รักษายอดขายในช่วงวิกฤต ด้วย 12 วิธีบริหารทีมขายแบบรีโมทช่วงสถานการณ์ไวรัสโควิด19 ด้วย Sales Intelligence Platform
Saroj Ativitavas
Founder of Wisible, a Sales Intelligence Platform that helps business drives predictable revenue with data-driven decision
ในขณะที่ไวรัสโควิด 19 สร้างผลกระทบอย่างรุนแรงต่อหลายธุรกิจ เช่น สายการบิน ท่องเที่ยว โรงแรม แต่อีกหลายธุรกิจยังคงเติบโตหรือไม่ได้รับผลกระทบทางตรงมากนัก ช่วยประคองเศรษฐกิจประเทศไทยให้ไม่ติดลบมากจนเกินไปนัก
ท่ามกลางกระแสหวาดกลัวต่อโรคระบาด แต่ธุรกิจก็ยังคงต้องดำเนินต่อไป โดยวันนี้เราจะขอแนะนำวิธีบริหารทีมขายแบบรีโมทในช่วงสถานการณ์ไวรัสโควิด19 ด้วย Sales Intelligence Platform ซึ่งบทความนี้ เราขออนุญาตยกตัวอย่างการใช้งานโดยใช้ Wisible ซึ่งเป็นสินค้าของเราเองในการอธิบาย ซึ่งผู้อ่านสามารถนำไปปรับใช้กับเครื่องมือตัวอื่นได้เช่นเดียวกัน
1. รู้ทุกความคืบหน้าของงานขายโดยไม่ต้องจัดประชุมทีมขายด้วย VIsual Sales Pipeline
สมมติว่าเรากำลังขายสินค้าให้บริษัท PTT อยู่ เซลก็สามารถสร้างดีล PTT ขึ้นมาได้ง่ายๆ โดยระบบจะแสดงผลเป็นการ์ดหนึ่งใบชื่อ PTT โดยมีรูปหน้าของเซลที่เป็นผู้ดูแลดีลนี้อยู่มุมขวาบน ทำให้แค่เราเหลือบตาดูก็รู้ได้ว่าใครเป็นคนรับผิดชอบดีลนี้อยู่สำหรับ Column แต่ละอันคือขั้นตอนการขายขององค์กร ซึ่งโดย Default จะเป็น ลีดเข้ามาใหม่ (Lead in) -> ติดต่อลูกค้าแล้ว -> นัดเข้าพบลูกค้าแล้ว -> เสนอราคา -> ต่อรองราคา -> ปิดการขาย
ดังนั้นเมื่อเราวางการ์ด (Deal) ไว้ตามแต่ละขั้นตอนการขายเรียบร้อย ก็จะทำให้เข้าใจภาพรวมของงานขายทั้งหมดขององค์กรได้ทันที ว่าดีลไปกองกันอยู่ที่ตรงไหน ตรงไหนเป็นคอขวด ดีลไหนที่อยู่ที่มานานแล้วไม่ขยับไปไหนสักที ซึ่งเซลทุกคนสามารถแยกกันทำงาน อัพเดทข้อมูลผ่านระบบออนไลน์จากที่ไหนก็ได้ ตลอดเวลา
2. รู้ว่าเกิดอะไรขึ้นล่าสุด และอะไรจะเกิดขึ้นต่อไปในทุกดีลแบบเรียลไทม์
เมื่อเราซูมเข้าไปที่หน้าการ์ดแต่ละใบ เราจะสามารถรู้ได้ว่ากิจกรรมที่เกิดขึ้นล่าสุดของดีล Helios Pier คือ เมื่อสิบนาทีที่แล้ว ลูกค้าทักไลน์มาหาเซลของเราว่าขอใบเสนอราคาด่วน ซึ่งปกติเราจะไม่ทราบ แต่ระบบก็หากรรมวิธีไปดึงข้อมูลมาแสดงได้ และเมื่อหัวหน้าทีมขายเห็นข้อความนี้ ซึ่งถือเป็นสัญญานซืื้อจากลูกค้า ก็สามารถมอบหมายงานให้เซลเร่งทำใบเสนอราคาด่วนภายในพรุ่งนี้ก่อนเที่ยง ซึ่งข้อมูลทั้งหมดนี้จะแสดงอยู่ที่หน้าการ์ดของ Deal ทั้งหมด ทำให้เจ้าของกิจการรู้สถานการ์ณ์อัพเดทได้ตลอดเวลา เพียงแค่เปิดหน้าจอของระบบทิ้งเอาไว้
