แตกต่างอย่างไร ? เมื่อใช้ CRM ของ Wisible แทน Excel Spreadsheet

ปิดดีลทุกการขาย..แต่สุดท้ายลูกค้าหล่นหายกลางทาง ปัญหาเหล่านี้จะไม่เกิดขึ้นถ้าใช้ CRM Software

หนึ่งในปัญหาหลักของนักขายก็คือการใช้เครื่องมือที่ไม่ตอบโจทย์การทำงานในปัจจุบัน เปรียบเสมือนนักแข่งรถมือฉมังที่ยังคงใช้รถรุ่นเก่าอยู่ เพราะต่อให้คนขับเก่งแค่ไหนรถก็ยังวิ่งช้ากว่าอยู่ดี เช่นเดียวกับการใช้เครื่องมือที่มีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะการนำระบบ CRM Software ของ Wisible หรือ The Revenue Acceleration Platform โปรแกรมบริหารงานขายอัจฉริยะสำหรับธุรกิจ B2B มาใช้งานแทนที่การใช้งาน Spreadsheet ก็เหมือนเป็นการติดปีกให้นักขายทุกคนได้โผบินได้อย่างมีประสิทธิภาพ

โดยเราจะพาไปดูความแตกต่างของการใช้งานระหว่าง CRM ของ Wisible และ Excel Spreadsheet แบบเดิม ว่าแตกต่างกันแค่ไหน และผลลัพธ์ที่ได้จะเป็นอย่างไร ?

ทำไม CRM ถึงดีกว่า Spreadsheets

มีหลาย ๆ ธุรกิจทราบดีถึงข้อดีของการนำ CRM ซึ่งมีชื่อเรียกเต็ม ๆ ว่า Customer Relationship Management มาใช้ในการทำธุรกิจ เพราะหน้าที่ของ CRM คือการบริหารความสัมพันธ์กับลูกค้า เป้าหมายคือการทำให้ลูกค้ามีความพึงพอใจสูงที่สุดในสินค้าและบริการของบริษัท ดังนั้น CRM Software จึงเป็นเครื่องมือสำคัญในการสร้างสัมพันธ์อันดีแบบลูกค้า

ซึ่งธุรกิจขนาดเล็กที่ยังคงใช้ Spreadsheets อาจไม่เข้าใจว่าทำไมถึงควรเปลี่ยนมาใช้ CRM Software โดยเราจะอธิบายให้เห็นภาพแบบชัด ๆ ดังนี้

• เข้าถึงข้อมูลส่วนกลาง: เป็นข้อดีของ CRM ที่ช่วยให้ทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลของลูกค้าผ่านระบบ Cloud ซึ่งไม่ว่าใครก็สามารถดึงข้อมูลที่ต้องการออกมาได้ ไม่ว่าจะอยู่ที่ใดก็ตาม โดยข้อมูลเหล่านี้ไม่มีวันหายไป และไม่สามารถลบออกได้หากไม่ได้รับอนุญาต ซึ่งจะช่วยให้นักขายทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลลูกค้าได้ดีขึ้น แทนการจัดเก็บข้อมูลเอาไว้หลาย ๆ ที่จนลืม หรือสูญหายได้
• การบูรณาการร่วมกันง่ายดายแค่ปลายนิ้ว: สำหรับการใช้งานระบบ CRM สามารถเชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์อื่น ๆ ได้อย่างง่ายดาย รวมถึงยังสามารถดึงเอาข้อมูลของลูกค้าในโซเชียลมีเดีย เครื่องมือทางการตลาดอื่น ๆ มาจัดเก็บไว้ในระบบ CRM โดยที่ไม่จำเป็นต้องเสียเวลาย้ายข้อมูลเข้าไปเหมือนการใช้งาน Spreadsheet
• ออกแบบหรือปรับแต่งระบบให้เหมาะสมกับธุรกิจ: โดยธุรกิจสามารถดีไซน์ หรือปรับแต่งระบบ CRM ได้ตามความเหมาะสมของธุรกิจที่ดำเนินการอยู่ โดยเฉพาะการวัดประสิทธิผลในการขาย ไปจัดถึงการจัดกลุ่มลูกค้า ตามอายุ เพศ เป็นต้น ซึ่งการจัดกลุ่มลูกค้าเหล่านี้ Spreadsheet ไม่สามารถทำได้
• การวิเคราะห์และรายงานผล: จุดเด่นสำคัญของ CRM จะช่วยให้ทุกคนเห็นภาพการขายอย่างเป็นระบบ (Sales Pipeline) รวมถึงเห็นภาพรวมของงานขาย จนทำให้นักขายสามารถเข้าใจกระบวนการขาย และรู้ว่าควรปรับปรุงที่จุดใดบ้าง ซึ่งการวิเคราะห์และรายงานผลแบบทันทีทันใดเหล่านี้ไม่สามารถทำได้ใน Spreadsheet
• การตลาดแบบอัตโนมัติ: CRM ยังช่วยทำให้นักขายได้ค้นพบกับเครื่องมือทางการตลาดแบบอัตโนมัติมากมายไม่ว่าจะเป็น Email Marketing, Lead Qualification และ Lead Scoring เป็นต้น ซึ่งใน Spreadsheet แน่นอนว่าไม่มีระบบเอื้ออำนวยความสะดวกเหล่านี้

