กว่าจะมาเป็น PowerPoint และวิวัฒนาการของการทำ Presentation

เมื่อพูดถึงการทำ Presentation ก็คงปฏิเสธไม่ได้ว่า PowerPoint คงเป็นเครื่องมืออันดับต้น ๆ ที่ทุกคนมักจะคิดถึง ทว่าก่อนที่ PowerPoint จะถูกสร้างขึ้นในปี 1970 มนุษย์ก็มีเครื่องมือมากมายในการช่วยนำเสนอผลงาน เช่น แผนภูมิ เครื่องโปรเจคเตอร์ หรือเครื่องฉายสไลด์ ในวันนี้เราจะพาทุกคนไปดูพัฒนาการของการทำ Presentation ว่ามีที่มาที่ไปอย่างไร และกว่าจะถึงวันที่ทุกคนสามารถทำ Presentation ได้จากหลากหลายโปรแกรมในอินเตอร์เน็ต มนุษย์ในยุคก่อน ๆ มีวิธีการนำเสนองานอย่างไร ไปอ่านกันเลยค่ะ

จุดเริ่มต้นของการทำ Presentation

โดยนิยาม Presentation หมายถึงเครื่องมือที่ช่วยบอกเล่าเรื่องราว (Story Telling) โดยเฉพาะเรื่องของการศึกษา เรื่องบันเทิง หรือธุรกิจ และภาพแรกที่เกิดขึ้นเพื่อบอกเล่าคือภาพวาดในถ้ำนั่นเอง ซึ่งนอกจากเราจะมองให้มันเป็นศิลปะแล้ว ในแง่ของการสื่อสารภาพวาดในถ้ำนั้นถูกสร้างขึ้นเพื่อบอกเล่าประสบการณ์ของมนุษย์ในอดีต และบอกให้ลูกหลานทราบว่าบรรพบุรุษนั้นผ่านอะไรมาบ้าง

ต่อมาเมื่อมนุษย์เริ่มมีวิวัฒนาการมากขึ้น นอกจากภาพวาดในถ้ำแล้ว เครื่องมือที่ช่วยบอกเล่าเรื่องราวที่น่าสนใจในอดีตได้ดีในสมัยก่อนคือภาพบนสถานที่สาธารณะทั่วไป ตัวอย่างเช่น หน้าต่างของกระจกสีภายในวิหารสไตล์โกธิคในยุคกลาง ภาพเหล่านี้ถ่ายทอดเรื่องราวจากพระคัมภีร์และชีวิตของพระเยซูเพื่อเป็นคำสอนให้กับคริสตชน และนั่นก็อาจทำให้เรานึกถึงภาพวาดภายในโบสถ์วิหารของวัดในแถบเอเชียตะวันออกด้วยเช่นเดียวกัน ดังนั้นจึงเรียกได้ว่า Presentation ในยุคเเรก ๆ ถือได้ว่าเป็น Vintage Presentation Slide เลยทีเดียว

ยุคของกระดานดำและกระดานไวท์บอร์ด

และเมื่อมนุษย์เริ่มเข้าถึงการศึกษา นอกจากการมี Presentation เพื่อช่วยในเรื่องของการเรียนการสอน เรายังคงมีไว้เพื่อช่วยในการทำธุรกิจ และเครื่องมือแรกที่ใช้เพื่อเป็นสื่อการสอนให้กับนักเรียนก็คือกระดานดำ ซึ่งถึงแม้ว่ากระดานดำจะเกิดขึ้นมาหลายร้อยปีแล้ว แต่ก็ปฏิเสธไม่ได้ว่าทุกวันนี้เรายังคงเห็นสถานศึกษาหรือองค์กรต่าง ๆ ยังคงใช้กระดานดำกันอยู่บ้าง

จากรูปข้างต้นคือตัวอย่างของการใช้กระดานดำของนักวิทยาศาสตร์และนักคณิตศาสตร์จาก NASA เพื่อแสดงให้เห็นสูตรการคำนวณต่าง ๆ 

เป็นที่ทราบกันดีว่ากระดานดำและกระดานไวท์บอร์ดนั้นเป็นที่คุ้นเคยสำหรับพวกเราทุกคนกันมาก และเมื่อเทคโนโลยีถูกพัฒนาขึ้น กระดานดำและกระดานไวท์บอร์ดก็ถูกสร้างเป็นเทมเพลตอยู่ในเว็บไซต์มากมายให้เราได้เลือกใช้งานทั่วโลกด้วยเช่นกัน ต่อมาเราจะมาดูกันค่ะว่าเมื่อกระดานดำและกระดานไวท์บอร์ดเริ่มตกยุคแล้ว มนุษย์มีเครื่องมืออะไรอีกบ้างเพื่อใช้เป็นเครื่องมือสำหรับ Presentation

