ปลดล็อคศักยภาพที่แท้จริงของ Sales ด้วยประโยชน์จากใช้ Sales Report พร้อมวิธีสร้าง Step by Step

เวลาที่คุณกำลังจะออกจากบ้าน แต่จู่ๆ ฝนตกหนัก หรือแย่กว่านั้น คือ หนักจนน้ำท่วม แม้ว่าอากาศตอนเช้าจะสดใสท้องฟ้าปลอดโปร่ง ไม่มีวี่แววของฝนแม้แต่น้อย ทำให้คุณพลาดนัดสำคัญ หรือไปไม่ทันเพราะรถติด จะโบกวินมอเตอร์ไซต์ ก็ไม่ได้ฝนดันตกหนักอีก เหตุเพียงเพราะคุณไม่ได้เช็คสภาพอากาศในวันนั้น

รายงานการขาย หรือ Sales Report ก็เหมือนกับแอปพลิเคชันพยากรณ์อากาศในโทรศัพท์ของคุณ ที่จะช่วยพยากรณ์สภาพอากาศ โดยอิงจาก อุณหภูมิ ความชื้น รูปแบบของลม และความกดอากาศ ที่เกิดขึ้นจริง เพราะทำหน้าที่พยากรณ์สภาพอากาศของธุรกิจของคุณ โดยการพยากรณ์จะช่วยทำนายความเสี่ยง แนวโน้ม ระบุโอกาส และตัดสินใจอย่างมีเหตุผล อย่างเราเช็คสภาพอากาศเพื่อเตรียมตัวสำหรับวันนั้น รายงานการขายก็จะช่วยให้เราเตรียมตัวสำหรับอนาคตและปรับกลยุทธ์ตามความเปลี่ยนแปลงได้

Sales Report คืออะไร ?

รายงานการขาย หรือ Sales Report คือการวิเคราะห์และสรุปกิจกรรมการขาย ประสิทธิผลและประสิทธิภาพภายในระยะเวลาที่กำหนด ซึ่งให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์แก่ธุรกิจเกี่ยวกับประสิทธิภาพการขาย แนวโน้ม และ พฤติกรรมของลูกค้า ด้วยการรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับเมตริกการขายที่สำคัญ เช่น รายได้ โอกาสในการขาย คอนเวอร์ชั่น และการได้มาซึ่งลูกค้า รายงานการขายนี้จะแสดงภาพรวมที่ชัดเจนของประสิทธิภาพการขายโดยรวม มองเห็นคอขวด ใน Sales Pipeline ว่า Stage ไหนที่ดีลไปกองรวมอยู่มากที่สุด และช่วยให้ธุรกิจตัดสินใจอย่างชาญฉลาดเพื่อส่งเสริมการเติบโตและปรับปรุงกลยุทธ์การขาย

ประโยชน์ของ Sales Report

การรายงานการขายให้ประโยชน์มากมายแก่ธุรกิจโดยทำให้การตัดสินใจจากข้อมูลมีประสิทธิภาพมากขึ้น ประโยชน์หลักของการใช้รายงานการขายมีดังนี้

• มองเห็นได้มากขึ้น: การรายงานการขายให้ภาพรวมที่ครอบคลุมของผลการขาย ช่วยให้ธุรกิจติดตามเมตริกหลักและระบุแนวโน้มและลักษณะของการเปลี่ยนแปลงได้
• การประเมินผลการปฏิบัติงาน: ด้วยการวิเคราะห์รายงานการขาย องค์กรสามารถประเมินการใช้ทรัพยากรให้เหมาะสมกับการขายและจัดสรรทรัพยากรได้อย่างเหมาะสม
• กำหนดเป้าหมายและแผน: การรายงานการขายช่วยในการกำหนดเป้าหมายการขายที่ทำได้และสร้างแผนปฏิบัติการเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย โดยใช้ข้อมูลที่สะท้อนถึงประวัติและแนวโน้มของตลาด
• การพยากรณ์การขาย: ด้วยการวิเคราะห์ข้อมูลและการสร้างแบบจำลอง การรายงานการขายช่วยให้สามารถพยากรณ์การขายได้อย่างแม่นยำ สิ่งนี้ช่วยให้ธุรกิจตัดสินใจอย่างชาญฉลาดเกี่ยวกับการจัดสรรทรัพยากร
• ข้อมูลลูกค้า: การรายงานการขายช่วยให้เข้าใจพฤติกรรม ความต้องการ และรูปแบบการซื้อของลูกค้า ข้อมูลนี้ช่วยให้องค์กรปรับแต่งกลยุทธ์การขายและการตลาดเพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้า สร้างความพึงพอใจ

