Sales Pipeline คืออะไร? : วิธีใช้ Sales Pipeline เพิ่มยอดขายแบบ Step by Step

ก่อนจะเริ่มอ่านบทความนี้เราอยากวอร์มอัพด้วยคำถามต่อไปนี้… 

“เดือนถัดไปยอดขายของคุณจะถึงเป้าที่ตั้งไว้หรือไม่?”

• หากคุณตอบว่า “ไม่ ไม่น่าถึงเป้านะ” 
  >>> ทราบหรือไม่ว่าปัญหาอยู่ที่ขั้นตอนไหน วางแผนแก้เกมอย่างตรงจุดได้หรือไม่
• หากคุณตอบว่า “ใช่ ทะลุเป้าแน่นอน!”
  >>> ทราบได้อย่างไร ใช้วิธีการไหนในการวัดผล 

เก็บคำตอบเหล่านี้เอาไว้ก่อนในใจ และหลังจากอ่านบทความนี้จบแล้วเราอยากให้คุณลองตอบคำถามเหล่านี้อีกครั้ง ด้วยเครื่องมือคู่ใจฝ่ายขายที่เราจะแนะนำให้คุณรู้จักในวันนี้ กับ Sales Pipeline ระบบจัดการงานขาย ที่ช่วยให้คุณพิชิตยอดขายได้อย่างมีประสิทธิภาพ

Sales Pipeline คืออะไร

Sales Pipeline คือ วิธีการจัดการงานขายรูปแบบหนึ่งที่จะช่วยให้คุณเห็นภาพการทำงานอย่างเป็นระบบ ด้วยการแบ่งการขายออกเป็นขั้นตอนเพื่อให้เห็นภาพรวมงานขาย ทราบสถานะลูกค้าที่อยู่ในมือทั้งหมดตั้งแต่ขั้นตอนแรกของการขายเมื่อเริ่มมีการติดต่อกับลูกค้าจนปิดการขายได้

หากเปรียบ Sales Pipeline เสมือนท่อน้ำ ลูกค้าก็คือน้ำที่ไหลไปตามท่อหรือขั้นตอนต่างๆ เริ่มต้นจากทีมการตลาดเป็นผู้เติมน้ำเข้ามาใน Sales Pipeline ด้วยการโฆษณาทำให้ลูกค้าสนใจในผลิตภัณฑ์ของเรา จากนั้นทีมเซลก็รับช่วงต่อดูแลลีดไปตามขั้นตอน แต่ละขั้นตอนก็มีน้ำไหลรั่วออกไปบ้าง (ลูกค้าไม่สนใจซื้อ) จนกระทั่งปิดการขายได้ท่อน้ำ Sales Pipeline ก็ให้ผลเป็นยอดขายนั่นเอง

หน้าที่ของฝ่ายขายก็คือการบริหารและดูแลท่อน้ำ Sales Pipeline ให้ดีที่สุด ยิ่งทำให้น้ำไหลไปได้เยอะ หรือปิดรอยรั่วได้มากเท่าไหร่ ก็หมายถึงยอดขายที่เพิ่มขึ้น นอกจากนี้ยังต้องคอยควบคุมไม่ให้น้ำไหลช้าเกินไป ปรับกลยุทธ์เพื่อให้ลูกค้าตัดสินใจซื้อให้เร็วที่สุด 

ตัวอย่างขั้นตอนการขายของธุรกิจ B2B
1. Lead in ลูกค้าใหม่/เริ่มต้นเปิดดีล
2. Contact Made เซลติดต่อลูกค้ากลับ
3. Meeting Arranged นัดประชุมกับลูกค้า
4. Proposal Presented เสนอราคา
5. In Negotiation ต่อรองรายละเอียด
6. Won and Payment Tracking ปิดการขายและติดตามการชำระเงิน