เปรียบเทียบข้อแตกต่างระหว่าง CRM Software และ Spreadsheets

1. การนำเข้าข้อมูล

การนำเข้าข้อมูล ถ้ามองกลับไปในธุรกิจของตนที่ยังคงใช้ Spreadsheets ทั้งจาก Excel หรือแม้กระทั่ง Google Sheets ทุกคนคงเหน็ดเหนื่อยกับการป้อนชุดข้อมูลจำนวนมากลงไปใน Spreadsheets เหล่านั้นด้วยตนเอง ทั้งจากเป็นการสนทนาผ่านแชท ข้อมูลจากอีเมล โซเชียล มีเดีย และแหล่งข้อมูลอื่น ๆ

แต่อย่างไรก็ตามการนำเอา CRM มาใช้ในการทำงานจะช่วยในการดึงข้อมูลจากแหล่งข้อมูลเหล่านั้นได้โดยอัตโนมัติ ดังนั้น CRM จึงช่วยลดการทำงาน ลดการป้อนข้อมูลซ้ำซาก และร่นระยะเวลาในการป้อนข้อมูลลงไปในระบบ

2. การประมวลผลและการวิเคราะห์ข้อมูล

การนำ CRM Software มาใช้ในการประมวลผล และวิเคราะห์ข้อมูลสามารถทำได้ง่าย ๆ แค่ปลายนิ้วคลิก โดยข้อมูลที่ต้องการจะปรากฎออกมาทันที ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลลูกค้า อายุ เพศ และตำแหน่งที่อยู่อาศัย แตกต่างจากการใช้ Spreadsheets ที่ต้องผ่านการใช้สูตรการคิดคำนวณมากมาย กว่าที่จะประมวลเป็นผลลัพธ์ที่เราต้องการออกมา เพื่อที่จะนำไปวิเคราะห์ข้อมูลในภายหลัง

3. การใช้งานร่วมกัน

การใช้งานร่วมกันบน Spreadsheets นั่นมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นมากมาย ไม่ว่าจะเป็นการอัปเดตชุดข้อมูลล่าสุดที่ต้องแจ้งให้เพื่อนสมาชิกทราบ บางครั้งอาจจัดเก็บไว้ในหลาย ๆ ชีทซึ่งไม่สามารถระบุได้เลยว่าชีทชุดไหนคือข้อมูลที่อัปเดตล่าสุด รวมถึงการปรับเปลี่ยนข้อมูลที่อาจมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นตามมา