ส่วนประกอบของ Sales report

ในการสร้างรายงานการขายที่ครอบคลุม จำเป็นต้องมีรวมองค์ประกอบหลักดังต่อไปนี้

• ตัวชี้วัดผลการขาย: ตัวชี้วัดผลสำคัญ เช่น รายได้จากการขายทั้งหมด จำนวนหน่วยที่ขาย มูลค่าธุรกรรมเฉลี่ย และอัตรา Conversion (อัตราส่วนที่ต้องการเปรียบเทียบเพื่อเช็คยอดความสำเร็จตามวัตถุประสงค์โดยรวม) จะทำให้คุณเห็นภาพรวมที่ชัดเจนของยอดขายและการเติบโตของธุรกิจ
• การวิเคราะห์กระบวนการขาย หรือ Sales Funnel: การติดตามความคืบหน้าของลีดของคุณผ่านทุกขั้นตอนของช่องทางการขาย จะช่วยให้คุณเห็นภาพที่สมบูรณ์ของประสิทธิภาพของกลยุทธ์การสร้างโอกาสในการขายของธุรกิจคุณ
• การได้มาและการรักษาลูกค้า: การประเมิน KPI ของการได้มาซึ่งลูกค้า เช่น จำนวนลูกค้าใหม่และอัตราการสูญเสียลูกค้า ช่วยวัดความสำเร็จของกลยุทธ์การขายและการตลาดในการดึงดูดและรักษาลูกค้า
• ความพยายามในการขายและการวิเคราะห์แนวโน้ม: การใช้ข้อมูลในอดีตและแนวโน้มของตลาด รายงานการขายสามารถคาดการณ์ปริมาณการขายในอนาคตได้ ระบุแนวโน้มตามฤดูกาลและค้นพบโอกาสในการเติบโตของธุรกิจ
• การวิเคราะห์ผลิตภัณฑ์และตลาด: การประเมินประสิทธิภาพของผลิตภัณฑ์หรือบริการ การวิเคราะห์แนวโน้มตลาด และการติดตามกิจกรรมของคู่แข่งช่วยให้ธุรกิจตัดสินใจได้อย่างชาญฉลาดเกี่ยวกับการวางตำแหน่งผลิตภัณฑ์และกลยุทธ์ทางการตลาด
• การวิเคราะห์ดีล: การวิเคราะห์ผล Won Deal หรือ Lost Deal ของการขายจะให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับประสิทธิภาพของกลยุทธ์การขาย พฤติกรรมของลูกค้าที่ปฏิเสธการขาย เพื่อให้เห็นถึงส่วนที่ต้องปรับปรุง

How to สร้าง Sales Report โดย Excel Spread Sheet

Step 1

สิ่งแรกที่คุณต้องทำคือการรวบรวมข้อมูลของคุณและใส่ลงใน ตาราง เช่นตารางด้านล่างใน Excel Spread Sheet

ตัวอย่างข้างต้นแสดงให้เห็นว่าเรากำลังที่จะหารายได้รายสัปดาห์ของทีมขาย 6 คน และ รายได้ที่คาดการณ์ไว้สำหรับสัปดาห์นี้ ซึ่งจะช่วยให้เรามีการแสดงผลที่ดีกว่าเมื่อข้อมูลถูกพล็อตลงในกราฟ

Step 2

Highlight ข้อมูลทั้งหมดในตาราง (Title, Days, Sales reps, etc.) จากนั้น คลิกที่แท็บ INSERT จากเมนูด้านบน จากแถบ Drop down เลือก Charts – Insert Column Charts แล้ว Cluster Column 

Step 3

คลิกขวาที่ Chart และเลือก SELECT DATA และ เลือก SWITCH/ROW COLUMN 

จะทำให้ สลับแกน X และแกน Y ซึ่ง (X) พนักงานขาย และ (Y) รายได้รายสัปดาห์ที่ขายได้

จะได้ Chart หน้าตาคล้ายกับตัวอย่างด้านล่างนี้: 

