การจัดสรรทรัพยากรบุคคล: สู่ความสำเร็จและความยั่งยืนขององค์กร

การจัดสรรทรัพยากรบุคคล และกำหนดบทบาทหน้าที่

ทรัพยากรบุคคล หมายถึงกลุ่มคนที่ประกอบกันเป็นพนักงานขององค์กรต่างๆทั้งภาครัฐ และเอกชน ในภาคธุรกิจ ทรัพยากรบุคคล ถือเป็นส่วนสำคัญในกระบวนการขาย ซึ่งประกอบด้วยบุคคลหลายฝ่าย แต่ละฝ่ายแต่ละแผนกมีบทบาทหน้าที่แตกต่างกันในการขับเคลื่อนกิจกรรมทางธุรกิจให้ประสบความสำเร็จตามาแผนงาน สำหรับการจัดสรรทรัพยากรบุคคลและกำหนดบทบาทหน้าที่ เพื่อช่วยให้การดำเนินงานขาย หรือ Sales Operation บรรลุเป้าหมาย ก็คือฝ่ายขายหรือทีมขาย ประกอบไปด้วยตำแหน่งและหน้าที่หลัก ดังนี้

1. Sales manager  (ผู้จัดการฝ่ายขาย)

Sales manager หรือผู้จัดการฝ่ายขาย คือผู้ทำหน้าที่บริหารฝ่ายขาย บทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบ นอกจากสั่งการเกี่ยวกับการขายภายในองค์กร ยังรวมไปถึงการบริหารคน กำหนดเป้าหมายสร้างยอดขาย พยากรณ์ยอดขาย และนำทีมดำเนินการเพื่อให้บรรลุตามเป้าหมายที่ตั้งไว้ พัฒนากลยุทธ์การขายและแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นเพื่อให้สามารถปิดยอดขายได้สำเร็จ

2. Assistant sales manager (ผู้ช่วยผู้จัดการฝ่ายขาย)

Assistant sales manager คือตำแหน่ง ผู้ช่วยผู้จัดการฝ่ายขาย มีหน้าที่ติดต่อและประสานงานกับลูกค้าและ ฝ่ายต่างๆ เพื่อบริการลูกค้า วางแผน ดูแลงานอย่างเป็นระบบ และร่วมมือกับผู้จัดการฝ่ายขาย และทีมผู้บริหารงานในการวางแผนด้านการตลาดให้เป็นไปตามเป้าหมาย

3. Sales (ฝ่ายขาย)

Sales หมายถึง ฝ่ายขายหรือกลุ่มคนที่มีหน้าที่รับผิดชอบเป้าการขาย มีความสามารถในการนำเสนอสินค้าและบริการให้ตอบสนองความต้องการของตลาดหรือลูกค้า โดยกลุ่มคนที่ทำหน้าที่เกี่ยวกับการขาย มีชื่อเรียกได้หลากหลาย เช่น

• Selling การขาย
• Sales Team ทีมขาย
• Sales people พนักงานขาย
• Sales representatives ตัวแทนขาย
• Sales consultants ที่ปรึกษาการขาย

4. Sale and marketing (เจ้าหน้าที่การขายและการตลาด)

Sale and marketing หรือเจ้าหน้าที่การขายและการตลาด เป็นเจ้าหน้าที่ฝ่ายบริหารการขายและการตลาด บทบาทหน้าที่สำคัญคือการรับผิดชอบส่วนของการขายทั้งหมด ตั้งแต่เริ่มคิดวางแผน กำกับดูเรื่องด้านการตลาด จัดกิจกรรมประชาสัมพันธ์ จนไปถึงติดต่อลูกค้าเพื่อสร้างยอดขาย

5. Sales force (หน่วยงานขาย)

Sales force หรือหน่วยงานขาย หมายถึง กลุ่มของพนักงานขายตั้งแต่หนึ่งคนขึ้นไปที่รับผิดชอบในการติดต่อ แสวงหาลูกค้า เสนอขาย ตลอดจนให้บริการก่อนและหลังการขายแก่ลูกค้า

