ขั้นตอนที่ 4 วิเคราะห์และทำนายยอดขาย

เมื่อดำเนินการขายมาซักระยะนึงแล้วก็จะเริ่มเห็นตัวเลขค่าชี้วัดที่สำคัญในการวิเคราะห์ยอดขายจากเทคนิคในข้อแรกได้อย่างชัดเจน

ค่าชี้วัดที่สำคัญในการวิเคราะห์ยอดขาย 

• ค่าเฉลี่ยมูลค่าของดีล (Average Deal Value)
• จำนวนดีลที่เปิดอยู่ (Number of Open Deals)
• อัตราความสำเร็จในการปิดดีล (Conversion Rate)
• ค่าเฉลี่ยระยะเวลาในการปิดดีล (Average Sales Cycle)

ค่าชี้วัดเหล่านี้จะช่วยให้เราทำนายยอดขายในอนาคตได้ ทำให้ตอบคำถามได้ว่าเราควรวางแผนจัดการอะไร เช่น ดีลยังน้อยไปอยู่ ต้องหาลีดเพิ่มหรือไม่ หรือยังปิดดีลช้าไป เมื่อพบปัญหาแล้วก็สามารถปรับแผนได้อย่างตรงจุด จากนั้นเปรียบเทียบค่าชี้วัดในแต่ละเดือนเพื่อดูว่าแผนที่ปรับไปได้ผลหรือไม่

‏‏‎โปรแกรม CRM นั้นจะเข้ามาช่วยคำนวณค่าชี้วัดเหล่านี้อัตโนมัติ พร้อมทั้งแสดงยอดขายที่ทำได้จริงเทียบกับเป้าที่ตั้งเอาไว้ เซ็ตติ้งข้อมูลให้เห็นตามระยะเวลาที่ต้องการได้ เช่น รายสัปดาห์ รายเดือน หรือเป็นรายไตรมาส ทำให้สามารถเช็ค performance ของทีมขายเทียบกับที่ผ่านมาได้ง่ายๆ จากข้อมูลที่มีอยู่

นอกจากนี้ CRM ยังต้องตอบโจทย์เรื่องการสร้างรีพอร์ทรายงานการขายต่างๆ เช่น รีพอร์ทยอดขายตามรายเซล รีพอร์ทยอดขายตามรายสินค้า รีพอร์ตยอดขายดีลที่มีมูลค่าสูง คำนวณข้อมูลและแสดงผลอัตโนมัติ ได้รีพอร์ทที่ข้อมูลถูกต้องครบถ้วนและไม่ต้องเสียเวลาไปกับการทำรายงาน

ขั้นตอนที่ 5 อุดรอยรั่วให้มิดพิชิตด้วย Sales Pipelines

หลังจากที่โฟกัสดีลที่ปิดการขายได้ตามแผนที่วางไว้เรียบร้อยแล้ว ดีลอื่นๆ ที่ยังเหลืออยู่ใน Sales Pipelines ก็ยังควรได้รับการใส่ใจเช่นเดียวกัน อาทิ‏‏‎ ‎

• ดีลที่แพ้ (Lost)  เช่น แพ้เพราะลูกค้าไปซื้อกับเจ้าอื่น หรือแพ้เพราะลูกค้าสู้ราคาไม่ไหว
  ควรติดตามต่อเพื่อให้ทราบว่าแพ้ดีลนี้ไปเพราะอะไร เรื่องราคา เรื่องผลิตภัณฑ์ หรือเรื่องภายในของลูกค้าเอง เพื่อนำมาปรับปรุงพัฒนาต่อ
• ดีลที่ไม่มีความคืบหน้ามานาน
  หากเซลติดตาม Follow-up ลูกค้าอย่างสม่ำเสมอแล้วแต่ยังไม่มีความคืบหน้าจากฝั่งลูกค้า ควรจะปิดดีลนี้ทิ้งไปเพื่อให้เซลโฟกัสเฉพาะลูกค้าที่ต้องดูแลต่อเท่านั้น
• ดีลที่เลยระยะเวลาที่ควรจะปิดมาแล้ว
  เมื่อทราบค่าเฉลี่ยระยะเวลาในการปิดดีลแล้วจะช่วยทำให้ทราบว่าใน 1 ดีลนั้นจะใช้เวลาประมาณเท่าไหร่ ทำให้ทีมขายทราบสถานะได้ว่าดีลนี้คุยกันมานานเกินกว่าปกติหรือไม่ หากเลยระยะเวลาที่ควรปิดมาแล้วจะปรับแผนเพื่อให้ปิดดีลได้เร็วขึ้นอย่างไร

ดีลเหล่านี้คือรอยรั่วตามท่อ Sales Pipelines ของเราที่ทำให้ไม่สามารถปิดดีลถึงยอดขายตามแผนที่กำหนดได้ การปิดจุดอ่อนจึงเป็นอีกหนึ่งขั้นตอนสำคัญที่จะช่วยทีมขายให้พิชิตเป้าที่ต้องการ ขอแนะนำว่าควรมีจำนวนดีลที่เป็นรอยรั่วนี้ต่ำกว่า 20% จากดีลทั้งหมด หากสูงกว่านี้ก็ควรเตรียมแผนอุดรอยรั่วกันต่อกันได้เลย

ก่อนจากกัน

หลังจากเรียนรู้เรื่อง Sales Pipeline พร้อมวิธีการใช้งานแล้ว ขอให้คุณลองตอบคำถามที่เราตั้งไว้ในตอนต้นของบทความนี้กันอีกสักครั้งว่า “เดือนถัดไปยอดขายของคุณจะถึงเป้าที่ตั้งไว้หรือไม่?” ด้วยสิ่งที่เรียนรู้เพิ่มเติมจากบทความนี้

หวังว่าบทความนี้จะช่วยติดอาวุธให้คุณวางแผนจัดการกับกับงานขายของตัวเองได้อย่างมั่นใจ เห็นทิศทางภาพรวมงานขายมากยิ่งขึ้นด้วย Sales Pipeline เครื่องมือที่จะช่วยเพิ่มยอดขายของคุณได้อย่างเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ

ขอให้พิชิตยอดขายรายได้ทะลุเป้าไปด้วยกันนะคะ!

จนกว่าจะพบกันใหม่