12 เหตุผลที่ไม่ควรใช้ Excel Spreadsheet ในการจัดการงานขาย

หลายๆบริษัทคงจะคุ้นเคยกับการใช้ Excel Spreadsheet ซึ่งหลายๆบริษัทก็คงยังไม่อยากทิ้งเครื่องมือที่เคยใช้กันมาอย่างยาวนานและยังใช้งานได้ดีอยู่อย่างแน่นอน แถมในอดีตมันคือเครื่องมือที่ดีที่สุดที่ช่วยให้การดำเนินธุรกิจมีประสิทธิภาพมากขึ้นและทำให้ผู้คนสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิผลมากขึ้นในบริษัท แต่แน่นอนว่าเมื่อเวลาผ่านไป ก็มีเครื่องมือใหม่ๆกำเนิดขึ้นมากมาย นั่นก็คือ ระบบ CRM หรือ The Revenue Acceleration Platform ที่เป็นโปรแกรมบริหารงานขายอัจฉริยะสำหรับธุรกิจ B2B ของ Wisible โปรแกรมที่ให้คุณได้มากกว่าการเป็นเพียงแค่ “CRM”  

เราจะพาทุกท่านไปหาคำตอบกัน ว่าในปัจจุบัน อะไรคือเหตุผลที่ไม่ควรใช้งาน Excel Spreadsheet ในการจัดการการขายอีกต่อไปแล้ว

1. ข้อมูลดีลสำคัญหายได้ง่ายๆ

ลองนึกดูว่าถ้ามี Deal ใหญ่ที่มีผู้ใหญ่อุตส่าห์ใช้คอนเนคชั่นหามาให้ได้และส่งให้พนักงานขายไปติดต่อลูกค้า แล้วปรากฎว่าเผลอลบออกจาก Excel ไป จะด้วยความตั้งใจ (เพื่อจะได้ไม่ถูกตามความคืบหน้า) หรือไม่ตั้งใจก็ตาม แต่บริษัทก็ได้สูญเสียโอกาสทางธุรกิจอันสำคัญไปเรียบร้อยแล้ว ซึ่งปัญหานี้จะไม่เกิดหากเราใช้ระบบ Sales CRM ที่จะจัดเก็บข้อมูลและป้องกันการลบหรือแก้ไขจากผู้ที่ไม่ได้รับอนุญาต และหากมีแก้ไขก็สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ (Audit) ว่าใครที่เป็นคนทำการแก้ไขข้อมูลดังกล่าว

2. ข้อมูลถูกเก็บกระจัดกระจายหลายที่

ข้อมูลติดต่อลูกค้าอาจจะเก็บอยู่ในสมุดนามบัตรของพนักงานคนนึง อีเมลที่ลูกค้ายืนยันคำสั่งซื้ออยู่อาจจะอยู่ในโฟลเดอร์ของระบบอีเมลจากอีกคนนึง ไฟล์ใบเสนอราคาล่าสุดอาจจะอยู่ใน Google Drive ของทีมซับพอร์ตอีกคนนึง โน๊ตที่จดไว้ว่าลูกค้าขอแก้ไขใบสั่งซื้ออาจจะอยู่สมุดอีกเล่มนึง ซึ่งสิ่งเหล่านี้คือสิ่งที่เกิดขึ้นจริงในชีวิตประจำวันของทีมขาย ซึ่ง Excel ไม่สามารถทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางในการรวมข้อมูลทั้งหมดไว้ที่เดียวได้ ทำให้ยากต่อการค้นหาและการทำงานร่วมกันเป็นทีม ซึ่งการใช้ระบบ Sales CRM จะสามารถรวบรวมข้อมูลไว้ได้ที่เดียว ไม่จำเป็นต้องรอการส่งไฟล์กันไปมา

3. สร้างรายงานขายแต่ละครั้งช่างยากเย็น

หลายองค์กรต้องมีมอบหมายให้คนหนึ่งคนทำหน้าที่รวบรวม Sales Pipeline จากทีมขายทุกคน อาจจะสัปดาห์ละครั้งหรือเดือนละครั้ง ซึ่งรวมไฟล์แต่ละครั้งก็ต้องใช้เวลาหลายวัน ไหนจะต้องคอยติดตามให้ทีมขายทุกคนส่งข้อมูลมา และเนื่องจากข้อมูลถูกเก็บอยู่อย่างกระจัดกระจายและไม่เป็นมาตรฐานใน Excel ซึ่งถูกใช้และแก้ไขมาเรื่อยๆ โดยคนหลายๆคนทำให้รูปแบบเนื้อหาต่างๆยากต่อการนำมารวมกันและทำให้ถูกต้อง และยังต้องเป็นแพทเทิร์นมาตรฐาน เพื่อนำมาสร้างรายงานการขายอีกด้วย