3. แจ้งเตือนทุกเรื่องสำคัญเกี่ยวกับงานขาย ผ่าน Line Application
เมื่อมีเหตุการณ์สำคัญเกี่ยวกับงานขายเกิดขึ้น เช่น มีดีลใหม่เกิดขึ้น ดีลมีความคืบหน้า หรือ ปิดการขายได้แล้ว Wisible ก็จะแจ้งเตือนทาง LINE ทำให้เรารู้ทุกความเคลื่อนไหวสำคัญของทุกดีล เมื่อรู้ข้อมูลหน้างานเร็ว ก็สามารถตอบสนองและตัดสินใจได้เร็ว ทำให้เพิ่มโอกาสในการปิดการขายได้มากขึ้น ด้วยระยะเวลาที่สั้นลง
4. สร้างฐานลูกค้าใหม่ผ่านช่องทางออนไลน์ งดการเจอตัวลูกค้าสักพัก เริ่มต้นที่เว็บไซต์บริษัทที่มีอยู่เดิม
ทุกบริษัทมีสินทรัพท์อันนึงที่มักจะไม่รู้ตัว คือจำนวนคนที่เข้าเว็บไซด์บริษัทหรือที่เรียกว่า Web Traffic โดยเฉพาะบริษัทที่อยู่มานาน มีฐานลูกค้า มีแบรนด์ที่เป็นที่รู้จัก ก็มักจะมีลูกค้าที่เข้ามาเว็บไซด์อยู่แล้ว แต่ส่วนใหญ่มักจะมองเว็บไซด์เป็นเพียงช่องทางการให้ข้อมูลเบื้องต้นเท่านั้น ซึ่งก็น่าจะถือโอกาสนี้แปลงร่างเว็บไซด์ที่มีอยู่เดิมให้กลายเป็นช่องทางเก็บลีดใหม่ในช่วงสถานการณ์ที่เราไม่ควรเดินทางไปพบลูกค้าแบบเจอตัวเช่นนี้
วิธีที่ง่ายและเร็วที่สุดก็คือการสร้าง Google Form แล้วเอาลิงค์ไปแปะไว้ในเว็บไซด์ เพื่อให้ลูกค้าที่สนใจกรอกข้อมูลติดต่อกลับ
*ขอเน้นตรงช่องทางเว็บไซด์หน่อย ช่องทางเป็นจุดที่หลายธุรกิจมักจะละเลยไป ยิ่งถ้าเป็นธุรกิจที่เปิดมานานแล้ว มีฐานลูกค้าเก่าจำนวนมากอยู่ มีแบรนด์ มีชื่อเสียงที่สั่งสมมานาน เชื่อไหมครับว่ามักจะมีคนที่ค้นหาชื่อบริษัทเหล่านี้ทาง Google อยู่จำนวนไม่น้อย และมีปริมาณคนเข้าเว็บไซด์อยู่แล้วแบบที่เราอาจจะไม่รู้ตัว ซึ่งการที่เราไม่ได้ทำเว็บไซด์ให้เรียบร้อย สวยงาม มีช่องทางติดต่อแบบง่ายให้นั้น เป็นการเสียโอกาสทางธุรกิจอย่างน่าเสียดาย จะเชียร์ให้ทุกบริษัทอย่างน้อยที่สุดก็ควรมีช่องทางติดต่อแบบง่ายๆ เช่น Facebook Chat, LINE ID, เบอร์โทร (ที่มีคนรับสายตลอดเวลา), ฟอร์ม (ที่มีคนคอยมอนิเตอร์) ให้ลูกค้าสามารถติดต่อได้ครับ
5. เก็บทุกลีดที่เข้ามาผ่าน Line Official Account. และ Facebook Page