แน่นอนว่าแต่ละธุรกิจก็มีขั้นตอนที่แตกต่างกันตามลักษณะการทำงานของตน ทั้งนี้เมื่อแบ่งการขายออกเป็นแต่ละขั้นตอนแล้วก็ควรทราบว่าดีลที่เรามีทั้งหมดเท่าไหร่ มีคอขวดอยู่ที่ขั้นตอนไหนเป็นพิเศษหรือไม่ เมื่อเห็นภาพรวมงานขายทั้งหมดแล้วก็จะทำให้วางแผนได้อย่างตรงจุดและคาดการณ์อนาคตได้อย่างแม่นยำมากยิ่งขึ้น

สิ่งสำคัญคือในการใช้ Sales Pipeline คือ ต้องเก็บข้อมูลทั้งหมดในทุกๆ ดีลตั้งแต่ต้นน้ำยันปลายน้ำ ทั้งลูกค้าที่เรามั่นใจว่าซื้อแน่นอนและลูกค้าที่ยังไม่แน่ใจว่าจะซื้อมั้ย ทราบข้อมูลล่วงหน้าเพื่อให้คาดการณ์การปิดดีลได้อย่างต่อเนื่อง หากเซลลาออกไปข้อมูลดีลที่คุยกับลูกค้าก็จะยังอยู่ 

Sales Pipeline จึงเป็นเครื่องมือคู่ใจทีมขายที่ช่วยให้เห็นภาพสถานะงานขายของเรา นำไปวิเคราะห์และปรับแผนเพื่อให้มีโอกาสพิชิตเป้าได้มากยิ่งขึ้น แก้ปัญหาได้อย่างตรงจุด รวมถึงทำนายยอดขายในอนาคตได้อย่างแม่นยำ

วิธีใช้ Sales Pipeline เพิ่มยอดขายใน 5 ขั้นตอน

หลังจากทำความรู้จักความหมายของ Sales Pipeline กันเรียบร้อยก็พร้อมแล้วสู่ช่วงลงมือปฏิบัติ วันนี้เราขอแนะนำวิธีการใช้ Sales Pipeline เพิ่มยอดขายอย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าคุณจะมี Sales Pipeline อยู่แล้วหรือเริ่มต้นจาก 0 ก็รับรองว่าทำตามได้แน่นอน

กาง Sales Pipeline ของคุณให้พร้อมและลงมือทีละขั้นตอนได้เลย!

ขั้นตอนที่ 1 ถามตัวเองก่อนตั้งเป้า

ในการวางแผนสร้าง Sales Pipeline ที่ดีนั้น เราต้องมาตั้งเป้ายอดขายที่ต้องการกันก่อนโดยการใช้ข้อมูลสถิติที่ผ่านมาเป็นตัวช่วยอ้างอิงว่าจะต้องวางแผนอย่างไรเพื่อไปสู่เป้าที่ต้องการได้

เริ่มต้นจากการถามตัวเองด้วยคำถามต่อไปนี้
1. จากดีลทั้งหมดที่เข้ามา ดีลที่ปิดการขายได้คิดเป็นกี่เปอร์เซ็นต์ (Conversion Rate)
2. เฉลี่ยแล้วใช้เวลานานเท่าไหร่ในการปิดดีล (Average Sales Cycle)
3. ดีลที่ขายได้เฉลี่ยแล้ว 1 ดีลมีมูลค่าเท่าไหร่ (Average Deal Value)

ยกตัวอย่างเช่น ปกติขายได้ดีลละ 10,000 บาท (Average Deal Value) ปิดดีลได้ภายใน 1 เดือน (Average Sales Cycle) หากเดือนนี้ตั้งเป้ายอดขายไว้ที่ 300,000 บาท

‏‏‎หมายความว่าเราต้องปิดดีลได้อย่างน้อย 30 ดีล เพื่อให้ยอดขายถึงเป้าที่ต้องการ และหากเฉลี่ยแล้วจากดีลทั้งหมดสามารถปิดดีลได้ 50% (Conversion Rate) ก็ต้องหาดีลให้ได้อย่างน้อย 60 ดีล เพื่อให้ปิดดีลได้ถึง 30 ดีล