Step 4

ขั้นตอนถัดไปคือเปลี่ยนค่ารายได้ที่คาดการณ์จากใน Chart ให้เป็นเส้น Graph
เลือก Chart ที่ต้องการคาดการณ์ แล้วคลิกขวาและเลือก CHANGE SERIES CHART TYPE

ในกล่อง Change Chart Type เลื่อนลงไปที่ด้านล่างสุดจะเจอ “Forecasted” และให้ทำการเปลี่ยนจาก Clustered Column เป็น LINE

เมื่อคุณกด Enter แล้วจะได้ เส้น Graph ออกมาดังรูปนี้:

Step 5

ขั้นตอนสุดท้ายเป็น Optional จะทำก็ได้ไม่ทำก็ได้ แต่หากต้องการเพิ่มให้เห็นค่าตัวเลขของรายได้ที่คาดการณ์ของSalesแต่ละคน สามารถทำได้ดังนี้:

Highlight เส้นรายได้ที่คาดการณ์และคลิกที่ไอคอนกล่องที่มีเครื่องหมายบวก (CHART ELEMENTS)
หลังจากนั้นให้ ติ๊กที่ช่อง DATA LABELS และเลือกให้แสดงผล (ในตัวอย่างเลือกให้แสดงบนข้างบน จึงเลือกเป็น above)

จะได้หน้าตาออกมาดังรูปด้านล่าง

กราฟแท่งสีเขียวแทนรายรวมที่ได้รับของ Sales แต่ละคน ใน1สัปดาห์ และเส้นสีน้ำเงินคือรายได้คาดการณ์ของ Sales แต่ละคน เพื่อให้คุณสามารถติดตามความคืบหน้าและประสิทธิภาพของทีมขายของคุณได้อย่างชัดเจน

เกณฑ์การสร้าง Sales Report ต้องคำนึงถึงอะไรบ้าง?

การสร้างรายงานการขายที่มีประสิทธิภาพและครอบคลุมเป็นสิ่งสำคัญ เพื่อที่จะนำเสนอข้อมูลที่สำคัญและเพิ่มประสิทธิภาพการเติบโตของธุรกิจ

1. กำหนดวัตถุประสงค์ของรายงาน: ระบุวัตถุประสงค์และวัตถุประสงค์ของรายงานการขายของคุณอย่างชัดเจน ระบุเมตริกหลัก KPI และ field ธุรกิจที่สอดคล้องกับเป้าหมายของคุณ

2. ระบุแหล่งข้อมูลที่เกี่ยวข้อง: รวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่างๆ เช่น ฐานข้อมูลการขาย แพลตฟอร์มการตลาด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลมีความน่าเชื่อถือและอัปเดตเป็นประจำ

3. เลือกการแสดงภาพที่เหมาะสม: เลือกการแสดงภาพที่เหมาะสม เช่น แผนภูมิ กราฟ และตารางเพื่อนำเสนอข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ ใช้ภาพที่เข้าใจง่ายและเน้นข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญ

4. แยกและกรองข้อมูล: แบ่งกลุ่มข้อมูลตามปัจจัยที่เกี่ยวข้อง เช่น Porduct Line ภูมิภาค หรือกลุ่มลูกค้าเพื่อรับข้อมูลเชิงลึกในพื้นที่เฉพาะของธุรกิจของคุณ

5. กำหนดช่วงเวลา: กำหนดช่วงเวลาสำหรับรายงานการขายของคุณ ไม่ว่าจะเป็นรายสัปดาห์ รายเดือน รายไตรมาส หรือรายปี ซึ่งช่วยให้ติดตามแนวโน้มและเปรียบเทียบได้อย่างแม่นยำ

6. วิเคราะห์และตีความข้อมูล: วิเคราะห์ข้อมูลอย่างถี่ถ้วนจากมุมมองที่เป็นกลาง ระบุรูปแบบ แนวโน้ม และความสัมพันธ์ที่ให้ข้อมูลที่มีค่าเกี่ยวกับประสิทธิภาพการขาย พฤติกรรมของลูกค้า และความเคลื่อนไหวของตลาด

7. ระบุบริบทและข้อคิดเห็น: อย่าเพียงแค่นำเสนอข้อมูลดิบ เพิ่มบริบทและความคิดเห็นเพื่ออธิบายข้อค้นพบและผลกระทบ เน้นเหตุผลของการเปลี่ยนแปลงในผลการขาย ความสำเร็จ อุปสรรค และคำแนะนำในการปรับปรุง

