การจัดสรรทรัพยากรบุคคล: สู่ความสำเร็จและความยั่งยืนขององค์กร
Riki Kimura
Digital Marketing Executive at Wisible
การจัดสรรทรัพยากรบุคคล และกำหนดบทบาทหน้าที่
ทรัพยากรบุคคล หมายถึงกลุ่มคนที่ประกอบกันเป็นพนักงานขององค์กรต่างๆทั้งภาครัฐ และเอกชน ในภาคธุรกิจ ทรัพยากรบุคคล ถือเป็นส่วนสำคัญในกระบวนการขาย ซึ่งประกอบด้วยบุคคลหลายฝ่าย แต่ละฝ่ายแต่ละแผนกมีบทบาทหน้าที่แตกต่างกันในการขับเคลื่อนกิจกรรมทางธุรกิจให้ประสบความสำเร็จตามาแผนงาน สำหรับการจัดสรรทรัพยากรบุคคลและกำหนดบทบาทหน้าที่ เพื่อช่วยให้การดำเนินงานขาย หรือ Sales Operation บรรลุเป้าหมาย ก็คือฝ่ายขายหรือทีมขาย ประกอบไปด้วยตำแหน่งและหน้าที่หลัก ดังนี้
1. Sales manager (ผู้จัดการฝ่ายขาย)
Sales manager หรือผู้จัดการฝ่ายขาย คือผู้ทำหน้าที่บริหารฝ่ายขาย บทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบ นอกจากสั่งการเกี่ยวกับการขายภายในองค์กร ยังรวมไปถึงการบริหารคน กำหนดเป้าหมายสร้างยอดขาย พยากรณ์ยอดขาย และนำทีมดำเนินการเพื่อให้บรรลุตามเป้าหมายที่ตั้งไว้ พัฒนากลยุทธ์การขายและแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นเพื่อให้สามารถปิดยอดขายได้สำเร็จ
2. Assistant sales manager (ผู้ช่วยผู้จัดการฝ่ายขาย)
Assistant sales manager คือตำแหน่ง ผู้ช่วยผู้จัดการฝ่ายขาย มีหน้าที่ติดต่อและประสานงานกับลูกค้าและ ฝ่ายต่างๆ เพื่อบริการลูกค้า วางแผน ดูแลงานอย่างเป็นระบบ และร่วมมือกับผู้จัดการฝ่ายขาย และทีมผู้บริหารงานในการวางแผนด้านการตลาดให้เป็นไปตามเป้าหมาย
3. Sales (ฝ่ายขาย)
Sales หมายถึง ฝ่ายขายหรือกลุ่มคนที่มีหน้าที่รับผิดชอบเป้าการขาย มีความสามารถในการนำเสนอสินค้าและบริการให้ตอบสนองความต้องการของตลาดหรือลูกค้า โดยกลุ่มคนที่ทำหน้าที่เกี่ยวกับการขาย มีชื่อเรียกได้หลากหลาย เช่น
- Selling การขาย
- Sales Team ทีมขาย
- Sales people พนักงานขาย
- Sales representatives ตัวแทนขาย
- Sales consultants ที่ปรึกษาการขาย
4. Sale and marketing (เจ้าหน้าที่การขายและการตลาด)
Sale and marketing หรือเจ้าหน้าที่การขายและการตลาด เป็นเจ้าหน้าที่ฝ่ายบริหารการขายและการตลาด บทบาทหน้าที่สำคัญคือการรับผิดชอบส่วนของการขายทั้งหมด ตั้งแต่เริ่มคิดวางแผน กำกับดูเรื่องด้านการตลาด จัดกิจกรรมประชาสัมพันธ์ จนไปถึงติดต่อลูกค้าเพื่อสร้างยอดขาย
5. Sales force (หน่วยงานขาย)