กระดาษฟลิปชาร์ต

ต่อมาเราจะมาพูดถึงเครื่องมือที่ถูกใช้งานในห้องเรียนก่อนที่ PowerPoint จะเกิดขึ้น ซึ่งนั่นก็คือกระดาษฟลิปชาร์ท (Flipchart) ซึ่งฟลิปชาร์ตแผ่นแรกถูกพิมพ์ด้วยโปสเตอร์ร่วมกับตัวยึดโลหะ และถูกพัฒนาให้ใกล้เคียงกับ Textbook มากขึ้นหลังปี 1940 เป็นต้นมา โดยมีสีเป็น Monochrome และมีรายละเอียดค่อนข้างมาก นอกจากนี้แล้วฟลิปชาร์ตยังเคยถูกใช้เพื่อธุรกิจในเชิงโฆษณา เช่น ฟลิปชาร์ตแบบเก่าที่บริษัท The Coca-Cola ได้ใช้เมื่อประมาณปี 1940 และค่อนข้างได้รับกระแสตอบรับค่อนข้างดีในอเมริกา 

นอกจากนี้ฟลิปชาร์ทยังถูกใช้งานเพื่อจุดประสงค์อีกหลากหลายไม่ว่าจะเป็นเพื่อใช้ในการประชุม Sales Meeting และเป็นเครื่องมือที่ถูกติดอยู่บนผนังในบริษัทเพื่อสร้างความคุ้นเคยให้กับพนักงาน 

ฟลิปชาร์ตยังถูกใช้มาจนถึงปัจจุบันเพราะมันสร้างง่ายและสามารถติดผนังได้ อีกทั้งยังสามารถมองเห็นได้ตลอดเวลา 

โปรเจคเตอร์

ในช่วงปี 1900 ทั้งกระดานดำ กระดานไวท์บอร์ด ฟลิปชาร์ต ถือเป็นเครื่องมือที่มีความสำคัญมากในการใช้ทำ Presentation แต่ทว่าเครื่องมือเหล่านั้นก็มีข้อจำกัดในการใช้งาน และต่อมาโปรเจคเตอร์ก็ถูกสร้างขึ้นเมื่อพนักงานต้องการมีส่วนร่วมในการประชุมและสร้างความน่าสนใจในการนำเสนอมากขึ้น

Projecter เครื่องแรกคือ The Magic Lantern ใช้งานโดยการจุดเทียนหรือตะเกียงจากน้ำมันก๊าดเพื่อฉายแสงผ่านฟิล์ม และเมื่อไฟฟ้าถูกคิดค้นขึ้น Projecter ก็มีการพัฒนาอย่างรวดเร็วในแง่ของการดีไซน์เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ได้หลากหลาย และนี่คือ Timeline ในการพัฒนาโปรเจคเตอร์ค่ะ 

แผ่นฟิล์ม

ภายหลัง Projector ถูกสร้างขึ้น Slides ก็ถูกพัฒนาขึ้นไม่นานด้วยแผ่นฟิล์มเนกาทีฟขนาด 35mm และถูกฉายบนผนังด้วยเครื่องลอกฟิล์มซึ่งควบคุมได้ด้วยมือโดยการใช้ล้อหมุน และวงล้อจะเลื่อนแถบฟิล์มไปทีละเฟรม ซึ่งเฟรมก็แทน Slide ที่ต้องการจะนำเสนอนั่นเอง นอกจากนั้นแล้วในอดีตแผ่นฟิล์มยังถูกปริ้นออกมาพร้อมข้อความได้อีกด้วย ตัวอย่างข้างล่างคือวิดิโอที่โชว์การทำงานของแผ่นฟิล์มในปี 1970 ซึ่งเป็นการ์ตูนเรื่อง Winnie the Pooh จาก Disney Studios 

ดังนั้นจึงเรียกได้ว่าแผ่นฟิล์มได้กลายเป็นที่นิยมมากในวงการภาพยนตร์สมัยนั้น แต่ทว่าในแง่ของการนำมาใช้เพื่อเป็น Presentation อาจไม่ตอบโจทย์มากนัก ต่อมาจึงมีการพัฒนาให้มีการสร้าง Slide และแผ่นใสเพื่อใช้กับเครื่องฉาย จึงกลายเป็นว่าในช่วงเวลานั้น Projector ได้ถูกพัฒนาไปพร้อม ๆ กับการออกแบบ Slide 