เมื่อเป้าหมายของเรามีที่มาที่ไปอย่างชัดเจนแล้วก็จะสามารถวางแผนได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ตัวอย่างเช่น ดีลที่มีอยู่ในมือนั้นมากพอที่จะทำให้ปิดการขายได้ถึงยอดที่ตั้งไว้หรือไม่ หรือหากจำนวนดีลมากพอแล้วแต่มักจะปิดการขายไม่ได้ ก็อาจต้องกลับไปตรวจสอบที่ต้นน้ำว่าลีดที่เข้ามานั้นมีคุณภาพหรือเปล่า

ขั้นตอนที่ 2 ติดตามการทำงานและวัดผล

เมื่อกำหนดเป้าได้แล้วต่อไปก็ได้เวลาโชว์ฝีมือของทีมขาย บันทึกความคืบหน้าของงานลงในระบบ CRM เพื่อให้เห็นภาพรวมการทำงานได้อย่างเรียลไทม์ ข้อมูลอัพเดทอัตโนมัติ รู้ว่าแต่ละขั้นตอนมีดีลอยู่เท่าไหร่โดยไม่ต้องรอประชุมเพื่ออัพเดท

จากภาพตัวอย่าง Sales Pipeline ดีลที่คุยกับลูกค้า = การ์ด 1 ใบ เดินทางจากซ้ายไปขวาตามขั้นตอนการขายในคอลัมน์แนวตั้งทั้ง 6 ขั้นตอน พร้อมทั้งสรุปจำนวนดีลที่มีอยู่ในขั้นตอนและมูลค่าดีลทั้งหมดในหัวคอลัมน์ ทำให้เห็นภาพรวมงานขายทั้งหมดในที่เดียว

ในการติดตามการทำงานของเซลนั้นมีสิ่งที่ต้องคำนึงถึง ดังนี้
1. ตรวจเช็คสถานะการทำงานว่าเซลได้ติดตามลูกค้าอย่างสม่ำเสมอ
2. ควบคุมระยะเวลาในการปิดดีลและระยะเวลาโดยเฉลี่ยในแต่ละขั้นตอนการขาย เพื่อไม่ให้การขายยืดเยื้อ
3. ทดลองสุ่มตรวจ วิธีนี้จะช่วยทำให้เราตรวจพบรอยรั่วหรือปัญหาในการทำงานเพิ่มมากขึ้น
4. ในขั้นตอนการยื่นใบเสนอราคานั้น เซลควรเป็นฝ่ายยื่นใบเสนอราคาก่อนที่ลูกค้าจะเป็นคนยื่นคำขาดมาหาเรา

อ่านเรื่อง CRM เพิ่มเติม: Customer Relationship Management (CRM) คืออะไร และทำไมเจ้าของกิจการควรสนใจ

หรือหากคุณยังไม่มีระบบ CRM ก็สามารถใช้เครื่องมือง่ายๆ อย่าง Excel Spreadsheet โดยใช้คีย์เวิร์ดเสิร์ชในกูเกิ้ลว่า “Sales Pipeline Excel Template” ก็สามารถใช้งานได้เช่นกัน  

อย่างไรก็ดี การใช้ Excel จัดการงานขายนั้นเหมาะกับธุรกิจขนาดเล็กที่สามารถดูแลทุกดีลได้อย่างทั่วถึง หากข้อมูลหล่นหายไปกลางทางก็สามารถจัดการได้ เพราะเซลจำลูกค้าได้ทุกคนอยู่แล้วหรือมูลค่าต่อดีลไม่สูง เมื่อดีลไหนถูกลบหายไปก็ไม่กระทบกับธุรกิจมาก 

ในธุรกิจที่มีดีลจำนวนมากหรือดีลมีมูลค่าสูง การใช้ Excel จัดการงานขายนั้นอาจไม่เหมาะสม เพราะทำให้เกิดปัญหาตามมาได้ เช่น ไม่ทราบว่าดีลไหนหายไป ตรวจสอบเรื่องการเปลี่ยนแปลงและแก้ไขข้อมูลได้ยาก ต้นเดือนกรอกยอดมา5แสน ปลายเดือนเหลือ5พันบาท ก็ไม่สามารถตรวจสอบได้

อ่านข้อควรระวังในการใช้ Excel จัดการงานขายเพิ่มเติมได้ที่:
12 เหตุผลที่ไม่ควรใช้ Excel Spreadsheet ในการจัดการงานขาย