การสรรหาและพัฒนาทรัพยากรบุคคล

ความสำเร็จของการดำเนินงานขาย หรือ Sales Operation นอกจากการวางแผนและปฏิบัติตามแผนแล้ว ผู้ที่นำแผนไปสู่การปฏิบัติคือทรัพยากรบุคคล หรือบุคลากรที่มีทักษะความรู้ความสามารถในแต่ละแผนก ซึ่งต้องสรรหาและการคัดเลือกบุคลากรให้ได้คนที่มีคุณสมบัติตรงกับงานในหน้าที่ การสรรหาและบริหารทรัพยากรบุคคล เพื่อช่วยให้การดำเนินงานขายมีประสิทธิภาพ ได้แก่  Human Resources ( HR )

Human Resources  คืออะไร

Human Resources แปลตามความหมาย จะหมายถึงทรัพยากรมนุษย์ ส่วนใหญ่นิยมใช้คำว่า HRซึ่งเป็นอักษรย่อ หมายถึงงานบริหารทรัพยากรบุคคล เป็นตำแหน่งที่ต้องทำหน้าที่ในการคัดสรรบุคคลเข้ามาทำงานร่วมในองค์กร ความสำคัญของ HR จึงเป็นเสมือนจุดเริ่มต้นของการกำหนดทิศทาง แนวทางการทำงานขององค์กร พัฒนาบุคลากรในองค์กรช่วยให้ทำงานกันได้อย่างราบรื่นและเต็มประสิทธิภาพมากขึ้น บทบาทของ HR ที่มีต่อการดำเนินงานขายหรือ Sales Operation มี ดังนี้

1. งานวางแผนกำลังคน

1. องค์กรหรือฝ่ายขาย ต้องการหรือใช้กำลังคนมากน้อยเพียงใด
2. วิเคราะห์หาความต้องการของงานในแต่ละแผนก
3. จำนวนบุคลากรที่ต้องการ เมื่อใด ด้วยวิธีการใด
4. การกำหนดนโยบายและระเบียบปฏิบัติต่างๆ

2. งานสรรหาและคัดสรรบุคลากร

1. ต้องการบุคคลที่มีคุณสมบัติอย่างไร ระดับใด
2. ลงประกาศรับสมัครงาน
3. คัดกรองผู้สมัครเบื้องต้น นัดหมายสัมภาษณ์งาน
4. กลั่นกรองผู้สมัคร เช็คประวัติย้อนหลัง
5. แจ้งผลการสัมภาษณ์ ยื่นข้อเสนอจ้างงาน
6. รับเข้าทำงาน ปฐมนิเทศพนักงาน
7. รับเข้าทำงาน ปฐมนิเทศพนักงาน

3. งานเอกสาร และ ระบบข้อมูลเกี่ยวกับบุคลากร

1. จัดการข้อมูลระบบสารสนเทศด้านงานบุคคล
2. จัดระบบฐานข้อมูลพนักงาน ประวัติการทำงาน ข้อมูลคุณวุฒิ
3. ข้อมูลประเมินการปฏิบัติงาน ข้อมูลเงินเดือน ข้อมูลการขาดงาน
4. ข้อมูลการทดสอบการสรรหาและการคัดเลือกพนักงาน
5. ข้อมูลร้องทุกข์ ข้อมูลวิเคราะห์ปัญหางาน
6. ข้อมูลสำรวจทัศนคติในการทำงาน ระบบบริหารงานบุคคล
7. การติดตามวัดประเมินผลในระบบ