Slide, Transparencies และการเติบโตของอาชีพ Slide Designer

การนำ slide มาใช้ในวงการภาพยนตร์นั้นเป็นที่นิยมมาก ตามที่เราอาจจะเคยเห็นกันในเวลาที่ End Credit ของหนังขึ้นในตอนจบ แต่ทว่าในแง่ของการนำมาใช้เพื่อการศึกษานั้นอาจจะไม่ได้ดีเท่าที่ควร จึงทำให้ในยุคนั้นเกิดเป็นอาชีพที่เรียกว่า Slide Designer ขึ้น และเมื่อมองถึงแง่การศึกษา ครูในสมัยนั้นก็เริ่มพัฒนาสื่อการสอนของตัวเองด้วยการใช้ Slide และแผ่นใส (transparencies) ดังคลิปตัวอย่างข้างล่าง

จากตัวอย่างคลิปด้านบน จะแสดงให้เห็นว่าในอดีตนั้นได้มีการนำเอาแผ่นใสและ slide มาใช้กับเครื่อง Projecter และเครื่องฉายชนิดอื่น ๆ 

และในปี 1965 Kodak Carousel ก็ได้เปิดตัว Slide Design ที่มีความซับซ้อนมากยิ่งขึ้น เช่นสามารถเปลี่ยน Slide  และทำ Effect ภาพได้ ซึ่งตัวอย่างคลิปข้างล่างคือซีรีส์ที่มีฉากการประชุมโดยใช้ Slide ตามที่ Kodak Corousel ได้ออกแบบไว้

หน้าที่ของ Slide Designer 

เนื่องจาก Slide และ Projector ได้กลายเป็นที่นิยมมากขึ้น ทำให้หลายบริษัทต้องการมี Slide Desk เป็นของตัวเองเพื่อใช้ในการประชุม วิธีการออกแบบ Slide นั้นจึงคล้ายกับวิธีการสร้างโฆษณาสิ่งพิมพ์ (Print Advertising) และวิธีการสร้างในตอนแรกคือการนำกระดาษขาว, มีดตัด Exaceto, ปูนซีเมนต์ยาง และแผ่นพิมพ์ มาผสมกัน ซึ่งแน่นอนว่ามันใช้เวลาในการสร้างนานพอสมควร และต้องมีการพิสูจน์อักษรและตรวจสอบข้อผิดพลาดจนกว่าจะถูกต้องครบถ้วน เพราะฉะนั้นแล้วบางบริษัทจึงจำเป็นต้องมีตำแหน่ง Slide Designer ไว้เพื่อทำหน้าที่นี้โดยเฉพาะ

การพัฒนาของ Technology และการแทนที่ด้วย Computer

จนกระทั่งเมื่อเทคโนโลยีถูกพัฒนาขึ้นอย่างก้าวกระโดด การทำ Presentation จึงเริ่มพิเศษมากยิ่งขึ้น จากที่เคยต้องสร้างแผ่น Slide เองด้วยมือก็เริ่มที่จะไปสร้างโดยใช้ Computer แทน

และในปี 1980 เมื่อ PowerPoint ถูกเปิดตัวขึ้นเป็นครั้งแรก เหล่านักดีไซน์ก็ไม่รอช้า รีบคว้าโอกาสเรียนรู้วิธีการสร้าง Slide ด้วยโปรแกรม เรียกได้ว่าในช่วงเวลานั้นใครที่เรียนรู้การใช้โปรแกรมไวก็ถือได้ว่าได้เปรียบกว่าคนอื่นเลยทีเดียว

การออกแบบ Presentation ที่สร้างโดย PowerPoint ในเริ่มแรกนั้นเป็นรูปแบบที่ PowerPoint จัดทำไว้แล้ว โดยเวอร์ชั่นแรกถูกสร้างเพื่อใช้สำหรับคอมพิวเตอร์ของ Apple ในรูปแบบสีขาวดำเท่านั้น 

หลังจากนั้นไม่นาน Microsoft ก็ปล่อย Slides Master ออกมาให้ใช้งาน จนกลายเป็น Template ที่เราเรียกกันในปัจจุบัน ทว่าก็ยังจำกัดให้แค่เพียงผู้ใช้คอมพิวเตอร์ในเชิงธุรกิจก่อน เช่นบริษัทโฆษณาหรือเอเจนซี่ 