8. แบ่งปันและสื่อสาร: แบ่งปันรายงานการขายกับฝ่ายที่เกี่ยวข้อง เช่น ทีมขาย ผู้บริหาร และหัวหน้าแผนก นำเสนอสิ่งที่ค้นพบในลักษณะที่ชัดเจนและรัดกุม โดยเน้นประเด็นสำคัญและคำแนะนำที่นำไปใช้ได้จริง

9. ตรวจสอบและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง: ตรวจสอบและอัปเดตรายงานการขายของคุณเป็นประจำเพื่อให้เป็นปัจจุบันและมีประสิทธิภาพ ปรับรูปแบบรายงานตามความจำเป็นและปรับเปลี่ยนตามคำติชม พลวัตทางธุรกิจ และสภาวะตลาดที่เปลี่ยนแปลง

เมื่อปฏิบัติตามแนวทางและหลักการข้างต้น คุณจะสามารถสร้างรายงานการขายที่มีโครงสร้างที่ดีซึ่งให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์เพื่อให้เห็นภาพประสิทธิภาพการขายและการตัดสินใจอย่างชาญฉลาดเพื่อเพิ่มรายได้ให้กับธุรกิจ

ประเภทของ Sales Report

Sales Pipeline หรือ Sales Funnel Report

Sales Pipeline Report ให้ภาพรวมของกระบวนการขาย ติดตามความคืบหน้าตั้งแต่การนำเสนอจนถึงการแปลงเป็นลูกค้า ด้วยการวิเคราะห์ขั้นตอนต่างๆ ของ Sales Pipeline ทีมขายสามารถระบุข้อบกพร่องหรือข้อจำกัด จัดลำดับความสำคัญของลูกค้า และจัดสรรทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ รายงานนี้ช่วยปรับปรุงกระบวนการขาย เพิ่มอัตรา Conversion ของลูกค้า และเพิ่มรายได้ในท้ายที่สุด

Conversion Rate Report

Conversion Rate Report คือรายงานอัตรา Conversion ซึ่งจะวัดประสิทธิภาพของการเปลี่ยนลูกค้าเป็นผู้ใช้ ด้วยการวิเคราะห์อัตราการแปลงในขั้นตอนการขายที่แตกต่างกัน ธุรกิจสามารถรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวกับประสิทธิภาพของกลยุทธ์ทางการตลาดและการขาย รายงานนี้ช่วยให้องค์กรสามารถปรับปรุงวิธีการหรือระบุส่วนที่ต้องปรับปรุง และปรับปรุงเทคนิคสำหรับการดูแลลูกค้า

Customer Churn Report

การรักษาลูกค้าเป็นสิ่งสำคัญสำหรับความสำเร็จทางธุรกิจในระยะยาว และ Customer Churn Report หรือ รายงานลูกค้าที่เป็นลูกค้าประจำของคุณ แล้วเลิกใช้และซื้อสินค้าหรือบริการ ในช่วงระยะเวลาใดเวลาหนึ่ง จะให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับอัตราและรูปแบบของลูกค้าที่ลดลง เมื่อวิเคราะห์รายงานนี้ ธุรกิจต่างๆ สามารถระบุปัจจัยที่ทำให้ลูกค้าเลิกซื้อสินค้า หรือใช้บริการ และพัฒนากลยุทธ์การรักษาลูกค้าที่เหมาะสมเพื่อเพิ่ม Customer Loyalty (ความภักดีที่มีต่อแบรนด์)

Sales Forecast Report

Sales Forecast Report หรือ รายงานพยากรณ์การขายช่วยให้องค์กรคาดการณ์ปริมาณการขายในอนาคตโดยพิจารณาจากข้อมูลในอดีต แนวโน้มตลาด และการวิเคราะห์ทางคณิตศาสตร์ รายงานนี้ช่วยให้ธุรกิจสามารถวางแผนทรัพยากร กำหนดเป้าหมายการขายที่เป็นจริง และระบุโอกาสในการเติบโต เพื่อให้องค์กรสามารถวางแผนการจัดสรรทรัพยากรและตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงของตลาดได้อย่างมีประสิทธิภาพ