4. งานพัฒนาบุคลากร ให้มีความรู้ ทักษะ ประสบการณ์ และทัศนคติที่ดีขึ้น

1. ฝึกอบรม ฝึกปฏิบัติการ
2. จัดศึกษาดูงาน
3. การสอนงาน การสอนแนะ
4. การให้คำปรึกษา
5. การมอบหมายหน้าที่ให้ทำเป็นครั้งคราว
6. การโยกย้ายสับเปลี่ยนหน้าที่การงานเพื่อให้โอกาสศึกษางานที่แปลกใหม่

5. งานประเมินผลงาน และให้รางวัล

• ออกแบบ พัฒนาและวางแผนด้าน Performance Management ที่สอดคล้องกับลักษณะและทิศทางขององค์กร
• ติดตามและประเมินผลความคืบหน้าของงานเพื่อจัดทำรายงานและข้อเสนอแนะ เสนอต่อผู้บริหารและผู้เกี่ยวข้อง
• ประมวลผล วิเคราะห์ข้อมูล เพื่อสะท้อนภาพการบริหาร
• การวางแผนการให้รางวัลพนักงาน

6. งานบริหารจัดการผู้มีความสามารถโดดเด่น

• สรรหาคนเก่งการคัดเลือกหรือระบุคนเก่งขององค์กร
• พัฒนาคนเก่ง บริหารและจูงใจคนเก่ง
• รักษาคนเก่งไว้ในองค์กร เพื่อรักษาประสิทธิภาพขององค์กร
• ลดอัตราสูญเสียบุคลากรที่มีความรู้และประสบการณ์

7. งานวางแผนสืบทอด ความก้าวหน้าในอาชีพ

• จัดทำแผนสืบทอดตำแหน่ง จากผังของผู้บริหารระดับรองลงไปที่พร้อมจะรับตำแหน่งหลักแทนเจ้าของตำแหน่งเดิมในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลง
• วางแผนเกี่ยวกับสายอาชีพของพนักงานตามความสนใจของพนักงาน ตามขีดความสามารถของพนักงาน
• ศึกษาและสำรวจตำแหน่งงานต่างๆ ตลอดจนโอกาสที่จะเจริญก้าวหน้าในองค์กร
• กำหนดจุดมุ่งหมายที่พนักงานและองค์กรปรารถนาทั้งในระยะสั้น ระยะปานกลาง และระยะยาว
• ฝึกอบรมแนะแนวทางการพัฒนาสำหรับพนักงานนั้นๆ

8. งานแรงงานสัมพันธ์ และความปลอดภัย

• ดูแลงานด้านระเบียบวินัยและกฎหมายแรงงาน
• จัดทำระเบียบข้อบังคับพนักงาน
• สื่อสารให้พนักงานเข้าใจถึงระเบียบข้อบังคับของบริษัท
• สอบสวนการกระทำความผิดและลงโทษพนักงาน
• เจรจาต่อรองกับสหภาพแรงงาน
• รับและตอบสนองต่อข้อเรียกร้องของพนักงาน
• ปฏิบัติตามกฎหมายแรงงานอื่นๆ
• ดูแลงานด้านการส่งเสริม ความสัมพันธ์อันดีระหว่างพนักงานกับพนักงานและพนักงานกับบริษัท
• ส่งเสริมกีฬาภายในบริษัท
• จัดงานเลี้ยงสังสรรค์เนื่องในโอกาสพิเศษต่างๆ
• จัดทำวารสาร บอร์ดประชาสัมพันธ์ข้อมูลต่างๆ ภายในองค์กร
• การจัดกิจกรรมร่วมกันภายนอกองค์กร

การสรรหาบุคลากร (Recruitment) คืออะไร

การสรรหาบุคลากร หรือ Recruitment  หมายถึง กระบวนการในการค้นหาตลอดจนคัดเลือกบุคคลที่มีความรู้ความสามารถและมีทักษะที่เหมาะสมเพื่อเข้ามาปฏิบัติงานในตำแหน่งงานตามที่องค์กรต้องการ เริ่มต้นตั้งแต่การแสวงหาคนเข้าทำงานและสิ้นสุดเมื่อบุคคลได้มาสมัครงานในองค์การ