ขั้นตอนที่ 3 ผนึกกำลังเพิ่มความแข็งแกร่ง

หลังจากที่ติดตามงานและวัดผลกันแล้วก็ควรจะประชุมทีมเซลกันอย่างน้อยสัปดาห์ละ 1 ครั้ง โดยใช้ Sales Pipelines ประกอบการประชุมเพื่อมานั่งถกปัญหาและแบ่งปันวิธีการทำงาน ดูว่าติดปัญหาอะไร ขั้นตอนไหนที่ยังเป็นคอขวดและต้องเข้าไปจัดการ หรือมีอะไรที่ยังพัฒนาได้อีกบ้าง

‏‏‎ตัวอย่างเช่น

• หากใช้เวลาเฉลี่ยในการปิดดีลมากเกินไปก็ควรเจาะไปที่รายละเอียดว่าในการคุยกับลูกค้านั้นติดขัดที่ขั้นตอนไหน ได้ Follow-up สม่ำเสมอหรือไม่ 
• หากคอขวดอยู่ที่ขั้นตอนเสนอราคา หลังจากออกใบเสนอราคาแล้วลูกค้ามักจะเงียบหายไปทำให้มีดีลค้างอยู่ในขั้นตอนนี้เยอะเป็นพิเศษก็อาจออกโปรโมชั่นใหม่ๆ เพื่อให้ลูกค้าตัดสินใจซื้อได้ง่ายขึ้น 
• หากทีมเซลปิดดีลได้ดีแล้วแต่ยังไม่ถึงเป้า ก็อาจต้องเพิ่มไปที่ต้นน้ำโดยให้ทีม Marketing ให้เติมลีดเข้ามามากขึ้น

เมื่อมองเห็นภาพรวมบวกกับการทำงานร่วมกันของคนในทีมแล้วก็จะสามารถพิจารณาความเสี่ยงและแนวทางการแก้ปัญหาเพื่อนำมาปรับปรุงการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

ขั้นตอนที่ 4 วิเคราะห์และทำนายยอดขาย

เมื่อดำเนินการขายมาซักระยะนึงแล้วก็จะเริ่มเห็นตัวเลขค่าชี้วัดที่สำคัญในการวิเคราะห์ยอดขายจากเทคนิคในข้อแรกได้อย่างชัดเจน

ค่าชี้วัดที่สำคัญในการวิเคราะห์ยอดขาย 

• ค่าเฉลี่ยมูลค่าของดีล (Average Deal Value)
• จำนวนดีลที่เปิดอยู่ (Number of Open Deals)
• อัตราความสำเร็จในการปิดดีล (Conversion Rate)
• ค่าเฉลี่ยระยะเวลาในการปิดดีล (Average Sales Cycle)

ค่าชี้วัดเหล่านี้จะช่วยให้เราทำนายยอดขายในอนาคตได้ ทำให้ตอบคำถามได้ว่าเราควรวางแผนจัดการอะไร เช่น ดีลยังน้อยไปอยู่ ต้องหาลีดเพิ่มหรือไม่ หรือยังปิดดีลช้าไป เมื่อพบปัญหาแล้วก็สามารถปรับแผนได้อย่างตรงจุด จากนั้นเปรียบเทียบค่าชี้วัดในแต่ละเดือนเพื่อดูว่าแผนที่ปรับไปได้ผลหรือไม่

‏‏‎โปรแกรม CRM นั้นจะเข้ามาช่วยคำนวณค่าชี้วัดเหล่านี้อัตโนมัติ พร้อมทั้งแสดงยอดขายที่ทำได้จริงเทียบกับเป้าที่ตั้งเอาไว้ เซ็ตติ้งข้อมูลให้เห็นตามระยะเวลาที่ต้องการได้ เช่น รายสัปดาห์ รายเดือน หรือเป็นรายไตรมาส ทำให้สามารถเช็ค performance ของทีมขายเทียบกับที่ผ่านมาได้ง่ายๆ จากข้อมูลที่มีอยู่