Sales force หรือหน่วยงานขาย หมายถึง กลุ่มของพนักงานขายตั้งแต่หนึ่งคนขึ้นไปที่รับผิดชอบในการติดต่อ แสวงหาลูกค้า เสนอขาย ตลอดจนให้บริการก่อนและหลังการขายแก่ลูกค้า
การสรรหาและพัฒนาทรัพยากรบุคคล
ความสำเร็จของการดำเนินงานขาย หรือ Sales Operation นอกจากการวางแผนและปฏิบัติตามแผนแล้ว ผู้ที่นำแผนไปสู่การปฏิบัติคือทรัพยากรบุคคล หรือบุคลากรที่มีทักษะความรู้ความสามารถในแต่ละแผนก ซึ่งต้องสรรหาและการคัดเลือกบุคลากรให้ได้คนที่มีคุณสมบัติตรงกับงานในหน้าที่ การสรรหาและบริหารทรัพยากรบุคคล เพื่อช่วยให้การดำเนินงานขายมีประสิทธิภาพ ได้แก่ Human Resources ( HR )
Human Resources คืออะไร
Human Resources แปลตามความหมาย จะหมายถึงทรัพยากรมนุษย์ ส่วนใหญ่นิยมใช้คำว่า HRซึ่งเป็นอักษรย่อ หมายถึงงานบริหารทรัพยากรบุคคล เป็นตำแหน่งที่ต้องทำหน้าที่ในการคัดสรรบุคคลเข้ามาทำงานร่วมในองค์กร ความสำคัญของ HR จึงเป็นเสมือนจุดเริ่มต้นของการกำหนดทิศทาง แนวทางการทำงานขององค์กร พัฒนาบุคลากรในองค์กรช่วยให้ทำงานกันได้อย่างราบรื่นและเต็มประสิทธิภาพมากขึ้น บทบาทของ HR ที่มีต่อการดำเนินงานขายหรือ Sales Operation มี ดังนี้
1. งานวางแผนกำลังคน
- องค์กรหรือฝ่ายขาย ต้องการหรือใช้กำลังคนมากน้อยเพียงใด
- วิเคราะห์หาความต้องการของงานในแต่ละแผนก
- จำนวนบุคลากรที่ต้องการ เมื่อใด ด้วยวิธีการใด
- การกำหนดนโยบายและระเบียบปฏิบัติต่างๆ
2. งานสรรหาและคัดสรรบุคลากร
- ต้องการบุคคลที่มีคุณสมบัติอย่างไร ระดับใด
- ลงประกาศรับสมัครงาน
- คัดกรองผู้สมัครเบื้องต้น นัดหมายสัมภาษณ์งาน
- กลั่นกรองผู้สมัคร เช็คประวัติย้อนหลัง
- แจ้งผลการสัมภาษณ์ ยื่นข้อเสนอจ้างงาน
- รับเข้าทำงาน ปฐมนิเทศพนักงาน
- รับเข้าทำงาน ปฐมนิเทศพนักงาน
3. งานเอกสาร และ ระบบข้อมูลเกี่ยวกับบุคลากร
- จัดการข้อมูลระบบสารสนเทศด้านงานบุคคล
- จัดระบบฐานข้อมูลพนักงาน ประวัติการทำงาน ข้อมูลคุณวุฒิ
- ข้อมูลประเมินการปฏิบัติงาน ข้อมูลเงินเดือน ข้อมูลการขาดงาน
- ข้อมูลการทดสอบการสรรหาและการคัดเลือกพนักงาน
- ข้อมูลร้องทุกข์ ข้อมูลวิเคราะห์ปัญหางาน
- ข้อมูลสำรวจทัศนคติในการทำงาน ระบบบริหารงานบุคคล
- การติดตามวัดประเมินผลในระบบ
4. งานพัฒนาบุคลากร ให้มีความรู้ ทักษะ ประสบการณ์ และทัศนคติที่ดีขึ้น
- ฝึกอบรม ฝึกปฏิบัติการ
- จัดศึกษาดูงาน
- การสอนงาน การสอนแนะ
- การให้คำปรึกษา
- การมอบหมายหน้าที่ให้ทำเป็นครั้งคราว
- การโยกย้ายสับเปลี่ยนหน้าที่การงานเพื่อให้โอกาสศึกษางานที่แปลกใหม่