1. ความสำคัญของการสรรหาบุคลากร

• ตำแหน่งงานเดิมว่างลง เนื่องจาก บุคลากรที่ปฏิบัติหน้าที่เดิมลาออก มีปัญหาการทำงานถูกให้ออก เกษียณอายุ ประสบอุบัติเหตุจนไม่สามารถทำงานได้ หรือเสียชีวิตลง
• เจ้าหน้าที่ หรือผู้ปฏิบัติงาน ได้รับการเลื่อนตำแหน่งที่สูงขึ้น หรือโยกย้ายตำแหน่งงาน
• หมุนเวียนตำแหน่ง โยกย้ายหน่วยงาน หรือโยกย้ายสาขา
• เพิ่มตำแหน่งงานใหม่ เนื่องจาก  องค์กรขยายแผนกหรือหน่วยงานใหม่
• หาผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านเพิ่มเติม
• ตั้งองค์กรใหม่

2. ประเภทของการสรรหาบุคลากร

การสรรหาบุคลากร แหล่งทรัพยากรบุคคลสำคัญที่ฝ่ายบริหารงานบุคคล หรือ HR ทำการสรรหา แบ่งออกเป็น 2 ประเภท ได้แก่ การสรรหาบุคลากรภายในองค์กร และ การสรรหาบุคลากรภายในองค์กร ซึ่งการสรรหาทั้ง 2 ประเภทมีข้อดีข้อด้อย แตกต่างกัน ดังนี้

2.1 การสรรหาบุคลากรภายในองค์กร

ข้อดี

• สรรหา จากพนักงานภายในองค์กร ทำให้สะดวก เพราะมีข้อมูลอยู่แล้ว
• ประหยัดและรวดเร็ว ไม่ต้องเสียงบในการประกาศรับสมัครงานมาก
•  ฝ่าย HR และองค์กรคุ้นเคยกับพนักงานดีอยู่แล้ว รู้ทักษะความสามารถของบุคลากรที่สรรหา
• ผู้สมัครก็รู้วัฒนธรรมองค์กรอยู่แล้ว ทำให้หมดปัญหาเรื่องเรียนรู้องค์กร
• เรียนรู้งาน เรียนรู้เพื่อนร่วมงานได้รวดเร็ว ไม่ต้องถ่ายทอดงานมาก
• เป็นการสร้างโอกาสและแรงจูงใจให้พนักงาน สร้างความก้าวหน้าในอาชีพ พนักงานมีกำลังใจรวมถึงมีแรงจูงใจที่ดี

ข้อด้อย

• การสรรหาบุคลากรจากพนักงานภายในองค์กร มีข้อด้อยหรือข้อเสีย คือ หมดโอกาสที่จะได้คนคนใหม่ๆ ความคิดใหม่ๆ ศักยภาพใหม่ๆ เข้ามาทำงาน
• บุคลากรที่สรรหาจากพนักงานในองค์กร อาจยอมรับเรื่องใหม่ๆ ข้อมูลใหม่ๆ ได้ยาก ไม่ชอบการเปลี่ยนแปลงจากความคุ้นเคยเดิมๆ