ทำให้หลายครั้งเมื่อทำเสร็จแล้ว ก็อาจมีการแก้ไขที่ไฟล์ต้นทางอีก ทำให้ต้องมีการแก้ไปแก้มาแบบไม่รู้จบ ทำให้รายงานการขายล่าช้าและไม่สมบูรณ์ ซึ่งส่งผลต่อการตัดสินใจการผู้บริหารในการตอบสนองต่อลูกค้า

ต่างจากระบบ CRM ที่จะทำการอัปเดตข้อมูลเป็นเรียลไทม์ และแชร์ข้อมูลให้ทุกคนได้เห็นกัน ก็จะลดขั้นตอนที่แสนยุ่งยากและเสียเวลาไปได้มากเลยทีเดียว

4. ไม่สามารถตรวจสอบย้อนกลับได้ เมื่อข้อมูลถูกแก้ไข (No audit trails)

ที่พบบ่อยที่สุดคือมูลค่า Deal ตอนเข้ามาอยู่ใน Sales Pipeline แรกๆมูลค่ามักจะสูง แต่พอเวลาผ่านไปพอเซลส์เห็นท่าไม่ดี ก็เริ่มลดมูลค่า Deal ลงด้วยการเข้าไปเปลี่ยนแปลงตัวเลขซะเลย  (วันแรกบอก 5 แสน ถึงวันปิดการขายเหลือ 5 หมื่น) ซึ่งก็สามารถทำได้ง่ายและยากต่อการตรวจสอบ อีกกรณีที่พบบ่อย คือ วันที่คาดว่าจะปิดการขาย (ถามครั้งแรกบอกปิดได้สิ้นเดือนนี้ พอถึงสิ้นเดือนขอขยับไปอีกเดือน) ซึ่งมักจะถูกเปลี่ยนแปลงไป ทำให้ผู้บริหารไม่สามารถคาดการณ์ยอดขายและกระแสเงินสดได้อย่างถูกต้อง ซึ่งส่งผลต่อสภาพคล่องทางการเงินของธุรกิจ

5. ไม่รู้เลยว่ามีกิจกรรมอะไรขึ้นในดีลบ้าง

เราจะทราบเพียงข้อมูลล่าสุดที่ทีมขายกรอกเข้ามาเท่านั้น ว่ากิจกรรมที่เกิดขึ้นกับ Deal นั้นคืออะไร ตัวอย่างเช่น ทางเซลส์อาจจะเขียนไว้ว่า ดีลนี้กำลังเจรจาต่อรองราคา ซึ่งทางผู้บริหารก็จะทราบเพียงแค่นั้นและจะทราบความคืบหน้าอีกครั้งก็ต่อเมื่อเซลส์มีการอัพเดทข้อมูลอีกครั้งหนึ่ง ซึ่งอาจผ่านไปอีก 2 สัปดาห์หรืออาจนานกว่านั้น

หากเราทราบว่าเมื่อเจรจาต่อราคากันแล้ว ลูกค้าต้องการราคาที่เท่าไหร่ เซลส์เสนอราคาไปล่าสุดเมื่อไหร่ ลูกค้าต่อรองกลับมาหรือยัง ต่อกลับมาว่าอย่างไร มีการประชุมเรื่องราคากับลูกค้าไปแล้วกี่ครั้ง มีผู้มีอำนาจในการตัดสินใจของลูกค้าเข้าด้วยไหม ข้อมูลเหล่านี้ Spreadsheet ไม่สามารถตอบได้ แต่ระบบ Sale CRM สามารถทำได้!

6. รวบรวม Sales Pipeline แต่ละครั้งช่างลำบากและนาน

สมมติถ้าบริษัทมีเซลส์สัก 10 คน นั่นหมายความในการรวบรวม Sales Pipeline ในแต่ละครั้งก็คือการรวมไฟล์ Excel Spreadsheet 10 ไฟล์จากคน 10 คน ที่ฟอร์แมตของข้อมูลอาจจะถูกเปลี่ยน ทำให้การรวมกันทำได้อย่างยากลำบาก และเมื่อรวมเสร็จก็ต้องตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้ง ถึงแม้จะมีการเปลี่ยนแปลงของข้อมูล แต่ทางผู้รวบรวม (มักจะเป็น Manager ไม่ก็ Sales Admin) ก็ยากจะที่ตรวจสอบได้ 