คนไทยส่วนใหญ่นิยมใช้โปรแกรมแชทอย่าง Facebook และ LINE ในการติดต่อซื้อขายสินค้า ซึ่งส่วนนี้เราขอแนะนำ AIYA โปรแกรมแชทบอททำหน้าที่เก็บแชทและคอมเม้นท์จากทั้ง Facebook และ LINE ไว้ รวมถึงหากใช้ร่วมกับ Wisible ด้วย จะสามารถส่งต่อดีลเข้ามาให้ที่ Wisible แบบอัตโนมัติ ทำให้เราสามารถเก็บทุกลีดที่เข้ามา และมั่นใจได้ว่า ลีดทุกลีดจะไม่มีทางตกหล่น
6. เชื่อมต่อ Email ของธุรกิจ รวบรวมทุกดีลไว้ในที่เดียว
สำหรับโปรแกรม Wisible นั้น ผู้ใช้สามารถเชื่อมต่ออีเมล์ของบริษัทเข้ากับโปรแกรมได้เลย จากนั้น Wisible จะทำการเชื่อมอีเมล์เข้ากับดีล แต่ละดีลที่มีอยู่บน Wisible และระบุ Tag เป็นชื่อดีลแต่ละดีลบนหน้าอีเมล์ด้วย ดังภาพด้านล่างนี้ นอกจากนี้การรับและส่งอีเมลยังสามารถทำได้ผ่าน Wisible ทั้งหมด
7. เบอร์โทรกลาง ที่ Divert Call ไปให้ผู้บริการรับสายแทนเรา
ลูกค้าโทรเข้ามาที่เบอร์กลาง สามารถ Divert Call ไปที่ผู้ให้บริการรับสายแทนเรา เช่น Office24 ที่สามารถส่งข้อมูลมาสร้าง Deal เก็บไว้ใน Wisible ได้
ซึ่ง Wisible จะช่วยเก็บทุกลีดแบบอัตโนมัติที่เข้ามาจากทุกช่องทางแบบไม่ตกหล่น ทำให้ถึงแม้เราจะได้พบลูกค้าแบบตัวต่อตัวก็ยังสามารถสร้างฐานลูกค้าใหม่ได้
8. สร้างใบเสนอราคา พร้อมขออนุมัติเจ้านายแบบไม่ต้องเจอตัว
อีกเรื่องหนึ่งที่เป็นเรื่องสำคัญของงานขายก็คือ ใบเสนอราคา ซึ่งนอกจากทำให้ทำได้ง่ายแล้ว ประโยชน์ที่อยู่เบื้องหลังคือ จะทำให้ธุรกิจรู้ข้อมูลสำคัญว่า สินค้าบริการอะไรขายดี ขายที่ราคาเท่าไหร่ ส่วนลดโดยเฉลี่ยอยู่ที่เท่าไหร่ ลูกค้ากลุ่มไหนซื้อในราคาไหน ทำให้สามารถตัดสินใจด้านแผนธุรกิจในการสร้างรายได้และกำไรโดยใช้ข้อมูลหน้างานจริง
9. ติดตามการชำระเงินจากลูกค้า พร้อมแจ้งเตือนเมื่อใกล้ถึงกำหนด
สำหรับธุรกิจไทย เมื่อปิดการขายได้แล้ว งานก็ยังถือว่าไม่จบ เพราะยังต้องมีงานสำคัญคือ ตามเรื่องการชำระเงินด้วย หลายครั้งที่ลูกค้ามีเครดิตเทอมที่ยาวนาน เงื่อนไขการวางบิล และชำระเงินที่ซับซ้อน เป็นอีกเรื่องปวดหัวที่ผู้ประกอบการจะต้องบริหารจัดการให้ดี เพราะเงินสดคือหัวใจของทุกธุรกิจ ดังนั้น Wisible จึงเป็นตัวช่วยที่ทำให้เราสามารถจัดการได้ว่ามีดีลไหนที่ถึงงวดการชำระเงินแล้วบ้าง ชำระแล้วเท่าไหร่และยังเหลืออีกเท่าไหร่ ที่ผ่านมาจ่ายเกินกำหนดหรือไม่ และแน่นอนว่าเราแจ้งเตือนผ่าน LINE ด้วย