2.2 การสรรหาบุคลากรภายในองค์กร

ข้อดี

• ได้คนใหม่ๆ ความคิดใหม่ๆ มุมมองใหม่ๆ เข้ามาทำงานด้วย
• องค์กรเกิดการปรับตัว และมีการเปลี่ยนแปลงจากแนวคิดและมุมมองใหม่ๆ ของบุคลากรที่เข้ามาทำงาน
• องค์กร สามารถอุดรอยรั่วของข้อบกพร่องต่างๆ ที่เกิดจากการทำงานของพนักงานได้ เนื่องจากคนใหม่มักเปิดใจยอมรับเรื่องอะไรใหม่ๆได้ง่าย
• ช่วยให้องค์กรมีตัวเลือกของผู้สมัครที่หลากหลาย หรืออาจได้คนที่มีคุณสมบัติอื่นๆ ที่ดีต่อบริษัท
• กรณีบุคลากรที่คัดสรร เคยมีประสบการณ์ตลอดจนวิธีการทำงานจากองค์กรอื่น โอกาสนำสิ่งที่มีประโยชน์มาปรับใช้กับองค์กรได้มากกว่า
• ช่วยให้ฝ่าย HR มีฐานข้อมูลในด้านบุคคลมากขึ้น เป็นตัวเลือกที่ดีในอนาคตได้

ข้อด้อย

• ทำให้สิ้นเปลืองงบประมาณในการประกาศสรรหาพนักงานใหม่
• เสียเวลา เนื่องจากต้องใช้เวลานานในกระบวนการสรรหา
• อาจต้องใช้เวลาในการปรับพื้นฐาน ถ่ายทอดงาน
• การทำงานอาจล่าช้า หรือขาดประสิทธิภาพและประสิทธิผลในช่วงแรก เนื่องจากต้องเรียนรู้วัฒนธรรมองค์กรใหม่
• มีตัวเลือกมากขึ้น ฝ่าย HR อาจต้องใช้เวลานานในกระบวนการสรรหา และคัดเลือก
• ใช้เวลาในการตัดสินใจที่นานขึ้น จากตัวเลือกที่มีมาก

ความสำคัญของการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์

การพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ เป็นกระบวนการหนึ่งที่ช่วยสนับสนุนกลยุทธ์ การดำเนินงานขาย หรือ Sales Operation เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ตามเป้าหมายขององค์กรธุรกิจ เพราะหลังจากขั้นตอนการสรรหา เมื่อได้บุคลากรที่คัดสรรมาแล้ว การพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ คือกรอบและกระบวนการส่งเสริมให้บุคลากรในองค์กร มีความรู้ความสามารถไปจนถึงมีทักษะในการปฏิบัติงาน นอกจากนั้นการส่งเสริมให้พนักงานทุกคน มีศักยภาพในการทำงานที่ดีขึ้นอย่างสม่ำเสมอยังส่งผลให้องค์กรพัฒนาและประสบความสำเร็จตามไปด้วย

การพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ หมายถึง

การพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ หมายถึง การดำเนินการให้บุคลากรได้รับประสบการณ์ และการเรียนรู้โดยการส่งเสริม สนับสนุน การเรียนรู้ต่างๆ เพื่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรม ความรู้ ทัศนคติ ทักษะ ความสามารถของตัวบุคคลเพื่อเพิ่มศักยภาพในการปฏิบัติงานให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

เป้าหมายของการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์

มนุษย์ต้องการพัฒนาตัวเองอยู่เสมอ เช่นเดียวกันองค์กรธุรกิจที่ต้องการประสบความสำเร็จ ผู้ที่มีส่วนผลักดันสำคัญก็คือพนักงาน หากพนักงานทุกคนทำงานได้ดีมีประสิทธิภาพ ย่อมทำให้องค์กรนั้นมีประสิทธิภาพตามไปด้วย ดังนั้นการส่งเสริมให้พนักงานมีศักยภาพในการทำงาน จึงเป็นภารกิจหนึ่งที่จำเป็นขององค์กร และเป้าหมายของการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ มีดังนี้