แต่การใช้ Sale CRM สามารถรวบรวมข้อมูลอย่างเป็นเรียลไทม์ได้ ส่งผลให้ทีมขายทั้งทีม สามารถเห็นภาพรวมใหญ่ สามารถรับรู้ได้ว่าการทำงานในเวลานี้อยู่ในขั้นตอนไหนและควรทำอะไรต่อไป หรือควรจะแก้ไขอะไรตรงไหนบ้าง

7. การทำงานร่วมกันแบบทีมทำได้ยาก

ถ้าเป็น Excel นี่ลืมไปได้เลย แต่ถ้าเป็น Google Sheet ก็ยังมีความสามารถในการแชร์ข้อมูลและสิทธิ์ในการแก้ไขข้อมูลได้ ซึ่งก็เป็นทั้งข้อดีและข้อเสีย เพราะการที่เราให้สิทธิ์ทุกคนเข้าถึงไฟล์และแก้ไขได้ ก็ทำให้มีความเสี่ยงเรื่องความสูญเสียข้อมูล ข้อมูลถูกเปลี่ยนแปลงจากบุคคลที่ไม่ควรมีสิทธิ์แก้ไขหรือเห็นข้อมูล (ส่วนที่ไม่ควรเห็น) ได้ รวมไปถึงการมอบหมายงาน รับส่งงานกัน การติดตามงานที่ได้รับมอบหมายที่เกี่ยวข้องกับ Deal สิ่งเหล่านี้ไม่สามารถทำได้บน Spreadsheet 

8. ข้อมูลทุกอย่างต้องกรอกด้วยมือ

เซลส์ควรใช้เวลากับงานขาย ไม่ใช่งานแอดมิน ซึ่งการกรอกข้อมูลทุกอย่างลง Excel ด้วยมือนั้นคือสิ่งที่เสียเวลาเซลส์เป็นที่สุด ซึ่งหากยิ่งต้องให้เซลส์คอยกรอกข้อมูลใส่ Excel ทุกครั้งเมื่อมีการคุยอีเมลกับลูกค้าเพื่ออัพเดทให้หัวหน้าทีมรับรู้ด้วยล่ะก็ ควรจะสามารถจัดการได้ด้วยวิธีอัตโนมัติ เพื่อให้เซลส์ได้ใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับงานขายเพื่อสร้างรายได้ให้กับบริษัท และ Automate งานต่อไป

ยิ่งทุกวันนี้ลูกค้ามุ่งหวัง (Sales Lead) เข้ามาจากหลากหลายช่องทาง เช่น LINE@ (Official Account), Facebook Page Chat (Messenger), อีเมล, ข้อมูลการ Web Form บนเว็บไซต์ ซึ่งหากทุกครั้งที่มีลูกค้ามุ่งหวังใหม่และต้องมีคนคอยกรอกข้อมูลเข้าสู่ Excel ด้วยมือทุกครั้ง ย่อมใช้เวลาและความพยายามมากและมีโอกาสเกิดความผิดพลาดและความเสี่ยงที่สูญเสียข้อมูลลูกค้ามุ่งหวัง (ที่ต้องใช้ต้นทุนจำนวนมากกว่าจะได้มาแต่ละราย) 

ซึ่งระบบ Sale CRM จะสามารถเข้ามาช่วยอำนวยความสะดวกตรงนี้ขึ้นอย่างมาก เพราะสามารถที่จะตอบกลับลูกค้าอย่างอัตโนมัติและมีการบันทึกข้อมูลอีกด้วย หมดกังวลเรื่องการตอบกลับลูกค้า และฝ่ายเซลส์สามารถโฟกัสกับการขายได้มากยิ่งขึ้น

9. ขาดการแจ้งเตือนข้อมูลสำคัญ

Excel Spreadsheet เป็นระบบออฟไลน์แถมไม่อัพเดทข้อมูลเรียลไทม์ ถึงแม้จะนั่งหน้าจอคอมพิวเตอร์ก็ไม่ทราบข้อมูลอัพเดทล่าสุดอยู่ดี นอกเหนือจากนี้ ดีลขายที่สำคัญจำเป็นจะต้องมีระบบแจ้งเตือนเหตุการณ์สำคัญๆ เช่น แจ้งเตือนเมื่อใกล้ถึงเส้นตายที่ลูกค้ากำหนดให้ส่งสัญญา หรือเตือนเมื่อลูกค้าผิดการชำระหนี้ ซึ่งมีผลกระทบสูงต่อบริษัท เราจึงต้องการระบบที่สามารถแจ้งเตือนผ่านอีเมล หรือ LINE ได้ เพื่อความสะดวกและรวดเร็วในการตอบสนองต่อเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิด 