5. งานประเมินผลงาน และให้รางวัล
- ออกแบบ พัฒนาและวางแผนด้าน Performance Management ที่สอดคล้องกับลักษณะและทิศทางขององค์กร
- ติดตามและประเมินผลความคืบหน้าของงานเพื่อจัดทำรายงานและข้อเสนอแนะ เสนอต่อผู้บริหารและผู้เกี่ยวข้อง
- ประมวลผล วิเคราะห์ข้อมูล เพื่อสะท้อนภาพการบริหาร
- การวางแผนการให้รางวัลพนักงาน
6. งานบริหารจัดการผู้มีความสามารถโดดเด่น
- สรรหาคนเก่งการคัดเลือกหรือระบุคนเก่งขององค์กร
- พัฒนาคนเก่ง บริหารและจูงใจคนเก่ง
- รักษาคนเก่งไว้ในองค์กร เพื่อรักษาประสิทธิภาพขององค์กร
- ลดอัตราสูญเสียบุคลากรที่มีความรู้และประสบการณ์
7. งานวางแผนสืบทอด ความก้าวหน้าในอาชีพ
- จัดทำแผนสืบทอดตำแหน่ง จากผังของผู้บริหารระดับรองลงไปที่พร้อมจะรับตำแหน่งหลักแทนเจ้าของตำแหน่งเดิมในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลง
- วางแผนเกี่ยวกับสายอาชีพของพนักงานตามความสนใจของพนักงาน ตามขีดความสามารถของพนักงาน
- ศึกษาและสำรวจตำแหน่งงานต่างๆ ตลอดจนโอกาสที่จะเจริญก้าวหน้าในองค์กร
- กำหนดจุดมุ่งหมายที่พนักงานและองค์กรปรารถนาทั้งในระยะสั้น ระยะปานกลาง และระยะยาว
- ฝึกอบรมแนะแนวทางการพัฒนาสำหรับพนักงานนั้นๆ
8. งานแรงงานสัมพันธ์ และความปลอดภัย
- ดูแลงานด้านระเบียบวินัยและกฎหมายแรงงาน
- จัดทำระเบียบข้อบังคับพนักงาน
- สื่อสารให้พนักงานเข้าใจถึงระเบียบข้อบังคับของบริษัท
- สอบสวนการกระทำความผิดและลงโทษพนักงาน
- เจรจาต่อรองกับสหภาพแรงงาน
- รับและตอบสนองต่อข้อเรียกร้องของพนักงาน
- ปฏิบัติตามกฎหมายแรงงานอื่นๆ
- ดูแลงานด้านการส่งเสริม ความสัมพันธ์อันดีระหว่างพนักงานกับพนักงานและพนักงานกับบริษัท
- ส่งเสริมกีฬาภายในบริษัท
- จัดงานเลี้ยงสังสรรค์เนื่องในโอกาสพิเศษต่างๆ
- จัดทำวารสาร บอร์ดประชาสัมพันธ์ข้อมูลต่างๆ ภายในองค์กร
- การจัดกิจกรรมร่วมกันภายนอกองค์กร
การสรรหาบุคลากร (Recruitment) คืออะไร
การสรรหาบุคลากร หรือ Recruitment หมายถึง กระบวนการในการค้นหาตลอดจนคัดเลือกบุคคลที่มีความรู้ความสามารถและมีทักษะที่เหมาะสมเพื่อเข้ามาปฏิบัติงานในตำแหน่งงานตามที่องค์กรต้องการ เริ่มต้นตั้งแต่การแสวงหาคนเข้าทำงานและสิ้นสุดเมื่อบุคคลได้มาสมัครงานในองค์การ
1. ความสำคัญของการสรรหาบุคลากร
- ตำแหน่งงานเดิมว่างลง เนื่องจาก บุคลากรที่ปฏิบัติหน้าที่เดิมลาออก มีปัญหาการทำงานถูกให้ออก เกษียณอายุ ประสบอุบัติเหตุจนไม่สามารถทำงานได้ หรือเสียชีวิตลง