Deals Won and Deals Lost Report

Deals Won and Deals Lost Report คือ รายงานข้อตกลงที่ชนะและข้อตกลงที่แพ้ จะวิเคราะห์ผลลัพธ์ของการขายที่ประสบความสำเร็จและไม่ประสบความสำเร็จ โดยการตัดสินใจจากข้อมูล หรือ data ช่วยให้ธุรกิจเข้าใจปัจจัยที่เอื้อต่อการขายที่ประสบความสำเร็จและระบุสาเหตุของการเสียโอกาส ซึ่งจะให้ข้อมูลที่มีค่าสำหรับการปรับปรุงกลยุทธ์การขาย เลือกจุดแข็ง แก้ไขจุดอ่อน และปรับปรุงผลลัพธ์การขายอย่างต่อเนื่อง

Average Deal Size Report

Average Deal Size Report คือ รายงานขนาดดีลเฉลี่ย เน้นที่การวิเคราะห์มูลค่าของการขายที่ปิดแล้ว ด้วยการคำนวณขนาดดีลเฉลี่ย ธุรกิจสามารถรับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับผลการขาย ระบุลูกค้าที่มีมูลค่าสูง และค้นพบโอกาสในการเติบโตของรายได้ รายงานนี้ช่วยในการกำหนดกลยุทธ์ กำหนดราคาและเพิ่มรายได้จากการขายต่อเนื่อง(Cross-selling) ขายเพิ่ม(Upselling) และยอดขายรวม

ในตลาดธุรกิจที่มีการแข่งขันสูงในปัจจุบัน การปลดล็อกศักยภาพการขายเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการเติบโตและความสำเร็จ การใช้ประโยชน์จากพลังของรายงานการขาย เช่น Sales Pipeline Report, Conversion Rate Report, Customer Churn Report, Sales Forecast Report, Deals Won and Deals Lost Report และ Average Deal Size Report ช่วยเพิ่มศักยภาพในการตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลในการปรับปรุงกลยุทธ์การขาย การใช้รายงานเหล่านี้ช่วยให้ธุรกิจสามารถปลดล็อกศักยภาพการขายได้อย่างเต็มที่ ได้เปรียบในการแข่งขัน และปูทางสู่การเติบโตและความสำเร็จในระยะยาว

แต่การทำ Sales Report โดยใช้ Spread Sheet นั้นข้อมูลอาจผิดเพี้ยน หรือ ไม่น่าเชื่อถือเพราะ ทีมขาย หรือ Sales สามารถแก้ตัวเลขได้อย่างอิสระ และปัญหาอื่นๆอีกมากมายเพราะ Spreadsheet ไม่ได้ถูกออกแบบมาเพื่อการบริหารงานขาย

สามารถอ่านต่อบทความ “แตกต่างอย่างไร ? เมื่อใช้ CRM ของ Wisible แทน Excel Spreadsheet” ได้ที่นี่

แม้ว่าสเปรดชีตจะมีประโยชน์สำหรับการรายงานการขายขั้นพื้นฐาน แต่ระบบ CRM สำหรับการขายโดยเฉพาะก็มีข้อดีมากมายในแง่ของประสิทธิภาพ ความแม่นยำ การทำงานร่วมกัน และความสามารถในการปรับขนาด

จะดีกว่าไหม ถ้ามีตัวช่วยในการทำ Sales Report

นอกเหนือจากการบริหารงานขายแล้ว Wisible ยังเป็นหนึ่งในเครื่องมือหรือตัวช่วยที่สามารถสร้าง Sales Report โดยอิงจากข้อมูลใน Sales Pipeline อย่างเป็นระบบ ช่วยให้ธุรกิจสามารถตัดสินใจบนพื้นฐานข้อมูลและปรับปรุงกลยุทธ์การขาย ติดตาม วิเคราะห์ และดำเนินการตามข้อมูลจาก Sales Report และนอกเหนือจากนั้น Wisible ยังมี Feature ที่จะช่วยแนะนำด้วยว่า ควรจะ take action ยังไงต่อหลังจากได้ report มาแล้ว

Wisible เป็น CRM Platform ที่จะช่วยให้คุณเห็นทั้งโอกาส และ ความเสี่ยงในธุรกิจคุณ เพราะเราเป็น Start up ของไทย ที่ออกแบบมาเพื่อตอบโจทย์กับธุรกิจในประเทศไทยมากที่สุด

ขอขอบคุณภาพและการสร้าง Sales Report จาก www.forcemanager.com