10. ยากต่อการสร้างกระบวนการขายมาตรฐาน

กระบวนการขายมาตรฐานทำให้การเทรนเซลส์ใหม่นั้นง่ายและรวดเร็ว ด้วยการให้เซลส์ใหม่เรียนรู้จากกระบวนการขายเดิมที่เป็นมาตรฐานที่ได้รับการพิสูจน์แล้วว่าสามารถปิดการขายได้จริงและมีประสิทธิภาพ ช่วยลดภาระหัวหน้าทีมขายในการที่ต้องเทรนเซลส์ใหม่ทุกครั้ง ซึ่งการที่ Excel Spreadsheet ไม่สามารถเก็บข้อมูลการติดต่อทั้งหมดเอาไว้ได้ ทำให้เซลส์ใหม่ไม่มีแหล่งข้อมูลให้เรียนรู้ ทำให้ต้องใช้เวลานานกว่าที่จะเริ่มเข้าใจกระบวนการขายที่ของธุรกิจ แต่ระบบ Sale CRM จะมีฐานข้อมูลเก่าอยู่และยังสามารถทำการ Convert ได้เลย ไม่จำเป็นต้องสอนใหม่ตั้งแต่ต้น

11. เมื่อเซลส์ลาออก ข้อมูลทั้งหมดก็ออกตามเซลส์ไปด้วย

เหตุการณ์ที่เซลส์มือเก๋าที่อยู่กับบริษัทมายาวนานออกจากงาน และบริษัทก็สูญเสียข้อมูลลูกค้าทั้งหมดตามไปกับเซลส์ด้วยนั้นเกิดขึ้นครั้งแล้วครั้งเล่า ซึ่งสิ่งที่สำคัญก็คือข้อมูลไม่ถูกจัดเก็บเข้าสู่ระบบ ปล่อยให้เซลส์แต่ละคนจัดการกันเอง ทำให้หลายครั้งที่ดีลสำคัญมูลค่าสูงๆที่กำลังดำเนินการอยู่แล้ว จู่ๆเซลส์ก็ลาออกทำให้เซลส์ใหม่ที่มารับช่วงต่อต้องเริ่มต้นทุกอย่างจากศูนย์ใหม่ทั้งหมด ซึ่งทำให้สูญเสียโอกาสทางธุรกิจเป็นอย่างมาก 

ซึ่งในส่วนตรงนี้ระบบ Sale CRM สามารถช่วยแก้ปัญหาได้ เพราะมีการบันทึกข้อมูลที่เซลส์คนเก่าเคยเพิ่มลงในระบบแล้ว เพียงแค่ Convert ไปให้เซลส์คนใหม่ ก็สามารถเข้ามาสวมบทบาทของเซลส์คนเก่าได้อย่างทันท่วงที

12. ไม่มีระบบสำรองข้อมูลอัตโนมัติ

ข้อมูลทุกอย่างที่เกี่ยวกับดีล หากสูญหายไปก็จะสร้างความเสียหายอย่างมาก เช่น สัญญาที่เซ็นกันไปแล้ว ใบเสนอราคาล่าสุด ข้อตกลงเงื่อนไขต่างๆ ที่ลูกค้าหรือบริษัทเรารับปากลูกค้าไป ข้อมูลเบอร์ติดต่อลูกค้าคนสำคัญ ข้อมูลเหล่านี้ล้วนแล้วแต่เป็นข้อมูลที่มีความสำคัญ ที่สมควรจะต้องมีระบบจัดเก็บเพื่อสำรองข้อมูลเอาไว้เพื่อปิดความเสี่ยงเรื่องข้อมูลธุรกิจที่อาจสูญหายไปได้ 

จะเห็นได้เลยว่าการใช้ Excel Spreadsheet ขาดทั้งความละเอียด แถมการใช้งานหลายๆอย่าง เพราะเป็นระบบที่ต้องกรอกด้วยตัวเอง ซึ่งจะส่งผลให้การทำงานล่าช้าขึ้นไปอีก รวมไปถึงขาดการทำงานเป็นทีมที่ดี และความปลอดภัยก็ค่อนข้างน้อยอีกด้วย ถ้าเป็นแบบนี้แล้ว คุณยังคิดว่าการใช้งาน Excel Spreadsheet เป็นตัวเลือกที่ดีที่อยู่หรือไม่ ?

หากคุณคิดว่าไม่ใช่แล้วละ ต้องลองเปลี่ยนเครื่องมือจัดการการขาย แล้วอยากจะได้เครื่องมือที่สามารถจัดการข้อมูลการขายและสื่อสารกับลูกค้าได้อย่างอัตโนมัติ ทำให้ได้ผลลัพธ์ที่รวดเร็วและเห็นผลยิ่งขึ้น ในเวลาที่น้อยลง ลองติดต่อกับ Wisible ของเราดูสิครับ