10. ดูรายงานการขายได้แบบเรียลไทม์ รู้ตัวเลขอัพเดทโดยไม่ต้องประชุมทีมขาย
มาถึงเรื่องต่อไปก็คือ รายงานการขาย (Dashboard) ซึ่งแสดงให้เห็นถึงตัวชี้วัดสำคัญของธุรกิจ ซึ่งเราสามารถทราบได้ทันทีว่าเดือนหน้า ธุรกิจจะทำยอดขายได้ถึงเป้าหรือไม่ ยกตัวอย่างเช่น
กราฟแท่งสีเขียวคือ ดีลที่ปิดการขายได้แล้ว
กราฟแท่งสีเทาคือ ดีลที่คาดว่าจะเป็นการขายในเดือนนั้นๆ
กราฟเส้นสีน้ำเงินคือ เป้ายอดขายรายเดือน
เดือนมกราคมปิดการขายไปได้แล้ว 38.9 ล้านบาท จากเป้ารายเดือนที่ 40 ล้านบาท
เดือนกุมภาพันธ์นั้นมีดีลที่คาดว่าจะปิดการขายได้ 60 ล้านบาท
สมมติว่า ณ ขณะที่เห็น Dashboard นี้คือวันที่ 31 มกราคม ก็แปลความได้ว่าเดือนกุมภาพันธ์นั้นโอกาสที่ทำยอดขายได้ถึงเป้าคงยากแล้ว เนื่องจากสถิติฟ้องอยู่ว่าธุรกิจเรามี Conversion Rate อยู่ที่ 34% และ Average Sales Cycle 49 วัน นั่นก็คือเราสร้างดีลไว้น้อยเกินไป ในขณะที่เวลาเหลือเพียงแค่ 4 สัปดาห์ในเดือนกุมภาพันธ์ซึ่งไม่เพียงพอที่จะสร้างยอดขายให้แตะตัวเลข 40 ล้านบาทได้
หากต้องการให้ทำตัวเลขได้ตามเป้า 40 ล้าน อย่างน้อยเราต้องสร้างดีลให้ได้มูลค่าเป็น 3 เท่าของเป้ายอดขาย (คำนวนจาก Conversion Rate ที่ 34% หรือ ⅓ หรือดูง่ายๆ ว่ากราฟสีเทาต้องสูงกว่าสีเขียวประมาณ 3 เท่า) ซึ่งเท่ากับ 120 ล้านบาท และต้องสร้างให้ได้ล่วงหน้าประมาณ 2 เดือน (คำนวนจาก Average Sales Cycle ที 49 วัน หรือเกือบ 2 เดือน) ซึ่งเมื่อเวลาผ่านไป 49 วันแล้ว เราจะสามารถเปลี่ยน Deal ประมาณ 1 ใน 3 ให้กลายเป็นยอดขายได้ (เปลี่ยน ⅓ ของกราฟแท่งสีเทาให้เป็นเป็นสีเขียว)
11. บริหารงานหลังการขาย ติดตามทุกงาน จนกว่าจะเก็บเงินครบ 100%
โดยเพื่อให้ทุกคนในองค์กรเห็นความคืบหน้าของงานหลังการขายตรงกัน เราสามารถสร้าง Stage หลังปิดการขายขึ้นมาได้ ตามตัวอย่างคืือ Invoice Sent (ส่งใบแจ้งหนี้แล้ว), Delivery Completed (ส่งของเรียบร้อย), และ Receipt Issued (ออกใบเสร็จแล้ว)
ซึ่งนักบัญชีก็สามารถอัพเดทสถานะของงานได้ เช่น เมื่อส่งใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าเรียบร้อยแล้ว ก็เลื่อนดีลให้ไปอยู่ที่ Invoice Sent Stage ซึ่งก็จะทำให้ทีมขายทราบเรื่องและสบายใจได้ และเมื่อลูกค้าโทรมาตามที่ทีมขายก็สามารถตอบคำถามลูกค้าได้ว่างานอยู่ที่ขั้นตอนไหนแล้ว