- เจ้าหน้าที่ หรือผู้ปฏิบัติงาน ได้รับการเลื่อนตำแหน่งที่สูงขึ้น หรือโยกย้ายตำแหน่งงาน
- หมุนเวียนตำแหน่ง โยกย้ายหน่วยงาน หรือโยกย้ายสาขา
- เพิ่มตำแหน่งงานใหม่ เนื่องจาก องค์กรขยายแผนกหรือหน่วยงานใหม่
- หาผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านเพิ่มเติม
- ตั้งองค์กรใหม่
2. ประเภทของการสรรหาบุคลากร
การสรรหาบุคลากร แหล่งทรัพยากรบุคคลสำคัญที่ฝ่ายบริหารงานบุคคล หรือ HR ทำการสรรหา แบ่งออกเป็น 2 ประเภท ได้แก่ การสรรหาบุคลากรภายในองค์กร และ การสรรหาบุคลากรภายในองค์กร ซึ่งการสรรหาทั้ง 2 ประเภทมีข้อดีข้อด้อย แตกต่างกัน ดังนี้
2.1 การสรรหาบุคลากรภายในองค์กร
ข้อดี
- สรรหา จากพนักงานภายในองค์กร ทำให้สะดวก เพราะมีข้อมูลอยู่แล้ว
- ประหยัดและรวดเร็ว ไม่ต้องเสียงบในการประกาศรับสมัครงานมาก
- ฝ่าย HR และองค์กรคุ้นเคยกับพนักงานดีอยู่แล้ว รู้ทักษะความสามารถของบุคลากรที่สรรหา
- ผู้สมัครก็รู้วัฒนธรรมองค์กรอยู่แล้ว ทำให้หมดปัญหาเรื่องเรียนรู้องค์กร
- เรียนรู้งาน เรียนรู้เพื่อนร่วมงานได้รวดเร็ว ไม่ต้องถ่ายทอดงานมาก
- เป็นการสร้างโอกาสและแรงจูงใจให้พนักงาน สร้างความก้าวหน้าในอาชีพ พนักงานมีกำลังใจรวมถึงมีแรงจูงใจที่ดี
ข้อด้อย
- การสรรหาบุคลากรจากพนักงานภายในองค์กร มีข้อด้อยหรือข้อเสีย คือ หมดโอกาสที่จะได้คนคนใหม่ๆ ความคิดใหม่ๆ ศักยภาพใหม่ๆ เข้ามาทำงาน
- บุคลากรที่สรรหาจากพนักงานในองค์กร อาจยอมรับเรื่องใหม่ๆ ข้อมูลใหม่ๆ ได้ยาก ไม่ชอบการเปลี่ยนแปลงจากความคุ้นเคยเดิมๆ
2.2 การสรรหาบุคลากรภายในองค์กร
ข้อดี
- ได้คนใหม่ๆ ความคิดใหม่ๆ มุมมองใหม่ๆ เข้ามาทำงานด้วย
- องค์กรเกิดการปรับตัว และมีการเปลี่ยนแปลงจากแนวคิดและมุมมองใหม่ๆ ของบุคลากรที่เข้ามาทำงาน
- องค์กร สามารถอุดรอยรั่วของข้อบกพร่องต่างๆ ที่เกิดจากการทำงานของพนักงานได้ เนื่องจากคนใหม่มักเปิดใจยอมรับเรื่องอะไรใหม่ๆได้ง่าย
- ช่วยให้องค์กรมีตัวเลือกของผู้สมัครที่หลากหลาย หรืออาจได้คนที่มีคุณสมบัติอื่นๆ ที่ดีต่อบริษัท
- กรณีบุคลากรที่คัดสรร เคยมีประสบการณ์ตลอดจนวิธีการทำงานจากองค์กรอื่น โอกาสนำสิ่งที่มีประโยชน์มาปรับใช้กับองค์กรได้มากกว่า
- ช่วยให้ฝ่าย HR มีฐานข้อมูลในด้านบุคคลมากขึ้น เป็นตัวเลือกที่ดีในอนาคตได้
ข้อด้อย
- ทำให้สิ้นเปลืองงบประมาณในการประกาศสรรหาพนักงานใหม่
- เสียเวลา เนื่องจากต้องใช้เวลานานในกระบวนการสรรหา
- อาจต้องใช้เวลาในการปรับพื้นฐาน ถ่ายทอดงาน