และความน่าสนใจในช่วงเวลานั้นคือเมื่อสร้าง slide ใน PowerPoint เสร็จแล้วเรายังไม่สามารถดูได้ผ่านทางหน้าจอ แต่ต้องใช้เครื่อง Projector เข้ามาช่วยหรือปริ้นท์ออกมาในรูปแบบ Flipchart ก่อน

เพิ่มสีสัน Presentation ด้วย Clip Art

และหลังจาก PowerPoint ถูกสร้างขึ้นจนกลายเป็นโปรแกรมที่ทุกบ้านจำเป็นต้องมีติดไว้ในคอมพิวเตอร์ และเพื่อเพิ่มความสวยงามให้กับ Presentation สิ่งที่ขาดไม่ได้เลยคือ Clip Art หรือที่รู้จักกันดีว่า ภาพตัดปะ เพราะ Clip Art นั้นช่วยทำให้การนำเสนอมีความสมบูรณ์มากยิ่งขึ้น 

ในช่วงแรก Clip Art ถูกเก็บไว้ในรูปแบบของ CD Roms และแผ่นดิสก์ แต่ต่อมาเมื่ออินเตอร์เน็ตถูกพัฒนาขึ้นก็สามารถใช้งานได้ในแบบออนไลน์ จนกระทั่งในปี 2014 Microsoft ก็ได้ประกาศว่าจะไม่มี Clip Art อยู่ใน Office Microsoft อีกต่อไป

จากที่กล่าวมาข้างต้น ทุกคนคงจะได้เข้าใจประวัติของการทำ Presentation จนมาถึงการทำ Slide ใน PowerPoint แบบปัจจุบัน แต่ทว่าการนำ PowerPoint มาใช้งานนั้นก็อาจจะไม่ได้ช่วยเพิ่มความน่าสนใจให้กับสิ่งที่ต้องการจะนำเสนอเสมอไปถ้าหากคุณใช้งานมันได้ไม่ดีพอ และปัญหาที่พบจากการใช้ PowerPoint จนผู้ฟังเกิดอาการ Death by PowerPoint (หมายความว่า Presentation ไม่ดีพอ และผู้ฟังเกิดอาการเบื่อหรือไม่เข้าใจสิ่งที่ต้องการสื่อ) ได้อาจเป็นเพราะคุณทำ Presentation ด้วยวิธีเหล่านี้ 

1. ใช้ข้อความตัวเล็กมาก หรือตัวอักษรกลมกลืนไปกับสีของพื้นหลัง
2. เต็มไปด้วยข้อความทั้งหน้า Slide จนไม่น่าสนใจ ไม่สามารถเร้าความสนใจของผู้ฟังได้
3. Slide เต็มไปด้วยเทคนิค แสงสี เสียง จนทำให้ผู้ฟังตาลายหรือมึนงง
4. ไม่ได้ปรับให้ PowerPoint เข้ากับกลุ่มผู้ฟัง หรือใช้ PowerPoint ชุดเดียวนานหลายครั้ง 

เพราะฉะนั้นแล้วการทำ Presentation ที่ดีคือการสื่อให้ผู้ฟังเข้าใจโดยใช้คำ รูปภาพ และสีสันได้อย่างเหมาะสมนั่นเอง 

หลังจากนั้นไม่นาน เมื่อ Microsoft ได้ทำให้ PowerPoint กลายเป็นเครื่องมือในการทำ Presentation ที่คนทั้งโลกต้องการ Software อื่น ๆ หลายเจ้าก็เริ่มสร้างโปรแกรมเป็นของตัวเองไม่ว่าจะเป็น Keynote จาก Apple, Prezi หรือ Google Slides 

วันนี้และอนาคตของการทำ Presentation

ในปัจจุบัน ไม่ว่าใครก็ตามสามารถทำ Presentation ได้อย่างง่ายดาย เครื่องมือต่าง ๆ เองก็อยู่ในอินเตอร์เน็ต และก็มีหลาย ๆ ซอฟต์แวร์สร้างโปรแกรมเพื่อทำ Presentation เป็นของตัวเองและมีจุดเด่นที่แตกต่างกันไป เช่น Prezi ที่มีจุดเด่นในเรื่องของความง่ายต่อการมองเห็นและ effect zoom in, zoom out และไม่เพียงแค่นั้นหลาย ๆ โปรแกรม Presentation ในทุกวันนี้ยังสามารถทำงานร่วมกันได้อีกด้วย 

เพราะฉะนั้นแล้วในอนาคตเราอาจจะได้เห็นความสามารถใหม่ ๆ จากซอฟต์แวร์หลาย ๆ เจ้าที่จะพัฒาให้โปรแกรมสำหรับ Presentation มีความตอบโจทย์การใช้งานที่ครอบคลุมมากยิ่งขึ้น อีกทั้งเมื่อ Digital Technology เข้ามามีบทบาท การนำเสนอในรูปแบบต่าง ๆ ก็จะมีความหลากหลายมากขึ้นด้วยเช่นกัน 