เมื่อส่งของเสร็จแล้ว ซึ่งงานใน Stage นี้ อาจจะเป็นอีกทีมหนึ่งเช่นทีมขนส่งเป็นผู้รับผิดชอบ แต่ทีมแอดมินก็จะทำหน้าติดตามงานกับทีมส่งขนส่งเพื่อนำข้อมูลมาอัพเดทใน Sales CRM ได้เช่นกัน ซึ่งก็จะทำให้ทีมขายที่อยู่หน้างานสามารถตอบคำถามและแจ้งความคืบหน้าของลูกค้าได้ โดยไม่ต้องโทรกลับมาถามหน่วยงานอื่น เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพและความพึงพอใจในการให้บริการกับลูกค้าด้วย
12. เก็บเงิน และออกใบเสร็จพร้อม e-tax invoice โดยไม่ต้องออกเอกสารกระดาษอีกต่อไป
สุดท้ายเมื่อทีมการเงินเก็บเงินได้ครบแล้ว ก็จะส่งเรื่องให้ทีมบัญชีทำการออกใบเสร็จ/ใบกำกับภาษี รวมถึงตามเก็บหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ซึ่งเอกสารทั้งหมดนี้ สามารถอัพโหลด เพื่อรวบรวมเอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวกับดีลไว้ในหน้าดีล ทำให้ทีมขายก็สามารถทราบได้ว่า รายได้ที่ปิดการขายไป บริษัทได้ทำการรับรู้รายได้ครบถ้วนและตรงกันกับที่ขายไปไม่ขาดไม่เกิน
จะเห็นได้ว่าระบบ Sales CRM จะช่วยให้ธุรกิจสามารถเห็นภาพรวมของธุรกิจได้ตั้งแต่ต้นน้ำถึงปลายน้ำโดยสามารถเชื่อมต่อกับระบบซอฟต์แวร์บัญชี เพื่อรับส่งข้อมูลกันแบบอัตโนมัติ ลดความผิดพลาดของข้อมูล ทำให้ทุกคนในองค์กรสามารถเห็นสถานะความคืบหน้าตั้งแต่วันแรกที่ดีลถูกเปิดขึ้นจนกระทั้งถึงวันที่ปิดการขาย เก็บเงิน และบันทึกรายได้ลงในระบบบัญชีได้
และเมื่อมีข้อมูลทั้งหมดครบถ้วน เราก็จะสามารถสร้างรายงาน Dashboard ที่ช่วยให้ธุรกิจเข้าใจแพทเทิร์นการซื้อขายของลูกค้าที่มักจะถูกเก็บอยู่ที่ระบบ Enterprise Resource Planning (ERP) หรือระบบบัญชี ซึ่งก็คือข้อมูลที่เกิดขึ้นในอดีตของดีลที่ปิดการขายไปแล้ว และเมื่อรวมกับข้อมูลของการขายที่จะเกิดขึ้นในอนาคตในระบบ Sales CRM ก็จะทำให้ธุรกิจสามารถต่อภาพกันและเห็นข้อมูลทั้งอดีตและอนาคต ทำให้สามารถคาดการณ์ยอดขาย ประเมินกระแสเงินสด ปริมาณสต๊อคสินค้า ได้อย่างแม่นยำ ตัดสินใจด้วยข้อมูลที่ โดยการนำเทคโนโลยีดิจิตอลมาใช้ ช่วยให้แข่งขันในโลกยุคใหม่ที่หมุนเช่นนี้ได้
สุดท้ายนี้ หวังว่าผู้ประกอบการทุกท่านจะได้แง่คิดของการนำเทคโนโลยีมาช่วยในทำงาน หากมีคำถามหรือต้องการข้อมูลเพิ่มเติมสามารถติดต่อได้ที่ support@wisible.com หรือ 063-034-4644 ครับ
ติดตามข่าวสารและสาระดีๆเกี่ยวกับระบบ CRM Platform ได้ที่นี่