- การทำงานอาจล่าช้า หรือขาดประสิทธิภาพและประสิทธิผลในช่วงแรก เนื่องจากต้องเรียนรู้วัฒนธรรมองค์กรใหม่
- มีตัวเลือกมากขึ้น ฝ่าย HR อาจต้องใช้เวลานานในกระบวนการสรรหา และคัดเลือก
- ใช้เวลาในการตัดสินใจที่นานขึ้น จากตัวเลือกที่มีมาก
ความสำคัญของการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์
การพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ เป็นกระบวนการหนึ่งที่ช่วยสนับสนุนกลยุทธ์ การดำเนินงานขาย หรือ Sales Operation เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ตามเป้าหมายขององค์กรธุรกิจ เพราะหลังจากขั้นตอนการสรรหา เมื่อได้บุคลากรที่คัดสรรมาแล้ว การพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ คือกรอบและกระบวนการส่งเสริมให้บุคลากรในองค์กร มีความรู้ความสามารถไปจนถึงมีทักษะในการปฏิบัติงาน นอกจากนั้นการส่งเสริมให้พนักงานทุกคน มีศักยภาพในการทำงานที่ดีขึ้นอย่างสม่ำเสมอยังส่งผลให้องค์กรพัฒนาและประสบความสำเร็จตามไปด้วย
การพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ หมายถึง
การพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ หมายถึง การดำเนินการให้บุคลากรได้รับประสบการณ์ และการเรียนรู้โดยการส่งเสริม สนับสนุน การเรียนรู้ต่างๆ เพื่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรม ความรู้ ทัศนคติ ทักษะ ความสามารถของตัวบุคคลเพื่อเพิ่มศักยภาพในการปฏิบัติงานให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
เป้าหมายของการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์
มนุษย์ต้องการพัฒนาตัวเองอยู่เสมอ เช่นเดียวกันองค์กรธุรกิจที่ต้องการประสบความสำเร็จ ผู้ที่มีส่วนผลักดันสำคัญก็คือพนักงาน หากพนักงานทุกคนทำงานได้ดีมีประสิทธิภาพ ย่อมทำให้องค์กรนั้นมีประสิทธิภาพตามไปด้วย ดังนั้นการส่งเสริมให้พนักงานมีศักยภาพในการทำงาน จึงเป็นภารกิจหนึ่งที่จำเป็นขององค์กร และเป้าหมายของการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ มีดังนี้
- ให้พนักงานในองค์กรพัฒนาฝีมือ พัฒนาทักษะการทำงาน
- ช่วยให้พนักงานมีองค์ความรู้ต่างๆ เพื่อที่จะสามารถนำมาใช้ประโยชน์กับการทำงานให้อย่างมีประสิทธิภาพ
- เพื่ออุดรอยรั่ว และแก้ไขข้อบกพร่องต่างๆ ที่ทำให้การทำงานเกิดการผิดพลาด
- เพื่อให้เกิดการทำงานที่ดีมีประสิทธิภาพขึ้น
- เพื่อให้ความสำคัญกับทรัพยากรบุคคล ให้ทุกคนรู้สึกถึงการดูแลขององค์กร