นอกจากนี้ CRM ยังต้องตอบโจทย์เรื่องการสร้างรีพอร์ทรายงานการขายต่างๆ เช่น รีพอร์ทยอดขายตามรายเซล รีพอร์ทยอดขายตามรายสินค้า รีพอร์ตยอดขายดีลที่มีมูลค่าสูง คำนวณข้อมูลและแสดงผลอัตโนมัติ ได้รีพอร์ทที่ข้อมูลถูกต้องครบถ้วนและไม่ต้องเสียเวลาไปกับการทำรายงาน

ขั้นตอนที่ 5 อุดรอยรั่วให้มิดพิชิตด้วย Sales Pipelines

หลังจากที่โฟกัสดีลที่ปิดการขายได้ตามแผนที่วางไว้เรียบร้อยแล้ว ดีลอื่นๆ ที่ยังเหลืออยู่ใน Sales Pipelines ก็ยังควรได้รับการใส่ใจเช่นเดียวกัน อาทิ‏‏‎ ‎

• ดีลที่แพ้ (Lost)  เช่น แพ้เพราะลูกค้าไปซื้อกับเจ้าอื่น หรือแพ้เพราะลูกค้าสู้ราคาไม่ไหว
  ควรติดตามต่อเพื่อให้ทราบว่าแพ้ดีลนี้ไปเพราะอะไร เรื่องราคา เรื่องผลิตภัณฑ์ หรือเรื่องภายในของลูกค้าเอง เพื่อนำมาปรับปรุงพัฒนาต่อ
• ดีลที่ไม่มีความคืบหน้ามานาน
  หากเซลติดตาม Follow-up ลูกค้าอย่างสม่ำเสมอแล้วแต่ยังไม่มีความคืบหน้าจากฝั่งลูกค้า ควรจะปิดดีลนี้ทิ้งไปเพื่อให้เซลโฟกัสเฉพาะลูกค้าที่ต้องดูแลต่อเท่านั้น
• ดีลที่เลยระยะเวลาที่ควรจะปิดมาแล้ว
  เมื่อทราบค่าเฉลี่ยระยะเวลาในการปิดดีลแล้วจะช่วยทำให้ทราบว่าใน 1 ดีลนั้นจะใช้เวลาประมาณเท่าไหร่ ทำให้ทีมขายทราบสถานะได้ว่าดีลนี้คุยกันมานานเกินกว่าปกติหรือไม่ หากเลยระยะเวลาที่ควรปิดมาแล้วจะปรับแผนเพื่อให้ปิดดีลได้เร็วขึ้นอย่างไร

ดีลเหล่านี้คือรอยรั่วตามท่อ Sales Pipelines ของเราที่ทำให้ไม่สามารถปิดดีลถึงยอดขายตามแผนที่กำหนดได้ การปิดจุดอ่อนจึงเป็นอีกหนึ่งขั้นตอนสำคัญที่จะช่วยทีมขายให้พิชิตเป้าที่ต้องการ ขอแนะนำว่าควรมีจำนวนดีลที่เป็นรอยรั่วนี้ต่ำกว่า 20% จากดีลทั้งหมด หากสูงกว่านี้ก็ควรเตรียมแผนอุดรอยรั่วกันต่อกันได้เลย

ก่อนจากกัน

หลังจากเรียนรู้เรื่อง Sales Pipeline พร้อมวิธีการใช้งานแล้ว ขอให้คุณลองตอบคำถามที่เราตั้งไว้ในตอนต้นของบทความนี้กันอีกสักครั้งว่า “เดือนถัดไปยอดขายของคุณจะถึงเป้าที่ตั้งไว้หรือไม่?” ด้วยสิ่งที่เรียนรู้เพิ่มเติมจากบทความนี้

หวังว่าบทความนี้จะช่วยติดอาวุธให้คุณวางแผนจัดการกับกับงานขายของตัวเองได้อย่างมั่นใจ เห็นทิศทางภาพรวมงานขายมากยิ่งขึ้นด้วย Sales Pipeline เครื่องมือที่จะช่วยเพิ่มยอดขายของคุณได้อย่างเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ

ขอให้พิชิตยอดขายรายได้ทะลุเป้าไปด้วยกันนะคะ!

จนกว่าจะพบกันใหม่