โลกธุรกิจกับความสำคัญของ Presentation

จากที่กล่าวมาข้างต้นทั้งหมด อาจเรียกได้ว่าการทำ Presentation คือการนำเอา Report มานำเสนอในรูปแบบที่สามารถเข้าใจได้ง่าย และพยายามใช้รูปภาพสื่อเป็น Data ที่ต้องการจะนำเสนอ และสามารถใช้ได้ในทุก ๆ วงการ ยิ่งโดยเฉพาะในวงการธุรกิจที่จำเป็นต้องมี Presentation ในรูปแบบต่าง ๆ เพื่อที่จะนำเสนอข้อมูล

และ Presentation ที่แวดวงธุรกิจรู้จักกันดีอีกหนึ่งรูปแบบ นั่นก็คือ การทำ Report ในรูปแบบ Dashboard นั่นเอง สำหรับ Dashboard นั้น ก็คือการนำข้อมูลที่มีอยู่ใน Report มาสรุปให้เห็นเป็นภาพได้ในหน้าเดียว และเป็นข้อมูลที่ต้องมีการอัปเดตอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจและคาดการณ์ผลการดำเนินงานขององค์กรได้ 

ซึ่งปัจจุบัน หลายองค์กรยังคงทำ Report แบบ Manual ก็คือดึง Data มาทำเองใน Spreadsheet  และต้องทำซ้ำเรื่อย ๆ ทุก ๆ ครั้งเมื่อมีการประชุม ทำให้ต้องใช้เวลาเป็นอย่างมากในการเตรียมข้อมูลทุกครั้ง เป็นเหตุให้อาจทำให้ข้อมูลตกหล่นหรือไม่ครบถ้วนได้

จึงทำให้ Dashboard เข้ามามีบทบาทสำคัญในการช่วยให้การทำ Report เพราะเราสามารถใช้ BI tools ต่าง ๆ มาสร้าง Dashboard ได้เพียงครั้งเดียว และข้อมูลก็ถูกอัปเดตอย่างสม่ำเสมอโดยไม่ต้องเสียเวลามานั่งทำ report เองทุกเดือน 

ตัวอย่างของ Dashboard สามารถดูได้จาก wisible ซึ่งจัดทำเป็น Report ที่สามารถทำความเข้าใจได้ง่าย ๆ ภายในหน้าเดียว 

โดยเริ่มต้นที่ Performance Oview ที่จะโชว์ให้เห็นถึงยอดขายที่เกิดขึ้นจริงเมื่อเทียบกับที่คาดการณ์ไว้ และ Sales Metrics ที่สำคัญ รวมถึงยอดขายในแต่ละเดือนและ Cashflow ที่เกิดขึ้นจริงของบริษัท อีกทั้งยังสามารถดูผลการดำเนินงานของพนักงานขายภายในทีม รวมถึงดีลและ Top deals ในแต่ละเดือนอีกด้วย 

ซึ่งทั้งหมดนี้ทำให้เราเห็นวิวัฒนาการของการทำ Presentation ได้อย่างชัดเจน และเห็นได้ว่ามนุษย์สื่อสารด้วยวิธีการที่น่าสนใจมากมาย โดยเริ่มต้นที่รูปบนผนังถ้ำ ที่ไม่เพียงมองให้มันเป็นแค่ศิลปะ และมาจนถึงในวันที่เทคโนโลยีถูกพัฒนาขึ้นจนการทำ Presentation ไม่ต้องลงแรงอีกต่อไป 

และโลกของการทำ Presentation ก็คงไม่หยุดเพียงแค่นี้ เพราะเมื่อเราเข้าสู่ยุคดิจิทัลอย่างเต็มรูปแบบแล้ว การสื่อสารก็ยิ่งมีความ Effective มากยิ่งขึ้น เครื่องมือต่าง ๆ ก็ถูกพัฒนาให้ได้ใช้งานบนโลกอินเตอร์เน็ตได้ง่าย ๆ ต่อไปก็คงต้องตั้งตารอกันแล้วล่ะค่ะ ว่าเราจะได้หยิบใช้ Digital Tools อะไรน่าสนใจมาใช้งานเพื่อทำ Presentation กันบ้าง

แปลและเรียบเรียงจาก : https://visme.co/blog/evolution-of-presentations/?ref=v4get 

---