แตกต่างจากการใช้งานร่วมกันบน CRM ที่ทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลที่อัปเดตแล้วได้พร้อมกัน ผ่านการแจ้งเตือนจากระบบ สามารถดูประวัติการเปลี่ยนแปลงข้อมูลได้ตลอดเวลา และสามารถดึงข้อมูลมาใช้ได้ตลอดเวลาเช่นกัน

4. ความปลอดภัยของข้อมูล

ปัญหาอีกอย่างของการใช้ Excel คือชุดข้อมูลต่าง ๆ อาจถูกจัดเก็บเอาไว้บนเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนตัว จึงทำให้เกิดความเสี่ยงที่ข้อมูลสูญหายได้ และแม้ว่าจะป้องกันอย่างดีก็ตาม ก็ยังเสี่ยงที่ข้อมูลจะเสียหายได้ หากเครื่องคอมพิวเตอร์เกิดปัญหา

แตกต่างจากกรณีของการจัดเก็บข้อมูลผ่านระบบ CRM ที่ข้อมูลทั้งหมดจะถูกจัดเก็บเอาไว้ในระบบคลาวด์ และมีเซิร์ฟเวอร์สำรองข้อมูลอีกชั้นหนึ่ง จึงมั่นใจได้ว่าข้อมูลลูกค้าที่เก็บสะสมมานานหลายปียังคงถูกจัดเก็บเอาไว้อย่างดีและมีความปลอดภัย

5. การจัดเก็บไฟล์แนบ

แน่นอนว่าหากใช้ Excel ในการเก็บข้อมูลลูกค้า ไฟล์ หรือเอกสารแนบต่าง ๆ จะถูกจัดเก็บแยกกันทันที เพราะว่า Excel Spreadsheets ไม่สามารถจัดเก็บไฟล์เอกสารอื่น ๆ นอกเหนือจากชุดข้อมูลของลูกค้าที่เราได้กรอกลงไป

แต่อย่างไรก็ตามระบบ CRM เป็นระบบที่สามารถแก้ไขปัญหาดังกล่าวได้ เนื่องจาก CRM มีความสามารถในการจัดเก็บเอกสารอื่น ๆ นอกเหนือจากข้อมูลลูกค้า ทำให้ข้อมูลต่าง ๆ ถูกจัดเก็บไว้ที่เดียวกันซึ่งง่ายการต่อเข้าถึงข้อมูล และง่ายต่อการนำข้อมูลเหล่านั้นมาใช้

6. ติดตามข้อมูลติดต่อลูกค้า

สำหรับการใช้ Excel Spreadsheets ข้อมูลการติดต่อลูกค้าทั้งหมดเราต้องเป็นคนที่ป้อนข้อมูลเข้าไปด้วยตัวเอง ต่างจาก CRM ที่มีความสามารถในการบันทึกการโทร การจัดเก็บรวมอีเมลไว้ในที่เดียว รวมถึงเบอร์โทรศัพท์ การส่งข้อความก็เช่นกัน ทำให้นักขายมีโอกาสเปลี่ยนให้ข้อมูลของผู้คนเหล่านั้นให้เป็นลูกค้าของบริษัทได้ในอนาคต

ก่อนจากกัน

การนำ CRM มาใช้ในธุรกิจ แทนการใช้ Excel Spreadsheets จะช่วยสร้างข้อได้เปรียบในการขาย รวมถึงกิจกรรมต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับระบบการจัดเก็บและบริหารข้อมูลลูกค้า ที่ทำให้คุณสามารถบริหารข้อมูลดังกล่าวได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และยังสามารถนำมาปรับปรุงคุณภาพของสินค้าและบริการได้ในอนาคต

ซึ่งหากต้องการเปลี่ยนหน้าพลิกโฉมธุรกิจของตนเอง ควรเลือกใช้ CRM ที่ดีที่ช่วยในการเพิ่มยอดขายให้ธุรกิจ โดยเลือก Wisible CRM Software ของไทย ที่ตอบโจทย์กับธุรกิจในประเทศไทยมากที่สุด