• ให้พนักงานในองค์กรพัฒนาฝีมือ พัฒนาทักษะการทำงาน
• ช่วยให้พนักงานมีองค์ความรู้ต่างๆ เพื่อที่จะสามารถนำมาใช้ประโยชน์กับการทำงานให้อย่างมีประสิทธิภาพ
• เพื่ออุดรอยรั่ว และแก้ไขข้อบกพร่องต่างๆ ที่ทำให้การทำงานเกิดการผิดพลาด
• เพื่อให้เกิดการทำงานที่ดีมีประสิทธิภาพขึ้น
• เพื่อให้ความสำคัญกับทรัพยากรบุคคล ให้ทุกคนรู้สึกถึงการดูแลขององค์กร
• เป็นการส่งเสริมพัฒนาศักยภาพตลอดจนความสามารถให้ดียิ่งขึ้นเรื่อยๆ เพื่อสร้างความก้าวหน้าให้เป็นรูปธรรม
• เพื่อเป็นส่วนหนึ่งของเครื่องมือในการใช้วัดผลพนักงาน ประเมินประสิทธิภาพการทำงานตลอดจนคาดการณ์ศักยภาพขององค์กร
• เพื่อใช้วางแผนงาน วางแผนธุรกิจ ตลอดจนวางทิศทางการดำเนินงานขององค์กรในอนาคตได้
• เพื่อให้พนักงานมีความภักดีกับองค์กร และเป็นการรักษาบุคลากรขององค์กรให้ร่วมงานกันในระยะยาว
• เพื่อให้ทุกส่วน ทุกแผนก และทุกฝ่าย ในองค์กรเห็นความสำคัญของการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์

ประโยชน์ และบทบาทของการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์

• บทบาทในการเพิ่มประสิทธิภาพของบุคลากร เช่น การส่งเสริม และพัฒนาให้บุคลากรมีความรู้ ความสามารถและความชำนาญเกี่ยวกับงานในหน้าที่
• บทบาทในการเพิ่มประสิทธิภาพของงาน เช่น การพัฒนาและฝึกอบรมให้แก่บุคลากร จะทำให้บุคลากรมีความรู้และความเข้าใจในการปฏิบัติงานได้อย่างดี ก็จะส่งผลทำให้งานมีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้น
• บทบาทในการแก้ไขปัญหา ไม่ว่าจะเป็นปัญหาเรื่องการทำงาน ปัญหาเรื่องความสัมพันธ์ระหว่างบุคลากร ปัญหาเรื่องความสัมพันธ์ระหว่างแผนกหรือหน่วยงาน  เมื่อได้มีการพัฒนาและฝึกอบรมร่วมกัน จะทำให้บุคลากรมีความเข้าใจถึงลักษณะงานของแต่ละคน แต่ละฝ่ายมากขึ้น
• บทบาทในการลดความสูญเสีย  เพราะการพัฒนาและฝึกอบรมเกี่ยวกับวิธีการในการปฏิบัติงานที่ถูกต้องแล้ว จะทำให้บุคลากรขององค์การสามารถใช้ เครื่องจักร เครื่องมือ วัสดุ อุปกรณ์ และเทคโนโลยีในการปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ เป็นการลดความสูญเสียต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้นได้
• บทบาทการรองรับการขยายงาน การพัฒนาและฝึกอบรมบุคลากรให้มีความรู้ความสามารถ มีทักษะและความสามารถในการปฏิบัติงาน ทำให้ไม่เกิดอุปสรรคในการขยายงาน และจะเป็นการรองรับการขยายงานหรือตำแหน่งต่างๆ ที่จะเกิดขึ้นในอนาคตได้
• บทบาทในการปรับปรุงและพัฒนาระบบงาน กล่าวคือเมื่อได้มีการพัฒนาและฝึกอบรมบุคลากรให้เข้าใจถึงการพัฒนางาน ก็จะสามารถปรับตัวให้เข้ากับการปรับปรุงและพัฒนาระบบงานต่างๆ ที่อาจมีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นได้
• บทบาทในการบรรลุเป้าหมายขององค์กร เนื่องจากการบริหารจะต้องมีการวางแผนงานในเรื่องต่างๆไว้ โดยเฉพาะเรื่องที่เกี่ยวกับการพัฒนาบุคลากร