- เป็นการส่งเสริมพัฒนาศักยภาพตลอดจนความสามารถให้ดียิ่งขึ้นเรื่อยๆ เพื่อสร้างความก้าวหน้าให้เป็นรูปธรรม
- เพื่อเป็นส่วนหนึ่งของเครื่องมือในการใช้วัดผลพนักงาน ประเมินประสิทธิภาพการทำงานตลอดจนคาดการณ์ศักยภาพขององค์กร
- เพื่อใช้วางแผนงาน วางแผนธุรกิจ ตลอดจนวางทิศทางการดำเนินงานขององค์กรในอนาคตได้
- เพื่อให้พนักงานมีความภักดีกับองค์กร และเป็นการรักษาบุคลากรขององค์กรให้ร่วมงานกันในระยะยาว
- เพื่อให้ทุกส่วน ทุกแผนก และทุกฝ่าย ในองค์กรเห็นความสำคัญของการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์
ประโยชน์ และบทบาทของการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์
- บทบาทในการเพิ่มประสิทธิภาพของบุคลากร เช่น การส่งเสริม และพัฒนาให้บุคลากรมีความรู้ ความสามารถและความชำนาญเกี่ยวกับงานในหน้าที่
- บทบาทในการเพิ่มประสิทธิภาพของงาน เช่น การพัฒนาและฝึกอบรมให้แก่บุคลากร จะทำให้บุคลากรมีความรู้และความเข้าใจในการปฏิบัติงานได้อย่างดี ก็จะส่งผลทำให้งานมีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้น
- บทบาทในการแก้ไขปัญหา ไม่ว่าจะเป็นปัญหาเรื่องการทำงาน ปัญหาเรื่องความสัมพันธ์ระหว่างบุคลากร ปัญหาเรื่องความสัมพันธ์ระหว่างแผนกหรือหน่วยงาน เมื่อได้มีการพัฒนาและฝึกอบรมร่วมกัน จะทำให้บุคลากรมีความเข้าใจถึงลักษณะงานของแต่ละคน แต่ละฝ่ายมากขึ้น
- บทบาทในการลดความสูญเสีย เพราะการพัฒนาและฝึกอบรมเกี่ยวกับวิธีการในการปฏิบัติงานที่ถูกต้องแล้ว จะทำให้บุคลากรขององค์การสามารถใช้ เครื่องจักร เครื่องมือ วัสดุ อุปกรณ์ และเทคโนโลยีในการปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ เป็นการลดความสูญเสียต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้นได้
- บทบาทการรองรับการขยายงาน การพัฒนาและฝึกอบรมบุคลากรให้มีความรู้ความสามารถ มีทักษะและความสามารถในการปฏิบัติงาน ทำให้ไม่เกิดอุปสรรคในการขยายงาน และจะเป็นการรองรับการขยายงานหรือตำแหน่งต่างๆ ที่จะเกิดขึ้นในอนาคตได้
- บทบาทในการปรับปรุงและพัฒนาระบบงาน กล่าวคือเมื่อได้มีการพัฒนาและฝึกอบรมบุคลากรให้เข้าใจถึงการพัฒนางาน ก็จะสามารถปรับตัวให้เข้ากับการปรับปรุงและพัฒนาระบบงานต่างๆ ที่อาจมีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นได้
- บทบาทในการบรรลุเป้าหมายขององค์กร เนื่องจากการบริหารจะต้องมีการวางแผนงานในเรื่องต่างๆไว้ โดยเฉพาะเรื่องที่เกี่ยวกับการพัฒนาบุคลากร